董事会文件管理暂行办法

董事会文件管理暂行办法

第一章总则

第一条董事会文件是记录公司重大决策和公司重要事务的重要文字依据，董事会文件的管理工作至关重要。

第二条董事会文件的管理工作由董事会办公室（简称“董办”）负责，具体包括收发、传递、起草、用印、传阅和归档等文件处理环节。

第三条董事会文件处理须做到及时、准确、安全。

第四条对文件中涉及保密事项的，必须执行严格的保密制度。

第二章文件类别

董事会文件分“发出文”和“收办文”两种类别。

第五条“发出文”包括：

（一）董事会会议纪要；

（二）董事会决议；

（三）上报投资方的产权代表报告；

（四）集团公司对各子公司产权代表报告的批复；

（五）董事会对外发布的各种信息披露文件；

（六）其他需以董事会名义上报或下发的文件。

第六条“收办文”包括：

（一）国务院、财政部下发的文件；

（二）安徽XXXX投资股份有限公司的批复文件；

（三）各子公司上报集团公司的产权代表报告；

（四）呈送董事会的请示、报告；

（五）其他应由董事会处理的文件。

第三章文件受理

第七条“收办文”的受理包括签收、登记、拟办、转办、催办等程序；

“发出文”的受理包括拟稿、核稿、送签、印制、校对、编号、用印等程序。

第八条董事会文件的签收：

（一）上报董事会的文件均由董办日常秘书签收；

（二）属于产权代表报告的文件由董办产权代表报告管理秘书签收；

（三）董办应将收到的公文及时登记（登记采用计算机中的文件处理系统），并附上文件处理表（见附录一）。收文登记编号为“XXXXXXXXDXXX”，前面8个X表示年月日，后面3个X表示随机号。

（四）董办主任在文件处理表上提出拟办意见后，转送集团各级领导。需要由董事会研究讨论的，由董办主任拟订议题报董事长。

（五）董办负责跟踪文件的转送过程，防止积压或漏办文件。

第四章“发出文”的格式

“发出文”的文件格式内容包括：文件版头、发文字号、文件标题、正文、附件、单位印章、发文时间、主题词等。

第九条董事会决议、董事会会议纪要

（一）文件版头为：安徽XXXXxx集团有限公司董事会；

（二）发文字号为：苏XXXXx董发〔年份〕XX号；

（三）标题；

（四）正文；

（五）董事会决议须加盖董事会公章；董事会会议纪要不需加盖董事会公章，由参加会议的董事签名。

第十条上报投资方的产权代表报告

（一）文件版头为：安徽XXXXxx集团有限公司；

（二）发文字号为：苏XXXXx国产报字〔年份〕XX号；

（三）标题；

（四）正文；

（五）以产权代表责任人名义呈文，并由产权代表责任人签字；

（六）主题词：[报告事项] 请示或报告。

第十一条对子公司产权代表报告的批复

（一）文件版头为：安徽XXXXxx集团有限公司文件；

（二）发文字号为：苏XXXXx批字〔年份〕XX号；

（三）标题；

（四）正文；

（五）以集团公司名义行文并加盖集团公司公章；

（六）主题词：产权报告 [业务部门] [报告事项] 批复。

第十二条董事会对外发布的信息披露文件

（一）文件版头为：安徽XXXXxx集团有限公司董事会；

（二）发文字号为：苏XXXXx董字〔年份〕XX号；

（三）标题；

（四）正文；

（五）须加盖董事会公章。

第十三条文件如有附件，应当在正文之后、单位名称之前，注明附件的名称和件数。

第十四条董事会文件的发文时间，以董事长签发日期为准。

第十五条董事会文件标题采用二号宋体字，正文采用三号仿宋体字。

第十六条董事会文件采用国际标准的A4型纸。

第五章文件签发

董事会文件的签发程序为：

第十七条董事会会议纪要

（一）董办机要秘书拟稿；

（二）日常秘书核稿;

（三）董办主任审核；

（四）董事长审定；

（五）出席会议的董事签名。

第十八条董事会决议

（一）董事会会议讨论通过的：

1、董办机要秘书拟稿；

2、日常秘书核稿;

3、董办主任审核；

4、董事长审定、签发。

（二）其他：

1、董办机要秘书拟稿；

2、日常秘书核稿;

3、董办主任审核；

4、董事长审定；

5、董事联签；

6、董事长签发。

第十九条上报投资方的产权代表报告（一）由董办承办的：

1、管理秘书拟稿；

2、董办主任核稿；

3、董事长审定、签发。

（二）由集团其他部门承办的：

1、承办部门拟稿；

2、分管副总审核；

3、总经理审定；

4、董办核稿；

5、董事长签发。

第二十条对子公司产权代表报告的批复（一）承办部门拟稿；

（二）分管副总审核；

（三）总经理审定；

（四）董办核稿；

（五）董事长签发。

第二十一条董事会对外发布的信息披露文件

（一）证事务代表拟稿；

（二）日常秘书核稿;

（三）董事会秘书审核；

（四）董事长签发。

第二十二条原则上不得对签发后的董事会文件作修改。因实际工作需要，确需修改文件内容的，必须重新履行签发程序。

第六章文件传阅

第二十三条董事会文件的发送采用文本传阅及网上送阅相结合的方式。

第二十四条董事会文件的印制份数及传阅范围：

（一）董事会会议纪要印制一份，送参加会议的董事传阅后存档。同时董办将董事会会议纪要发送至公司董事、监事、经营班子成员及各部门经理的电子邮箱。

（二）董事会决议经签发后，印制两份，一份由董办根据业务内容送公司董事、监事、经营班子成员及相关部门传阅后存档，一份存董办供相关部门查阅。同时董办将董事会决议发送至公司董事、监事、经营班子成员及相关部门经理的电子邮箱。

凡需凭董事会决议文件办理公司业务的，须向董办提