OA协同办公系统功能与操作的介绍

1.登陆前的准备工作
致远OA办公系统支持的操作系统是windows XP/vista/7，支持IE核浏览器（搜狗、360）进行访问，出于视图兼容性和稳定性方面考虑，建议使用原生IE 8.0浏览器进行登陆。

*IE8浏览器为win7的自带浏览器，如使用xp/vista操作系统可以在微软官方下载
如果是第一次登陆系统，建议在登陆前做出如下设置：
（1）关闭弹出窗口阻止程序（工具-弹出窗口阻止程序-关闭弹出窗口阻止程序），如果电脑上已经安装百度、谷歌、搜狗等工具条软件或QQ管家，需要将其卸载或禁用。

（2）将服务器所在的IP地址添加至受信任站点（工具-Internet选项-安全-可信站点-站点-输入登陆IP地址-添加）
（3）在地址栏中输入服务器所在的IP地址及端口号进行登陆（网登陆地址为10.160.1.200:8888、外网登陆地址为222.173.120.58:8888）
（4）可以将打开的登陆页添加至收藏夹，以便后续登陆
设置完成后，将其拖拽到桌面，再次登陆时只需要点击桌面的OA快捷方式即可直接进入登陆页面
（5）登陆页上方的“辅助程序安装”按钮中包含了可能会用到的一些控件，初次登陆时建议下载并安装“IE/windows控件”和“office控件”
（6）输入账号密码，进行登陆OA系统（默认所有人账号为的全拼，密码均为123456）
2.功能及操作方面
登陆系统后首先展示的是由个人空间、单位空间构成的首页空间
个人空间、单位空间可以通过鼠标点击右上方的按钮进行切换
（1）个人空间
个人空间主要是当前工作状态的体现
个人首页包括待办事项、跟踪事项和已办事项（待办事项：有哪些工作等待我来处理；跟踪事项：我发出各项申请和指示有哪些还未处理完成；已办协同：已经处理的事情）
我的模板（我的模板：可以快速按照指定审批流程提报的各项申请）
例如：在“我的模板”一栏中，点击表单模板，可以打开相应的电子表格
申请人只需要在指定的位置填写相关的信息之后提交即可，系统会自动根据单位的审批制度找到需要签批的领导进行处理；即便领导出差在外地也可以通过网络进行远程访问签批
已经发出的申请会自动出现在申请人的“跟踪事项”一栏中，申请人可以选择相应的条目查看领导的批复情况（绿色对号是已经审批通过，蓝色的眼睛代表处理人看了但还没处理，而红色叉号代表没看未处理）
当收到新的审批或申请时，领导的电脑上会出现弹出的消息框作为提示；如果电脑的声音开启时，将启用声音提示
领导可以在“待办事项”中查看需要审批或处理的事件，点击该事件即可进入查阅界面
查阅界面的左上方可以查看标题、发起人以及发起时间等信息
中央是正文容
可以通过点击上方的流程按钮查看当前审批的进行状况：
申请/请示的处理：
点击右上角的处理意见按钮，即可进入处理界面
处理界面展示：
进行完处理的相关操作后，点击下方的“审核通过”或“审核不通过”，流程将自动流转到下一个处理人处
审核通过时会自动将领导的名字签在指定位置
同时，领导的审批意见及处理时间会在表格下方意见震荡回复区进行显示
当全部审批流程处理完毕后，所有通过OA系统进行流转的电子表格都会自动存档至单位文档库中的指定位置，领导可以随时点击翻阅相关的审批记录
我的日程/我的计划（我的日程：点击新建事件为自己和他人快速添加日程安排）
如果设置事件提醒，则在指定的时间会收到声音及弹出窗口的提示我的计划/新建计划提报自己的相关计划给领导
关联人员/关联项目/关联系统（关联人员：和我工作关系最为密切的人员，可以点击查看彼此之间的沟通记录；关联项目：业务工作项目化管理，查看操作所处的项目组信息；关联系统：如果和其他办公系统配合使用，则可以在此处登陆或设置）
关联人员可以通过下方的“配置”按钮进行设置。

在单位架构图中选中相关人员，然后点击向右的箭头即可将其加入关联人员列表，注意关联上级人员是需要对方确认的。

在列表中点击指定人员即可查看双方的沟通记录和日程安排
关联项目
鼠标点击右下方的“配置项目”按键来建设新的项目，设置项目设置以及项目属相。

注意：1有项目发起权限的人才能发起项目，2根据人员权限解释来配置相关项目人员。

用“关联项目”来实现业务项目的有效把控工作，在项目管理里实现，项目协同工作、项目文档管理、项目计划/会议/日程以及项目的留言板和讨论区。

（2）协同工作模块
协同工作主要指工作中可能会经常遇到的临时性事件，如下级向领导的工作请示、领导向下级的工作指示，以及工作中的沟通事项等等。

因为OA系统提供了通过互联网的远程办公模式，因此当领导出差在外时，或在家中都可以
对各项工作进行指示、查阅、审批和处理；
也可在左侧的菜单栏中点击协同工作“新建事项”，即可打开协同工作菜单
用于创建一个新的临时性事件（申请、请示或指示）
填写标题和正文，点击新建流程设置:
如果需要向某位领导或某个部门传达时，直接在列表中选中相关的领导或部门即可，如果同时选择多个领导或部门，则将同时传达给选中的相关人员
设置完毕后，可以点击“编辑流程”按钮以图形界面查看传达情况
如果希望该事件按照先后顺序进行处理，那么可以在设置流程的界面下方选中“串发”按钮
再进行人员的添加，这时添加进列表的人员将按照添加的顺序进行审批
再次点击“编辑流程”按钮时，可以看到该事件的执行方式如下：
在流程图中点鼠标左击其中的人员或部门，可以在原有流程的基础上进行人员的添加或修改
再以并发的形式添加两个部门
最终生成这种多层形式的结构；
这个流程代表的意思就是当致远发起事件后，会先经过总审批处理，通过后将交给高总传阅，而当高总传阅完毕后同时推送给人力资源部和行政办公室协同办理。

待发事项：查看文件草稿，被打回的审批也会在这里存放
已发事项：查看已发的事件
待办/已办：查看待办事件和已办事件
督办事项：如果审批设置了时长限制，那么超过处理期限的事件会在这里显示
（3）知识管理
OA系统中为每个人都开辟了个人档案库“我的文档”，同时为单位设置了单位的档案库“单位文档”，上传进档案库的文件会经过加密进行存放，可以充分保证数据安全。

个人文档库（我的文档）：可以用于上传个人资料，这些资料只有上传者自己可以查阅；在文件上点击“操作”按钮可进行如截图的所有操作。

单位档案库（单位文档）：由单位文档管理员春阳（人力资源经理）来统一管理，可以分级存放各类、各部门的文件和资料；同时通过OA系统来进行的各项审批等都可以设定自动存
放在单位档案库中的指定位置。

目前的档案库结构设置如下：
档案库中的每级文档都可以进行访问权限的设定，设定哪些人可以访问该档案，同时限定他们可以进行哪些操作；
没有访问权限的人将无法查看该和该档案相关的全部信息
首先点击“操作”设置
然后点击“共享”—“添加”
整个档案库的结构和访问权限可以由单位的文档管理员（目前设定的是人力资源经理）进行设置
综合查询：提供了针对所有存储在OA档案库中的文件进行关键字搜索的功能（每个人只能看到有权限进行访问的文件）
（4）计划、日程、会议模块
日程、计划、会议模块提供了针对时间、工作汇报和会议的管理功能
我的计划：可以在这里将相关的工作（日、周、月、任意）向领导进行汇报
选中计划类型后，点击新增，进入到填报界面：
填写计划表，并选择发送的领导
OA系统中，系统管理员可以将各项固定格式的报表录入计划系统中，以实现直接的调用、填写、汇报
计划管理：领导可以在这里查看所有工作汇报，并进行批示
所有收到的工作汇报都会在这里展现，包括发送部门、发送人、计划名称、完成情况等
打开一个计划事件，领导可以点击处理按钮来对选中计划进行批复。

申报人可以根据领导批复的意见，在“我的计划”中对工作进行重新调整
日程事件：提供了针对日程和时间的管理（前面在讲个人首页时已经做过介绍）
会议管理：提供了会议的通知及会议资源协调、会议容传达的功能
办公室可以通过“新建会议”按钮来创建一个会议
当会议通知发出后，所有参会人员都会受到会议通知，并要求回执
会议的创建人可以随时查看回执情况，并做好会议准备：
（5）公共信息模块
公共信息模块提供了针对单位新闻、公告、调查、讨论的发布和查阅功能，其中每个类型及板块都可以进行自定义；
通过公共信息模块发布的信息除了在各自板块中显示外，还将在单位空间中进行集中显示
公告：单位最新的公告、通告等容。

在对应板块中，点击发布公告按钮即可进行公告的发布（公告发布人可以在单位管理员账号（admin1）里设定并且可设定审核人员）。

OA系统中可以指定公告的发送围，并统计该公告的查阅情况，发布公共信息栏目时，勾选“记录阅读信息”可穿透查询到具体的浏览人。

公告发出后，发起人可以点“查看阅读信息”查看当前的查阅情况
调查：提供了以投票形式进行意见征集的方式，发布时也可以自定义发布容及发送围。

“发布方式同公告”
新闻：可以针对领导讲话、行业新闻、国际国动态等信息进行播报，同公告类似，也可以设
定审核人，“发布方式同公告”。

讨论：即单位论坛，可以在这里针对工作、管理、生活中的问题进行讨论
每个人都可以发布讨论。

（6）综合办公（管理员为行政经理文晶）
提供了对车辆、办公用品、办公设备、图书资料的管理
授权具有综合办公管理权限的人员（行政经理文静），进行相关信息的新增录入
其他人员只有申请使用权限：
（7）个人事务
针对个人事务进行设计：
代理人机制:
当领导因为出差或其他原因不能经常登录OA系统时，为了保证工作不受影响，可以将某位人员设定为代理人。

当设置代理人的领导因故不能登陆系统时，所有需要该领导审批或处理的工作都会自动转交至代理人处。

工资条查看：查看工资条
个人模板管理：管理个人常用模板
个人设置：完善个人信息，修改登录密码。

空间栏目设置：自定义调整“个人空间”布局、频道、栏目，满足个性化空间配置。

（8）其他功能
常用工具：
综合查询：提供快速、全方位、便捷的系统事件以及文件的查询功能。

便签：提供快速记录文字事件。

员工通讯录：将所有人个人信息（可以由用户自己进行完善）中的容进行抽取，并自动生成通讯录。

外部联系人– 可以自定外部联系人名录
常用– 可以将常用的网页挂载在此处，以起到快捷方式的作用
万年历、计算器。