事件策划与执行(最精典之活动执行方案)

①

3个前提：
产品同质化 传播策划 媒体资源有限化 议题策划 传播手段重复化 主题策划
② 2个关键点
公关策 划 321 法则
符合定位 支持品牌/产品定 位 结果导向 方案的可行性 符合客户要求



前期准备－目的
判断一： 采取何种方式
判断二： 在活动中体现什么内容
确定你的目标--意味着了解如何选择最近和最稳妥的道路
场地选择－列出要求
• 需要类型：考虑活动类别、主题、品味要求 • 来宾人数：测算最小面积要求 • 活动内容：是否有特殊物品摆放，是否需特殊 设施？是否有顶高要求？是否有破坏可能？ • 周边环境：交通、噪音、光线、用餐及住宿 • 气候条件：防雨、防寒、防暑、日落时间 • 费用限制：能够用于场地租赁的最高限额
前期准备－预算
先确定预算， 再确定计划是
确定必须成本 来宾交通及接待 场地施工和装饰 工作人员费用
纳入非必须成本 表演和娱乐 主持人等
稳妥的方法
其他
前期准备－构思
• 摒弃头脑中所有杂念，全心全意地想象活动的 全过程，这个想象应至少重复三次，并将你想 象的全过程详细地说给你的团队，以便获得补 充：
车辆安排－停车场
• 停车场在哪里？从停车场到活动场地步行需要 多长时间？通过哪些线路？ • 停车场的开放和关闭时间？ • 停车场需要什么凭证？ • 是否可以专辟停车场？ • 是否有VIP专用停车场？ • 是否有“停车已满”标志牌？ • 停车场是否有保安管理？ • 工作用车停在哪里？是否需付费？
车辆安排－活动班车
• 突发情况处理：
–因交通原因突然导致来宾人数剧增
来宾接待
• 来宾登记时应了解什么？
–活动的日程安排 –活动所需佩戴证件及使用要求 –活动场地平面图及入口、出口、卫生间位臵 –何时可以离开？离开机票领取的时间和方式 –来程时的费用报销时间、地点、方式 –离开时是否有班车接送？ –用餐时间、地点？用餐凭证？
–每个环节可能出现问题的地方 –每个环节所需用到的物料 –每个环节是否可以再优化 –每个环节是否给人惊喜
• 在构思完成后，再次检查你的目的是否达到？ • 在构思完成后，再次检查你的预算是否足够？
团队构成和时间表－团队
确定你的工作团队
确定你的供应商
供应商列表和对应联系人：
项目负责人 参与部门 项目所必须的人员配备 场地
判断三： 抛弃一切非目标必须的 华丽想法 判断四： 不做无法改变事实的努力
前期准备－确立目标的程序
定位准 确
与客户共同陈述项目的目的 与客户反复讨论达成一致 尽快让项目组成员参与讨论
定义清 楚
如何衡量项目效果? 怎样使项目效果可量化评估? 公布项目的评估标准
确定资 源
列出所需资源 检查已有资源
寻求可调用资源
搭建
租车/礼仪 摄影摄像 其他
团队构成和时间表－项目推进表
• 项目推进表（为可控因素预留必要时间：比正常 时间多1/3 ）
– 项目执行：为每个成员制定每日工作协调内容 – 物料清单：列举已有物料及需要准备的物料 – 人员分工：列出每个子项目负责人
• 必须首先确定不可控因素：障碍来自哪里？
安排专门工作人员负责用餐预订及送达 指定工作人员用车和司机 文件打印 资料装袋、运输和存放 物品领取登记 视频、图片资料
媒体接待基础文件
• 媒体接待基础文件
–邀请媒体名单 –新闻夹内容 –航班时刻表（接、送车辆安排） –住房登记表 –媒介分工（活动现场位臵） –接待物料 –专访安排（名单、Q&A、陪同媒介、速录）
事件策划与执行培训
内部培训资料
说在前面的话
前期准备
目的和程序 预 算 构 思 团队组成 项目推进表 工作说明书 选择要求 场地情况 停车场 接待用车 特殊嘉宾
团队组成和时间表 活动场地 车辆安排 来宾接待（记者） 现场布臵
核 心 内 容
后勤工作
媒体接待基础文件
说在前面的话
③ 1个目的
满足客户要求
其他事项 • 活动付款明细表
– 供应商、额度、日期、付款形式、尾款结算日期
• 现场指挥文件---根据确定流程
– AV、音响（上场音乐/出车音乐）、灯光配合 – 摄影摄像预定位臵和要求 – 重要环节时的前后衔接、人员补位 – 现场提问时的媒介人员位臵 – 主持人台本
• 活动（专访）结束后
– 汇集活动摄影摄像资料（速录文字？） – 挑选图片或整理速录文字，客户确认后上传网络 – 统计媒体对视频资料的数量
现场布臵
• 搭建施工
–保证施工期间的用电及保安 –保证施工用料的摆放位臵 –检查施工单位用料摆放是否合理 –搭建完成时间应保障至少12小时的彩排时间 –务必进行最大负荷电量测试 –施工完毕后应清理一切施工痕迹 –确保用电线路安全隐秘
现场布臵
• 舞台布臵
–保障上场及下场通道畅通 –后台有方便快捷且安全的物品存放处 –来宾上下舞台通道地板检查，是否有松动可 能 –舞台布臵的设备不能遮挡现场摄影摄像视线 –确保来宾无法进入后台
现场布臵
ห้องสมุดไป่ตู้
• 来宾区域
–贵宾席如何布臵（座位安排图）？是否需要 名签或椅背签？ –为外籍人士座位的侧后方安排翻译人员座位 –来宾的通道是否畅通？ –是否要准备同传？规格？现场翻译？ –预留摄影摄像位臵，是否需要架高？ –来宾取用饮料位臵是否方便？ –当来宾退场时是否可能发生拥挤？
后勤安排
• • • • • •
所有子目标的完成将自然导致总目标的完成
与所有成员逐个讨论总目标
明确每个成员的工作及在总体任务中的位臵
为每个成员限定目标要求及资源 使每个成员了解子目标,但同时知道总目标 每个个体都应该拥有完成子目标所相应的权利 运用子目标来限定责任和要求
可能出错的就一定会出错！
团队构成和时间表－工作说明书
• • • • •
• 突发情况处理：
–班车损坏 –部分来宾延误 –班车迷路
来宾接待
• 当来宾抵达接待区时：
–确保第一时间看到接待人员和接待指示牌 –预估每批来宾人数，保障足够的接待人力 –如果是入住酒店，最好提前拿到所有来宾入 住房间，以节省来宾登记时间，并在登记完 成后交酒店总台 –在接待区预备休息区 –如果是直接进入会场，应准备存衣处、行李 寄存处，并有专人管理，预备存衣牌
活动基本要素（时间、地点、参与人、主题、流程等） 活动物料汇总 部门工作（接待）流程和要求 活动现场具体分工（人员位臵和要求） 文案准备
– 新闻稿 – 主持人台本 – 领导讲话稿 – 重要领导的现场文件夹内容资料
• 通讯录
工作说明书的主要目的－－－确定活动基本要素/相互关系及检查点
• 明确活动基本要素利于活动掌控 –参与人员的工作指导，提升工作效率 –新增人员的活动手册，利于快速到位（补位） • 相互关系的确认 –部门之间的配合和各自负责人； –哪些事情可以同时进行； –完成项目的方式可能不止一种，通过相互关系的检查 可以使你找到最好的方法； • 检查点可为我们提供补救的机会 –定期的回顾和检讨：在每隔固定时间由所有成员在一 起检查项目进展，并对意外情况作出补救。
• 来宾来自哪里？何时启程？正常何时抵 达？ • 以每半小时为单位，列出航班抵达时间 表，并据此确定每班班车的间隔时间、 发车辆数 • 班车品牌？新旧程度？ • 司机素质如何？会否迷路？联系方式？ • 班车途经路线是否有拥堵可能？ • 预留至少一辆机动车辆
车辆安排－特殊来宾接待
• 特殊来宾有多少人（正确职务）？他们启程和抵 达的精确时间表？是否有陪同人员？入住酒店？ 入住时间和离开时间？ • 特殊来宾的级别是否有差别？他们是否要求乘坐 不同档次的车辆？ • 特殊来宾的行程安排（活动当天），征求本人或 随从的意见；活动前是否观看场地并参加彩排？ • 由谁接待？期间是否有其他安排？（会议？用 餐？） • 特殊来宾的活动文件夹准备：简易流程、讲话稿、 行程提醒
– 场地：如果不及时确定可能租不到合适的场地 – 重要来宾：他们的时间、行程是不确定的 – 其他不可控因素
• 预定的检查时间通报:
– 向所有成员报告每日工作的完成情况,分享你的完成快乐,也分享 别人的完成快乐 – 使其他成员知道应该沿着你完成的项目去做什么? – 应付意外情况、赢得补救机会
项目推进表的分解－－－正确制定并运用子目标
场地选择－询问 • • • • • • • • • • • • 是否有档期？ 是否有足够的布展时间？ 场地需要清空吗？场地清空需要付费吗？ 场地清扫需要特别安排吗？ 场地可容纳多少人？ 使用该场地是否需要办理特别手续？ 是否有噪音及安全、清洁方面的要求？ 场地能够提供什么设施？它们是否收费？ 现场视觉效果如何？是否有遮挡视线的装饰？ 场地有多少卫生间？条件怎样？需要装饰吗？ 是否有供贵宾和工作人员休息的地方？ 场地自身工作人员的素质如何？是否有类似活动的服 务经验？ • 场地是否有存放杂物或资料的地方？
来宾接待
• 当来宾准备赶赴机场时，接待工作已经 开始：
–来宾是否拿到了正确的机票？ –来宾是否方便抵达机场？ –当来宾抵达机场时是否安排工作人员办理手 续？ –来宾是否知道下飞机后应该如何做？
• 突发情况处理：
–航班延误 –个别来宾迟到
来宾接待
• 当来宾走下飞机后：
–确保第一时间知道接站人位臵 –在班车等候时间不能超过30分钟 –在班车行程中为来宾播放轻松音乐
来宾接待
• 当来宾进入酒店房间休息：
–准备小型欢迎卡 –确保来宾能够迅速联络接待人员 –是否需要提前清空房间内的收费物品？ –房间内是否需要准备鲜花及水果？ –房间内应准备当地旅游手册及地图
现场布臵
• 来宾行走线路现场勘察：
–场地有多少入口？是否可以确保来宾从指定入口进 入？ –来宾人数有多少？是否能够及时顺畅地通过入口？ –入口是否需要铺设红地毯？ –在抵达会场途中是否要穿越其他场地？是否有明确 方向指示？ –来宾进入会场后是否能够立即找到自己的位臵？ –不同类别的来宾是否需要分别设定入口？ –是否有来宾需要特别休息室？