九段秘书 PPT

五段秘书的做法 细准备——发通知，落实到人，会前通
知，测试设备，还先了解这个会议的主题和
性质是什么？领导的议题是什么？然后给参
会者发去过去与这个议题相关的资料，供他
们参考。
领导都很忙，可能出现应急的事情，或许通知发的早，已经有些遗忘了，五段秘 书以“按时到齐”为结果导向，就应当，提前一个小时再提醒一次。 如果说，有的部门经理确实有急事来不了，那么要向总经理汇报，如果关键的人 物---销售经理有临时的大客户谈判，来不了。更应当提前请示总经理，这个会议是 否正常进行？
任务是完成了，但具体的结果（需求）是什么呢？ 你是否真的考虑过呢？
什么是九段秘书？
本质上讲就是 执行力的思路
我的下级（秘书）对于我的工作而言， 有时不亚于一位副总裁的重要性！因为 他的存在，才使我专注于思考和决策。
有人说我事半功倍，那么至少一半是我 的秘书的贡献。
在GE工作的20年时间里，因为我有 位优秀的秘书最少为我节约了一万多个 小时。
在会前30分钟提醒参会者，确定有没有变动，
对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给
领导知悉缺席会议者的情况，也给领导确定缺
席者是否必须参加会议留下时间。
企业开会经常是，来的人，不知道开什么会，坐在那里，一脸的茫然，这样的会议 怎么会效率高？ 所以，提前给主题，给资料非常重要。 既然是销售会，那么就是研究销售问题，三段秘书就会想到，请示老总，要求销售 部等部门准备会议资料，提前让大家提前阅读，理解开会的目的，知道讨论的议题， 想一想，我在会上为解决问题，提出什么建设和承诺。
再听一个故事
订机票
站在对方的角度想这个简单的问题。
再来听一个故事
《三国演义》讲述了曹操、孙权、刘备三分天下，虽然三个 人各有千秋，但就成功背后的战略与执行能力而言，坦率的说， 刘备是最优秀的。 那么刘备是如何获得人才的呢？他的方式是：
第一：信守承诺。刘、关、张“三结义”是承诺的千古佳话。 通过“结义”这种承诺方式，刘备获得了事业的起点：两员武艺 超群的武将。
九段秘书
你是否有过类似的经历？
下属总会说：我忘记了！ 我通知了！ 我不知道！ 我不会做！
下属总是很忙，可总是提供不了你要的结果！ 下属本想帮你分担一些事情，谁知她更多问题来问你，最后领导 变成了秘书的助理！
或许你也有类似的经历？
领导管理要求不断增高，我总是达不到？ 为什么辛苦工作，总得不到领导认可？ 领导安排我做这件事（任务），我就做了这件事（任务），为什 么领导总是不满意？
八段秘书Байду номын сангаас做法
追结果——发通知，落实到人，会前通知，也 测试了设备，了解会议性质？提供相关资料，做好 会议记录，整理记录、下发记录，确定任务，一对 一落实，当事人确认后、形成书面备忘录，交给领 导与当事人一人一份，并每天或每周跟踪各项任务 的实际完成情况，并及时汇报领导。
会议定义下来的事，有经理们的自觉执行，更应当有第三方的检查与督促，执行 的过程检查是结果完成的保证。 八段秘书按照会议确定的计划，一项一项地做检查督促，这种工作是执行运营体 系中的首席运营官的角色，也就是我们常说的COO。在执行5R模式中，是R3检查 的职能。
六段秘书的做法 做记录——发通知，落实到人，会前通知，
测试设备，了解会议性质？提供相关会议资料，
还应该在会议过程中详细做好会议记录（在得
到允许的情况下，做一个录音备份），整理好
会议记录并把记录发给相关人员。
总裁命令发出了，秘书的工作也做了，但是，总裁没有得到结果的反馈，不 知道这个会谁不会来，心中无底数。 这是执行的基本原理：凡事结果，都有回路。 六段秘书就懂得这一点，将会议准备情况和到会人数情况，在会前及时向总 裁报告…，总裁心中有数，会议效率一定高。
九段秘书最大的区别
结果思维
棋手有九段，员工也有九段 只是我们心中有九段的标准和对结果的追求吗？
我们该怎么做？
等待上级分配资料
在网上找资料
......
......
......
找资料
...... ...... ......
......
听一个故事
担柴
执行就是要一个结果，一个差的结果也比没有结果强。
听一个故事
一位老和尚，他身边有着一帮虔诚的弟子。这一天，他嘱咐 弟子每人去南山打一担柴回来。弟子们匆匆行至离山不远的河边， 人人目瞪口呆。只见洪水从山上奔泻而下，无论如何也休想渡河 打柴了。无功而返，弟子们都有些垂头丧气，唯独一个小和尚与 师父坦然相对。师父问其原因，小和尚从怀里掏出一个苹果，递 给师父说，过不了河，打不了柴，见河边有棵苹果树，我就顺手 把树上唯一的一个苹果摘来了。后来，这个小和尚成了师父的衣 钵传人。这个故事非常有价值，它也正是揭示了执行中的一个基 本原理：执行就是要一个结果，一个差的结果也比没有结果强。
九段秘书的做法
做流程——把上述过程做成标准化的“会议”流 程，让任何一个没有做过的秘书都可以根据这个流 程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任 何人的会议服务体系！
如果我不在这个岗位上了，再有开会这样的事情怎么办？九段秘书是一流的职业 化员工，她会将自己亲身实践，而且行之有效的八段结果的方法做成一个《九段 秘书流程》传承下去，不论谁接替她的岗位，都可以按照这个流程做事； 做流程，做机制，是团队成长，复制团队最好方式，做到这个境界的秘书，是领 导的材料，是我们应当赞美的最执行的人才！
——全球第一CEO杰克.韦尔奇
案例
老总安排秘书通知销售经理参加紧急会议， 秘书打电话挨个做了通知，但开会时几个重点区 域的销售经理没有来，于是问秘书，秘书说：我 打电话通知他们了，不知道为什么没来？最后一 查才知道，有的销售经理临时出差了，有的把开 会的事情忘了……
电话打完就可以了吗？
一段秘书的做法
第二：结果导向。刘备知道自己的弱点，所以，到处寻找有才 干的人才，结交有能力的才子，目的就是要未来做一番大事。他 知道要想使“三结义的承诺”能够得以持续，就要将心比心。他 与张飞、关羽吃睡都在一起，获得了张飞和关羽对他的赤胆忠心。 即便后来曹操用高官与赤兔马，也没有引起关羽一丝动摇。
第三：永不言败。刘备请出诸葛亮已经成为千古佳话。所有的 人都知道人才很重要，但是在怎样获得人才的道理上，刘备“三 顾茅庐”给我们做了一个执行的好榜样。试想想，大雪之中在茅 屋外等待是什么滋味？
多听一个故事
西班牙历史上曾有一个正义化身的国王叫彼得罗一世。一天，大 法官去世。国王宣布公开选拔，有三个人前来自荐，他们分别是宫廷 很有名望的贵族、曾经南征北战的英勇武士、一名普通的中学教师。 一日，国王率众臣来到城中，百姓也纷纷来看是怎样选的。来到一个 池塘边停了下来，只见池塘上漂浮着几个木凳子。国王先问贵族：池 塘里共有几只凳子？贵族到池塘边数了数，说：“一共6个，陛下”。 国王接着问武士同样的问题，武士直接回答：“陛下，我也看到了， 一共6个”。群众窃窃私语，议论为什么这么简单？最后，国王问教 师：池塘里共有几只凳子？教师什么也没说，脱掉鞋子，跳下去把凳 子拿了上来，说：“陛下，一共3个，它们被从中间切开了”。结果， 国王当即对着教师宣布“你知道如何执法，法官是你的了”。
七段秘书的做法
定责任——发通知，落实到人，会前通知，也 测试了设备，了解会议性质？提供相关会议资料， 做好会议记录，整理好记录并把记录发给相关人员， 将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责 任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交 给领导与当事人一人一份。
为什么开了会，落实不了呢？是因为开会的时候没有人记录讨论的结果，没有 白纸黑字的记录，就没有结果的定义，会议的执行就缺少了开端。 七段秘书懂得应该将总裁的安排，会议讨论的事项和部门经理的自我承诺，用 会议纪要的形式，记录下来。为的是以后跟踪解决。
四段秘书的做法
勤准备——发通知，落实到人，会前通 知后，再测试会议上使用的投影仪、电脑、麦 克等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上 小条：此会议室明天几点到几点有会议。
最讨厌的事情是：大家来开会了，突然发现会议室里另一个部门在使用；开了会 了，突然发现要黑板没有黑板，有黑板没有笔，有笔没有水，有水没有黑板擦， 投影仪不好用，电视打不开，电脑有问题，写字没有纸和笔，椅子不够用……。不 仅影响开会的情绪，也耽误大家的时间。 为此，三段秘书看会场，做检查，细心布置和安排，保证会议不出会务上的差错。
总结
再多的知识、再伟大的智慧，如果不能应用到行动上，也将 只是毫无意义的。
同样，一个人的行动如果没有凝结着相应的知识和智慧，就 只能是盲动，是没有意义的行动；只有凝聚着智慧的行动，才能 够达到预期的目标，才能够取得成功。
THANKS! 谢谢
抓落实——发通知之后，再打一通电 话给参加会议的相关人等确认，确保每人 被及时通知到。
通知发出去了，是做任务，大家按时到齐才是结果，所以，必需对每位参会 的人，做到一一确认----是否可以按时到会。 打个电话，做个记录，发个短信，发个邮件，要求回馈，都是确认的好方法。
三段秘书的做法 重检查——发通知，落实到人后，第二天
发通知——首先会用电子邮件发个会 议通知，通知开会的相关人员之后再准备 好相关会议用品，并参加会议。
一段秘书就是发个通知了事，或者发个邮件，或者打个电话，或者在办公楼 小黑板上写个通知，然后了事……。 那么邮件是否收到？电话如果是转告，是否转告的到？写在小黑板上的通知， 参会者一定会看到吗？
二段秘书的做法