社保档案整理规范

社保档案整理规范

甘肃省社会保险业务材料

二0一0年五月

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目录

一、收集归档

二、划分类别

三、划分保管期限

四、组卷

五、技术加工

六、系统排列卷内材料七、编写页号

八、编制卷内目录

九、填写备考表

十、填写案卷封面

十一、装订案卷

十二、排列案卷并编写档号十三、编制案卷目录

十四、案卷装盒

十五、填写卷盒封面和脊背十六、入库上架编制存放索引

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附件:

一、社保材料归档范围保管期限和组卷排序一览表二、卷内目录表格样式

三、备考表样式

四、案卷封面样式

五、案卷目录表格样式

六、卷盒正面样式

七、卷盒脊背样式

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甘肃省社会保险业务材料归档整理规则

一、收集归档

收集应归档社会保险业务材料,以下简称“社保材料”,是社会保险业务档案,以下简称“社保档案”,工作的起点～其基本要求是齐全完整。各级社会保险业务经办机构,以下简称“社保经办机构”,应制定归档制度～要求各内部业务部门确定专职或兼职人员～积极做好社保材料的收集归档工作。

,一,归档时间

根据不同单位、不同类别社保材料的工作量～按季度、半年或年度定期向档案室归档～但最长不超过一年。具体时限由各社保经办机构根据实际在归档制度中予以明确。

,二,归档范围

归档范围执行国家有关规定～具体按本《规则》附件一办理。

,三,归档要求

1、材料齐全～内容完整、准确、系统～字迹、印章和日期清晰～审批手续齐全,

2、制成材料符合耐久性要求～不能有热敏纸～不能有圆珠笔、复写纸、铅笔、纯蓝墨水、红墨水书写的字迹,

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3、剔除了金属物,

4、经办人员已办结并按要求整理编目～尚未办结的社保材料暂由经办部门或经办人负责有序管理。

5、编制了移交清单,包括电子版～格式、项目与卷内目录相同～材料排序严格按本《规则》附件一办理,～档案管理人员应据以对各部门移交的材料进行认真清点～发现问题应及时要求责任人员予以完善～符合要求后签字接收。

二、划分类别

根据中华人民共和国人力资源和社会保障部、国家档案局颁布的《社会保险业务档案管理规定,试行,》～社保档案分九大类～每大类各有相应代号～具体如表一所示:

序号类名简称代号

1 社会保险管理类管理类 gl

2 社会保险费征缴类征缴类 zj

3 养老保险待遇类养老类 yl

4 医疗保险待遇类医疗类 yb

5 失业保险待遇类失业类 sb

6 工伤保险待遇类工伤类 gs

7 生育保险待遇类生育类 sy

8 社会保险业务统计报表类统计类 tj

9 社会保险稽核监管类稽核类 jh

每个大类下设若干个二级类目,业务环节,～详见本《规则》附件一。

三、划分保管期限

社保档案的保管期限分为永久和定期两种～其中定期分为10年、30年、50年、100年四个档次～这是社保档案应保管的最低年限。凡是反映社会保险主要职能活动和基本历

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史面貌并对本单位工作、国家建设、历史研究和参保的单位及个人有长远利用价值的～列为永久保管,凡是反映本单位一般性社保业务活动并在一定时间内对本单位社保工作和参保的单位、个人有查考利用价值的社保材料～列为定期保管。各种社保档案的保管期限具体按本《规则》附件一办理。

社保档案的保管期限自其形成的次年1月1日起计算～各种保管期限的代号如表二所示:

序号保管期限代号

1 永久 Y

2 100年 H

3 50年 C

4 30年 Z

5 10年 D

四、组卷

,一,以二级类目为单位～根据不同情况～分别按照单位、个人、年度或事由,案件,进行组卷。

,二,一个单位、个人、年度或事由,案件,的材料少～可单独组成一卷,一个单位、个人、年度或事由,案件,的材料多～可按内容、构成、时间结合厚度组成若干个卷。

,三,不同保管期限、不同类别,险种,、不同业务环节的材料不能混合组卷。

,四,各种社保材料的组卷～具体按照本《规则》附件一办理。

五、技术加工

,一,社保材料如有破损的应予以修整～有不宜永久、

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长远保存的应予以复制,

,二,装订边太窄的适当加宽～纸张大于A4标准的应按A4标准酌情进行折叠或裁切～小于16K的应用A4纸张进行背贴～一般应尽量保持纸张原貌, ,三,剔除重份和不必要的复制件。

六、系统排列卷内材料

,一,按照经办程序、重要程度或时间先后顺序排列卷内材料。

,二,如果一份文件有几个组成部分～按下列顺序进行排列:

a.正本在前～定稿在后,

b.正文在前～附件在后,

c.原件在前～复制件在后,

d.转发件在前～被转发件在后,

e.批复在前～请示在后,

f.汉文文本在前～外文文本、少数民族文字文本在后,

g.文书处理单放在相关文件之前～按文件首页对待。

,三,卷内文件材料具体排序～按本《规则》附件一办理。附件一未列出的材料～属于附件性质的～排在相关文件之后,属于非附件性质的～按其与其他材料的关系确定排序。

七、编写页号

,一,一个卷内的文件材料～从“1”开始统一编写一个顺序号～不同案卷不能连续编写页号～卷内目录和备考表不编写页号。

,二,页号编写的位置:凡是有文字、图表的页面都要编写页号～正面编写在右上角～背面编写在左上角～避免重编、漏编或错编。

,三,一个卷的总页数～以该卷最后一个页号为准。

,四,使用黑色铅笔编写页号。