文书档案收集整理

文书档案收集整理归档规范

文书档案收集整理归档规范

1 范围

本规范对公司文书档案的定义、归档范围、归档要求和整理归档程序等作了明确的规定和要求。

本规范适用于集团公司所有文书档案的管理。

2 文书档案的归档范围

2.1 文件材料的归档范围

反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司具有利用价值及凭证价值的文件材料；其他对公司发展具有查考价值的文件资料。

2.2 文件材料的不归档范围

其他单位所发的不需本公司办理的文件材料（如其他单位所发的供本公司参阅的简报、抄阅件等）；公司形成的无查考利用价值的事务性、临时性的文件资料；一般性文件的历次修改稿、各次校对稿；其他与本公司无关的文件材料。

2.3 各部门档案的归档范围

2.3.1综合办

a)公司章程文件：公司章程，公司设立、变更的

申请、审批、登记以及终止、解散后清算文件等；

b)股东会文件：股东会议记录、股东会议通知、

股东出缺席会议记录、股东名册、股东印章等；

c)董事会文件：董事就任书、董事会议记录、总

裁（副）、总经理发文、批复、业务执行文件等；

d)财年总计划、重要契约、诉讼文件、公司知识

产权资料、公司历史沿革及重大事件记录等；

e)重要会议的通知、报告、决议、总结、领导人

讲话、典型发言、会议记录等；

f)总经办日常工作文件：签呈、督办记录、来访

接待记录等；

g)其他具有保存价值的文件材料。

2.3.1.1 基本文件：人力资源战略、年度人力资源工作绩效目标、人力资源政策和管理制度、薪酬福利制度、奖惩制度、绩效管理制度等；

2.3.1.2 人事业务具体文件：公司职员花名册、职员工资、人事档案、考核资料、招聘文件、招聘考试题目汇集、聘用通知书、劳动合同、晋升资料、任免文件等；

2.3.1.3 人力资源部日常工作中产生的其他具有保存价

值的文件材料；

营销部

a)销售管理策略和规划、年度行销计划与销售目

标、市场及行业销售分析、销售预测、销售渠道的

规划和建设、产品生命周期管理作业、定价政策文件等；

b)经销合同、客户名单、客户订单和客户投诉受

理文件、产品物流服务体系文件等；

c)销售部日常工作中产生的其他具有保存价值的

文件材料；

成本部

a)公司年度采购策略及绩效目标、采购计划、年

度采购成本控制目标、新产品物料采购计划、各类采购合同（设备、包装材料、食品原材料）、进货渠道文件等；

b)供应商资料、询比价资料、供应商品质管理年

度策略和行动计划、新供应商的开发和认证计划、供应商评审和业绩考核、供应商采购价格的维护和应付账款的审核等；

c)采购部日常工作中产生的其他具有保存价值的

文件材料；

工程技术部

2.3.1.4 审计报告、审计作业流程、审计规划等；

2.3.1.5 财务审计、绩效审计、纪检督察工作、专项审计相关文件等；

2.3.1.6 投诉、举报方面的相关资料；

2.3.1.7 审计部日常工作中产生的其他具有保存价值的

文件材料；

财务部

a)会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证，

其他会计凭证。

b)会计账簿类：总账、明细账、日记账、辅助账

簿，其他会计账薄；

c)财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包

括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告；

d)其他类：财务预算、银行存款余额调节表，银

行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料；

e)财务部日常工作中产生的其他具有保存价值的

文件材料；

前期开发部

a)公司质量方针与产品安全目标、质量体系与食

品安全体系、质量控制标准和品质规划、质量工作统计年报等；

b)各项质量管理活动产生的报告与记录，如品质

稽查报告、原始质量记录、质量改进方案、质量改进效果评估等；

c)产品质量事故相关文件，如质量事故调查报告等；

d)质量管理部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；

设计部

a)公司产品配方资料及其相关资料等；

b)公司产品研发规划、研发流程、研发建议、研发目标、研发技术报告相关文件等；

c)产品技术标准、产品技术改进、产品成本控制、产品质量检验报告、产品质量危机预案等；

d)各类生产许可证、卫生许可证、产品标签、产品标准备案、政府项目申报文件等；

e)新产品立项资料、工艺流程、技术标准、研究开发记录、技术报告、检测报告、重要实验数据及结果、工艺设计图等；

f)研发部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；

市场部

a)品牌建设、行业发展趋势、竞品信息、消费者需求文件等；

b)新品开发规划、旧品改良规划、产品生命周期管理、日常产供销协调、各品项毛利率评估文件等

c)各品牌媒介费用年度预算、媒体谈判、媒体投放评估、媒体发布文件等；

d)广告创意评估、广告制作、各类促销活动相关文件等；

e)各品类广宣品、赠品、陈列工具的开发设计、制作改良及管理相关文件等；

f)市场部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；

信息流程部

a)流程管理体系与发展规划、流程管理目标、流程优化专项工作相关文件等；

b)公司IT 发展规划、IT工作目标、IT项目建设相关文件等；

c)公司受控文件等；

d)信息流程部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；

制造部

a)公司制造工作规划与目标、公司安全生产体系、改进与完善制造流程工作文件等；

b)技术革新和改造工作（含设备和IE）及相关专案项目管理工作相关文件等