会计电算化财务系统操作

第六章财务系统操作

第一节总系统的操作

一、系统概述

（一）总账系统的功能

总账系统是财务及企业管理软件的核心系统，适合于各行各业进行账务处理及管理工作，因此也称为账务处理系统。总账系统既可以独立运行，也可以与其他的系统集成应用。总账系统的主要功能包括：初始设置、凭证处理、辅助核算、账簿查询、期末处理等。

1.初始设置

由用户根据本企业的需要建立账务应用环境，将通用账务处理变成适合本单位实际需要的专用系统。主要工作包括设置会计科目、设置辅助核算档案、设置凭证类别、设置外币币种及汇率、设置结算方式、输入期初余额等。

2.凭证处理

提供凭证的录入、审核、记账、查询、打印以及常用凭证定义等。通过严密的制单控制保证填制凭证的正确性，提供资金赤字控制、支票控制、预算控制、外币折算误差控制以及查看最新余额等功能，加强对发生业务的及时管理和控制。3.辅助核算

提供会计科目的辅助核算功能，主要包括个人往来、客户往来、供应商往来、部门核算、项目核算等，另外还有外币核算、数量核算、银行帐和日记账辅助核算等。

4.账簿查询

提供总账、明细账、凭证联查，并可查询包含未记账的最新数据。可随时提供总账、余额表、明细账、日记账等标准帐表查询。

5.期末处理

提供灵活的自定义转账功能、各种取数公式可满足各类业务的转账工作。自动完成月末分摊、计提、对应转账、销售成本、汇兑损益、期间损益结转等业务。进行试算平衡、对账、结账、生成月末工作报告等。

（二）总账系统的数据关系

总账系统在整个企业管理信息系统中居于核心地位，它通过开放的数据接口、标准化的业务流程使总账系统同其他系统有机的结合成一体。总账系统不仅可以直接输入记账凭证，而且可以接收来自管理系统的自动转账凭证，进行总分类核算。与其他系统相比，总账系统信息处理不是最多的，处理流程也不是罪复杂的，但它汇集了一个单位全面的经济活动数据，进行处理并提供综合性和总括性的会计信息。它还为会计报表和财务分析等系统提供有关数据和信息，以满足投资者、债权人、管理人员和政府部门等企业内外各方面对会计信息的需求。总账系统与其他系统的主要数据关系如图6-1所示。

总账系统与其他系统的数据关系说明：

（1）工资管理系统生成工资及其福利费、工会经费、教育费、代扣个人所得税等转账凭证传递到总账系统。

（2）通过采购管理系统录入采购发票，在应付款管理系统中依据采购发票生成销售收入以及款项收回等凭证传递到总账系统。

（3）通过销售管理系统开出销售发票，在应收款管理系统中依据销售发票生成销售收入以及款项收回等凭证传递到总账系统。

（4）固定资产系统生成固定资产增减变动、盘盈盘亏、计提折旧等凭证传递到总账系统。

（5）成本管理系统将结转制造费用、辅助生产费用、盘点损失和工序产品耗用凭证传递到总账系统。

（6）在存货核算系统中依据已审核的出库单和入库单声场存货成本转正凭证并传递到总账系统。

（7）在成本管理业务处理中，如果计入生产成本的间接费用和其他费用定义为来源于总账系统，责成本管理系统在总账系统记账后，则成本管理系统还需要总账系统记账后，自动从总账中取得人工费用和折旧费用数据。

（8）报表管理系统从总账系统的科目余额及发生额文件以及其他文件取数形成外部会计报表；财务分析可以从总账中取数进行财务指标分析；决策支持系统可以从包括总账在内的个系统提取数据进行决策分析；预算管理获得责任中心的业务数据，项目管理获得项目核算结果。

（9）项目管理的有关项目的几本资料传给总账系统，同时将涉及到项目的业务处理结果以凭证的形式传递到总账系统。

从上述对总账系统与其他系统关系的简单描述，我们可以看出，总账系统与其他系统之间存在着复杂的数据传递关系，当前这种数据

传递大都是通过记账凭证形式实现的，传输数据内容复杂，形式单一。

（三）操作流程

总账系统的操作流程如图6-2所示。

二、初始设置

（一）启动总账系统

在使用总账系统前，应先启动总账系统的帐套。在首次启用时，要根据企业的业务特点，对总账系统的一些系统选项进行设置，以便总账系统配置相应的功能或执行相应的控制。其基本选项有启用月份、凭证控制、凭证编号方式、外币核算、客户及供应商往来等。

【例1】启动总账系统

操作步骤如图6-3所示：

①单击“开始”，运行“程序→用友软件→财务会计→总账”，打开“注册总账”对话框；

②“操作员”处输入001；“密码”处输入1，“帐套”处选择“800阳光信息技术有限公司”；“会计年度”：2006；“操作日期”2006-12-1；单击“确定”按钮，进行总账系统。在启用总账系统后要进行帐套选项的调整和查看。可对“凭证、”“账簿”、“会计科目”、“其他”四内容的操作控制选项进行修改。

【例2】设置总账控制参数

操作步骤如图6-4所示：

①执行“设置→选项”功能，打开“选项”对话框；

②单击“编辑”按钮，进入选项编辑状态；

③分别打开“凭证”、“账簿”、“会计日历”、“其他”选项卡，按照需要进行相应的设置；

④设置完成后，点击“确定”按钮。

（二）设置会计科目

设置会计科目的内容包括增加会计科目、修改会计科目和删除会计科目等操作。

1.增加会计科目

在财务软件中，增加会计科目时，输入的基本内容包括：科目编码、科目名称、科目类型、科目性质、辅助核算、帐页格式等。

财务软件一般都提供了符合国家会计制度规定的一级会计科目，明细科目的建立要根据各企业的具体情况自行确定，建立原则包括：①会计科目的设置必须满足会计报表编制的要求，凡是报表所用的数据，需从系统取数的，必须设立相应的会计科目，②会计科目的设置必须保持科目与科目间的协调性和体系完整性，既要设置总账科目，又要设置明细科目，以提供总括和详细的会计核算资料；③会计科目要保持相对稳定，会计年度中不能删除已经使用的科目，不能对已使用的科目增设下一级明细科目；④一级科目名称要符合国家标准，明细科目名称要通俗易懂；⑤设置会计科目要考虑与其他系统的衔接，在总账系统中，只有最底层会计科目才允许有发生额，才能接收其他系统转入的数据。

若所用的会计科目基本上与所选行业会计制度规定的一级会计科目一致，则可以在建立帐套时选择预制标准会计科目，这样在会计科目初始设置时只需对会计科目进行修改，对缺少的亏阿基科目进行增加处理即可。如果所使用的会计科目与会计制度规定的会计科目相差较多，则可在系统初始设置时选择“·不预置行业会计科目”，这样可以根据自身的需要自行设置全部会计科目。

⑴设置会计科目编码。在手工方式下，亏阿基科目通常采用汉字名称的形式，但汉字名称难以反映出科目的逻辑关系，同名科目的现象也经常发生，所以科目的汉字名称不适合直接用计算机进行处理。在电算化下，必须对会计科目进行统一编码。科目编码就是按科目明细科目，一级科目按财政局的统一编码方案编码；明细科目编码按照参数设置中对科目编码级次和级长的规定进行设置。通常的方法是同级科目按顺序排列，以序号作为本级科目编码，加上一级科目编码后，组成本级科目的全部编码，即：本级科目全部编码=上一级科目编码+本级科目编码。如假设科目级次和级长为“4-2-2”，“银行存款”科目的一级编码为“1002”，则“银行存款-工商银行”科目的编码为“100201”，“银行存款-工商银行-人民币”科目的编码为“10020101”。

⑵设置会计科目名称。会计科目名称是指会计科目的汉字名称。科目编码是计算机使用的科目代码，二科目汉字名称，则是证、帐、表上显示和打印的标志，是企业与外部交流信息所使用的标志。因此在科目名称定义时，必须严格按照会计制度规定的科目名称输入，做到规范化、标准化。输入科目名称时尽量避免重名，以免影响科目运用的标准型。

⑶设置科目类型。既按会计科目性质对会计科目进行划分。按照会计制度规定，科目类型分为五大类，既资产、负债、所有者权益、成本、损益。制定会计科目的类型是计算机自动进行分类汇总的依据。财政部规定的一级科目编码的第1位既科目大类代码为：“1”表示资产、“2”表示负债、“3”表示所有者权益、“4”表示成本、“5”表示损益。因此在指定科目类型时必须将定义的类型与编码的第1位保持一致。

⑷设置科目性质。科目性质即余额方向，通常与会计科目的类型相关。资产类、成本类科目的余额通常在借方，负债类、所有者权益类科目的余额通常在贷方，损益类科目无余额。⑸设置辅助核算科目。会计科目的辅助核算内容主要有个人往来、客户往来、供应商往来、部门核算、项目核算等。另外还有外币核算、数量核算、银行帐和日记账辅助核算。

设置个人、客户、供应商往来核算可以按往来目录进行分类汇总，既下一级将自动向有