工作中备忘录的绝妙使用法则

工作中备忘录的绝妙使用法则

备忘录及其使用时机

备忘录通常主要有以下3种：

1．问题性备忘录。即确定问题的存在或预测即将发生的不幸事件的备忘录。

2．辅助性备忘录。与其他材料一起发送，来证明某项工作已经完成的备忘录。

3．抱怨性备忘录。提醒收件人尚未完成的某项工作。

备忘录所包括的基本要素：

1．郑重声明潜在的问题。

2．这一问题可能带来的潜在危险。

3．这一问题会对主管产生何种影响。

4．为了解决问题需要公司内的其他人采取何种行动措施。

♦构思备忘录时应当考虑以下几个重要因素：

1．要直截了当地陈述事实。

2．不要遗漏重要信息，以免有些对备忘录做出反应的人反驳你的提议。

3．切不可指责公司中比你位置高的人。

4．不要对公司内部良好的规章制度指手划脚。否则你只会激怒老板。 5．在备忘录发出之前，最好先把它放在抽屉里闲置一两天时间，以便让时间来决定是否有发出的必要。

♦你要使备忘录中提及的每个人都得到一份副本，这就给了他们

一个作出反应的机会。如果在备忘录中指责某人而又不让此人看到备忘录，那么这种做法会被视为很卑鄙的行为。

♦现在通行的做法是中层和低层的管理人员一般会将高层管理者列入备忘录的分发名单，希望他们能够认识到自己的工作是多么卖力。

♦在公司各等级管理人员中广泛散发大量的备忘录是一种危险的信号。

如何对待指责你的备忘录

♦你必须对自己所受到的指责有所表示。

♦设法弄清楚哪些人收到了备忘录的副本。

♦仔细阅读备忘录的内容，看看发件人的指责是否合理。

♦如果这个指责仅仅出于发件人的自我保护心理，他只是想摆脱干系，而将责任推卸给你，那么你就要从备忘录中寻找其在事实上和逻辑上的漏洞，

♦切记，这些答复的真正“听众”是收到备忘录副本的高层管理者们。

♦最好的策略是小心谨慎和宽容大度。切忌在气头上时回复指责你的备忘录。

关于备忘录的7点注意事项

以下是与备忘录有关的一些基本的礼貌性的要求：

1．在没有把事情弄清楚之前，不要直接给你老板的老板发备忘录。这种工作程序会被认为是不挥手段，而老板是不会喜欢的。

2．将向你老板发送的备忘录数量减少到最低限度。如果你甚至连走进自己老板的办公室与他直接就某项事宜进行商谈都不敢，那你们之间到底算是一种什么关系呢?

3．将你发造给别人的所有备忘录都抄送一份给你的老板，以便他能够了解工作的进程。同样也要使得这些抄送的备忘录越少越好。4．确保备忘录中所提及的每个人都得到一份副本，尤其是受到你指责的那个人。

5．当你就某事向公司内的某人写备忘录时，要确保内容是真实可靠的。如果你写的事件有误，那你肯定会收到一份回函——你肯定会收到的，而这一回复会使得你看上去显得很愚蠢。

6.不要将备忘录副本发送给那些对问题不感兴趣的人。他们已经有太多的类似材料要看了。

7．尽可能慷慨地利用备忘录来表彰别人取得的成绩。这是所有各种备忘录中最富有效果的一种，因为它表达了你对收件人的认同。