如何进行跨部门跨职能沟通

怎样进行跨部门跨职能沟通

策划：蒋江敏梁锡崴

嘉宾：李庆远某大型民企集团副总经理资深HR专家

安新中国网通广东省公司运营服务管理部高级经理

主持：蒋江敏

现代企业中通常存在公司内部山头林立，部门之间时常发生冲突、争吵。因此，有效的跨部门、跨职能沟通可以营造一个良好的工作氛围，提高工作效率，更有助于帮助企业建立更加优秀的团队。本期沙龙的嘉宾李庆远、安新把理论与个案相结合，从沟通者的心理特征入手，对企业存在的沟通问题一一进行诊断，破解管理迷局。

主持人语：你会与人沟通吗？

记得小平同志曾说过一句名言：科技是生产力。在这里我也套用此话说：“沟通是生产力”。尽管对沟通能力与其他能力在工作中所起的作用有不同的看法，如二八开、三七开或者是五五开等，但好的沟通能带来效率、带来收益是不容置疑的，尤其是在现代这样一个开放经济的社会环境里。不过，并不是所有人都懂得如何与人沟通，结果双方的关系就可能从误会开始到仇视结束；企业不同部门间因沟通不畅而造成工作损失的例子也层出不穷。经典理论告诉我们，要管理好就要会沟通，沟通能力强的人更善于管理。沟通能力可能与生俱来，不过也可以通过后天学习去提高。本期沙龙的嘉宾给近400名听众进行了一次别出心裁的“沟通无极限”洗脑。

沟通的心理死结

嘉宾认为很多部门经理或者员工之所以存在跨部门沟通的障碍，主要是因为对沟通的认识和心态存在问题。

李庆远分析，沟通时不正确的心态和观念有以下几点：第一是不喜欢主动求人。当出现需要与其它部门沟通的情况时，他们往往会想到各部门是独立运作的，永远也不会主动开口请人帮忙。

其次是不善于拒绝别人。很多人为了与其他部门的同事更好地沟通，于是常常随便答应其它部门同事的所有请求。当出现了多次答应了同事的请求而不能兑现诺言时，反而会使双方的关系紧张。

第三种是不能充分表达自我以及不愿意对别人表达情绪。与其他同事沟通时，最好先把自己的优缺点告诉对方，让对方有个包容你缺点的心理准备。

谈到沟通的心态问题，安新先在现场与听众做了一个传话游戏。20人均分为两个组，把各组的第一位队员叫到一边，要求他们把“树上有44只石狮子”这句话让队员一个个接着传下去。结果最后两个队的队员说出来的话与要求传达的话是大相径庭的。因此，安新表示，其实很多时候所有的员工都有良好的沟通意愿，但由于传达交流时渠道有问题常常会出现信息失真，导致沟通有误解。因此，每个人在与人沟通之前心态要放平，大家的意愿都是美好的，要宽容别人。同时也不要认为对方与你一样了解事实的全部，而懒得进行面对面的交流。一个组织或者个人是开放的、创造性的还是封闭性的，很大程度上取决于个人与这个团队的选择。人的心理境界对组织的氛围会产生很大的影响。

因此，嘉宾们均认为，改变沟通方式应该打开心结重新审视自己式分解的沟通心态。

营造企业的沟通氛围

李庆远总结了企业中常出现的沟通障碍有：正式的沟通渠道如会议、文书不畅；员工缺乏一些企业中常用的如倾听、表达等沟通技巧。不过最为明显的障碍还是企业缺乏一种氛围。很多企业的企业文化没有鼓励沟通的内容。因此，企业的老板如果想打造一个优秀的团队，各部门之间不会因为沟通不畅而内耗的话，就应努力在企业中营造一个良好的沟通氛围。

比如很多员工在企业内部不愿意去沟通，这有可能是他曾经因为主动沟通而遭受过打击。因此，企业的负责人应该为员工营造一个交流的平台，能包容各种不同意见，不要随意打击下属的积极性。有些企业采取“头脑风暴法”，把问题拿出来，每个人都可以说，什么意见都能讲，慢慢地再把它总结出来。方法很多，关键一点还是能包容不同的意见，企业要慢慢营造这种气氛。

安新则赞成用一些小的细节去营造融洽的氛围。比如，“多做一点点和做多一点点”的头脑风暴法。即让员工在企业内部通过比较为他人多做一点点所带来的效果，而领略到无意识的作为所带来的价值、有意识的改变所增加的价值。良好的沟通氛围可以提高企业的运作效率，不用花过多的精力去解决一些矛盾。

跨部门沟通秘诀

关于如何进行有效的跨部门沟通？嘉宾们总结了几个重要的关键点。

第一是换位思考。李庆远认为，当你的同事不满意你的做法，不配合你的工作时，你应该检讨，从这样的角度去思考问题———“如果不是我看错，也一定是因为我的错才造成他的错”。先检讨自己，站在对方的角度去看问题。他举例，当强盗在抢劫别人辩解的时候也许都有自己的一番道理。所以，其实换位思考是日常生活常识。

对于一个部门经理来说，换位思考也即应该多了解其他部门的业务运作情况，多从其他部门的角度考虑问题，要理解其他部门的难处。这样才能沟通无极限。那么，企业能为员工的换位思考做些什么？首先是可以制定一些制度，为员工创造一些条件跨部门沟通，也可以成立跨部门的项目小组进行工作。不过最常做的也是最有效的一招就是实行岗位轮换或者是互相兼职！这既可以让员工学习到多种知识，很好地规划他们的职业生涯，也可以让各部门的员工站在更高的一个职位角度思考问题。

安新的打破部门壁垒最成功的做法是“小猪计划”。通过在正式的组织中建立非正式团队去打破职能壁垒，从而重塑团队的关系。

其次，应该注意的是会议沟通。李庆远认为，部门间需要沟通的较为敏感问题，最好能在会议前私下解决，迫不得已需要在会议上讨论的，也应该先通气。此外在会上的沟通，他认为“沉默未必是金”，该说的话还是要说出来，讨论时尽量以解决问题为主。

在讨论中，两位嘉宾也谈到真心地、正面地肯定沟通对象以及多与沟通对象面谈的重要性。安新认为，面对面的沟通借助丰富的表情，表达更加准确。这可以减少信息失真的出现。李庆远建议那些抱着“我正事也忙不过来，哪有空去串门沟通”心理的人应该改变，因为如果不花时间沟通，正事肯定要受影响，所以各部门经理应该常“串门”。

总之，嘉宾们均认为，很多时候一个人能否成功，“功夫在诗外”，除了知识、技术和经验外还决定于人际关系。尤其是部门主管，沟通能力所占的比例要大于业务能力。管理就是沟通，沟通能力强的人更善于管理。

图：石狮子还是死狮子

现场嘉宾与听众做了一个传话游戏。20人均分为两个组，把各组的第一位队员叫到一边，要求他们把“树上有44只石狮子”这句话让队员一个个接着传下去，结果传成了“我们吃饭时吃了44只死狮子”。

李庆远：

要沟通好就应该像爱妻一样爱同事———如果不是我判断错误，也一定是因为我的错才造成他的错。

安新：

面对问题我们的态度：要改变那些能够被我们改变的；正视那些我们无法改变的；改变我们自己，并提升自我的精神力量。