各部门职责和基本管理制度

湖南中铭置业有限公司

各部门职责和基本管理制度

公司“章程”和股东会“决议”授权公司经理层实施项目的开发建设和经营管理，根据公司实际情况，制定各部门工作职责和基本管理制度。

一、公司工作部门及岗位设置

（一）经理室2人，其中总经理1人，副总经理（常务）1人；

（二）综合部4人，其中部门负责人（兼文秘）1名，内勤管理员1名，文员1名，炊事员1名；

（三）财务部2人，其中部门负责人（兼会计）1名，出纳员1名；

（四）工程部3人，其中部门负责人（兼总工）1名，工程技术员2名；

（五）营销（招商）部部门负责人1名，策划及销售员根据需要另行招聘。

二、总经理及各部门工作职责

（一）总经理工作职责

总经理负责主持公司全面工作，副总经理（常务）协助总经理工作。具体职责：

1、组织实施公司股东会批准的经营决策方案，主持项目的开发、建设和经营管理；

2、组织实施项目的开发计划和投资方案；

3、拟订公司内部管理机构和岗位设置方案；

4、拟订公司的基本管理制度；

5、制定公司的具体规章；

6、公司股东会授予的其他职责。

（二）综合部工作职责

1、负责公司印鉴、公文、合同、劳动、人事、财产、档案、后勤等内勤、内务管理和服务工作；

2、负责公司与政府及职能部门的工作联系，协调公司与相关单位之间的关系；

3、负责公司文秘和会议、活动、仪式等组织工作；

4、负责办理项目立项、报建、工程综合验收和产权初始登记等开发建设的相关手续；

5、公司经理交办的其他工作。

（三）财务部工作职责

1、执行国家财务会计制度和公司财务管理制度，遵守财经纪律；

2、审核各项费用，降低工程成本，提高公司经济效益；

3、统筹合理安排资金，进行销售跟踪管理，确保销售资金按时、足额回笼；

4、按公司财务审批程序，搞好会计核算，按时编制会计报表，为股东会提供各种财务数据；

5、协调银行关系，做好融资工作；

6、协调税务关系，做好税收申报和缴纳工作；

7、公司经理交办的其他工作。

（四）工程部工作职责

1、负责工程合同和工程预决算、进度款拨付方案等的制定和初审工作；

2、负责施工现场的监督管理，随时掌握工程质量和工程进度，发现问题及时解决；

3、协调项目参建各方之间以及相邻单位之间的关系，为项目创造文明和谐的施工环境；

4、搞好工程资料的收集整理，做好施工日志和隐蔽记录，按程序及时完善相关经济签证，随时向领导和相关部门提供各项数据和资料；

5、督促施工单位牢固树立安全防范意识，严格操作规程，消除各类安全隐患，确保施工安全；

6、公司经理交办的其他工作。

（五）营销（招商）部门工作职责

1、组织实施公司确定的营销策划和招商方案；

2、负责项目营销广告宣传，树立公司对外形象；

3、负责市场调查，随时掌握政策变化和市场动态，对营销策划和招商提出合理化建议；

4、负责项目产权面积的销售、租赁和招商，会同财务部门办理银行按揭等相关手续，确保销售资金按时、足额回笼；

5、负责办理销售、租赁、招商合同和分户产权转移登记；

6、公司经理交办的其他工作。

三、基本管理制度

（一）行政管理制度

1、印鉴管理

（1）公司印鉴由综合部管理，其管理的印鉴包括：公司行政章、合同专用章、财务专用章、发票专用章、执行董事和总经理职章。

（2）公司的行政印鉴按审批程序使用。未经公司执行董事、总经理或授权副总经理最终签署的公文、函件一律不得使用公司行政印章和执行董事、总经理职章。凡盖有公司印章的公文、函件须留原件，一般公文、函件留1份，重要文件、函件留2份。

（3）公司的“合同专用章”只对公司执行董事或授权总经理、副总经理签字后的“合同”、“协议”使用。

（4）公司的“财务专用章”只对预支、结算、办理转帐与支现、财务会计报表、资信证明、信贷申请、财务公函使用。凡担保性质的文函不得使用“财务专用章”，特殊情况须经公司全体股东签字后方可使用。

（5）公司的“发票专用章”只限结算票据和税务统一的收款收据使用。

（6）公司的行政印章、合同专用章、财务专用章、发票专用章、执行董事和总经理职章必须在公司申请注册登记的工商行政管理部门备案，未经公司许可和备案刻制的印章均属非法。

2、公文管理

（1）本制度所指“公文”范围：（1）以公司名义发出、加盖公司行政印章和执行董事、总经理职章的行政文书；（2）外来行政文书，包括各级政府（含房地产协会）发出的文件、公函和相关业务部门（单位）的信函、传真、电报、电子邮件等。

（2）以公司名义发出的行政公文由经办部门起草，综合部核稿、打印和填写《公文签发单》，报公司总经理或授权常务副总经理签发。一般公文由公司授权常务副总经理签发，重要公文由公司总经理审阅后签发。

（3）外来公文由综合部负责签收，填写《公文签收批阅单》后呈送领导阅批，一般公文呈常务副总经理阅批，重要公文呈送总经理阅批。

（4）总经理因故出差或请假期间，公司公文由总经理授权常务副总经理签发和批阅，重要公文须通过通讯、通话或传真等方式报总经理同意后由常务副总经理签发。

（5）以公司名义发出的公文和外来公文，由档案管理员分别作“发文”和“来文”登记，连同《公文签发单》和《公文签收批阅单》统一编号和存档。

（6）领导阅批后的公文凡须公司职能部门承办的事项，档案管理员做好“来文”登记后，将公文送至承办部门，并作“发文”登记，有关事项办理完毕后，将公文退还档案室存档。

（7）凡调阅存档公文，须经综合部负责人同意，并办理临时借阅手续，注明借阅人姓名、公文名称、文号和归还日期等。

3、《合同》管理规定

（1）本制度所指“合同”包括项目开发建设和经营管理过程中以公司名义对外签订的业务“合同”及“补充合同”（含“协议”、“意向协议”、“补充协议”）。

（2）公司签订的所有合同必须符合《合同法》。

（3）公司签订“合同”，由相关部门负责协商和起草，“格式合同”由相关部门负责协商和填写，经办部门负责人签字，综合部审核后报公司领导审批，公司执行董事授权总经理、常务副总经理签字后加盖公司“合同专用章”，留存正本一式2份。

（4）“合同”签订后，经办人应随即将留存的“合同”正本1份交档案室存档，1份交财务部。因部门工作需要使用存档“合同”，