九段秘书员工培训

•
安全象只弓，不拉它就松，要想保安 全，常 把弓弦 绷。20.11.2414:44:2014:44Nov-2024-Nov-20
•
重于泰山，轻于鸿毛。14:44:2014:44:2014:44Tuesday, November 24, 2020
•
不可麻痹大意，要防微杜渐。20.11.2420.11.2414:44:2014:44:20November 24, 2020
九段秘书培训讲解
您是否有过类似的经历？
• 秘书总会说：我忘记了！ • 秘书总会说：我通知了！ • 秘书总会说：我不知道！ • 秘书总会说：我不会做！ • 秘书总是很忙，可总是提供不了你要的结果！ • 秘书本想帮你分担一些事情，谁知她更多问题来问你，最后
领导变成了秘书的助理！ • 秘书换了很多，却没有一个让你满意……
六段秘书的做法：
帮汇总——递资料,排行程、做提醒，审资
料，汇下属工作，分析下属工作结果、给出自己 的建议，并且帮助领导把自己本周、本月的工作 结果汇总起来及下周、下月的工作计划做好初步 的安排。
七段秘书的做法：
追措施——递资料,排行程、做提醒，审资料，
汇下属工作，分析下属工作结果、给出自己的建议， 汇总领导的工作结果及工作计划的初步安排，并且 把领导修改完成的工作计划下发给下属，重要事项 还要求责任人提交完成目标计划的行动措施并及时 提交给领导。
秘书要做到九段才算成功
结果定义改变员工行为，基于客户价值的结果定义是执行的起点。
结果意识强化
九段秘书之间的最大差别就在于：
结果思维
“九段秘书“不仅仅是针对秘书这个职 务，更重要的是每个人做事情的思维习惯， 而九段秘书的逻辑是结果管理；如果每个 人或者每个岗位都做好结果管理那么他就 是这个岗位的九段。
•
重规矩，严要求，少危险。2020年11月24日 星期二2时44分 20秒14:44:2024 November 2020
•
好的事情马上就会到来，一切都是最 好的安 排。下 午2时44分20秒 下午2时44分14:44:2020.11.24
•
每天都是美好的一天，新的一天开启 。20.11.2420.11.2414:4414:44:2014:44:20Nov-20
常规性的秘书
一段秘书的做法：
递资料——帮领导端茶倒水、发通知、传 递资料等简单的工作。
二段秘书的做法：
做提醒——递资料, 把领导每周、每天的工作
行程和时间安排好，按照每周、每天行程的时间表 提前提醒领导，比较重要的事项提前一天提醒、特 别重要的事项提前一周提醒领导并且协助领导做好 充分的准备。
三段秘书的做法：
•
加强自身建设，增强个人的休养。2020年11月24日 下午2时 44分20.11.2420.11.24
•
追求卓越，让自己更好，向上而生。2020年11月24日星期 二下午2时44分 20秒14:44:2020.11.24
•
严格把控质量关，让生产更加有保障 。2020年11月 下午2时 44分20.11.2414:44November 24, 2020
电话打完就可以了吗？
例：会议安排
一段秘书的做法：
发通知——首先会用电子邮件发个
会议通知,通知开会的相关人员之后再准备 好相关会议用品,并参加会议。
二段秘书的做法：
抓落实——发通知之后,再打一通电
话给参加会议的相关人等确认,确保每人被 及时通知到。
三段秘书的做法：
重检查——发通知，落实到人后，第二天
测试了设备，了解会议性质？提供相关资料，做好会 议记录，整理记录、下发记录，确定任务，一对一落 实，当事人确认后、形成书面备忘录，交给领导与当 事人一人一份，并每天或每周跟踪各项任务的实际完 成情况，并及时汇报领导。
九段秘书的做法：
做流程——把上述过程做成标准化
的“会议”流程，让任何一个没有做过的 秘书都可以根据这个流程，把会议服务的 结果做到九段，形成不依赖于任何人的会 议服务体系！
--李嘉诚原秘书洪小莲
一个优秀的秘书需要具备：
为什么做秘书比如何做好秘书更重要！
➢有追求 ➢负责任 ➢重视细节……
但是， 一个优秀的秘书最需要具备：
结果思维
九段秘书
案例：开会
老总安排秘书通知销售经理参加紧急 会议，秘书打电话挨个做了通知，但开会 时几个重点区域的销售经理没有来，于是 问秘书，秘书说：我打电话通知他们了， 不知道为什么没来？最后一查才知道，有 的销售经理临时出差了，有的把开会的 事情忘了……
审资料——递资料,排行程、做提醒，并 且帮助领导审核资料，如何错的或者不合流 程的就返回去不往上交。
四段秘书的做法：
汇工作——递资料,排行程、做提醒，审
资料，并且每周、每月和每季把领导直接下 属的工作结果和计划汇总起来及时提交领导。
五段秘书的做法：
做分析——递资料,排行程、做提醒，审
资料，汇下属工作，帮助领导分析直接下属 本周或本月的工作结果完成情况并给出自己 的建议。
在会前30分钟提醒参会者，确定有没有变动，对 临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给领导 知悉缺席会议者的情况，也给领导确定缺席者是 否必须参加会议留下时间。
四段秘书的做法：
勤准备——发通知，落实到人，会前通知
后，再测试会议上使用的投影仪、电脑、麦克等 工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条： 此会议室明天几点到几点有会议。
五段秘书的做法：
细准备——发通知，落实到人，会前通知，
测试设备，还先了解这个会议的主题和性质是什么？ 领导的议题是什么？然后给参会者发去过去与这个 议题相关的资料，供他们参考。
六段秘书的做法：
做记录——发通知，落实到人，会前通
知，测试设备，了解会议性质？提供相关会 议资料，还应该在会议过程中详细做好会议 记录（在得到允许的情况下，做一个录音备 份），整理好会议记录并把记录发给相关人 员。
秘书要做到九段才算成功
结果定义改变员工行为，基于客户价值的结果定义是执行的起点。
结果意识强化
•
踏实，奋斗，坚持，专业，努力成就 未来。20.11.2420.11.24Tues day, November 24, 2020
•
弄虚作假要不得，踏实肯干第一名。14:44:2014:44:2014:4411/24/2020 2:44:20 PM
七段秘书的做法：
定责任——发通知，落实到人，会前通知，也
测试了设备，了解会议性质？提供相关会议资料，做 好会议记录，整理好记录并把记录发给相关人员，将 会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人， 然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给领导与 当事人一人一份。
八段秘书的做法：
追结果——发通知，落实到人，会前通知，也
• 秘书对于我的工作而言,有时不亚于一位副 总裁的重要性!因为他的存在,才使我专注于 思考和决策。有人说我事半功倍,那么至少 一半是我的秘书的贡献。
• 在GE工作的20年时间里，因为我有位优秀 的秘书最少为我节约了一万多个小时。
——全球第一CEO杰克.韦尔奇
•年薪1200万的“打工皇后”，和黄集团总经 理洪小莲说：“我之所以有今天的成就是因 为我有过18年的秘书工作的经历”。
•
务实，奋斗，成就，成功。2020年11月24日 星期二2时44分 20秒T uesday, November 24, 2020
•
抓住每一次机会不能轻易流失，这样 我们才 能真正 强大。20.11.242020年 11月24日星期 二2时44分20秒20.11.24
谢谢大家！
八段秘书的做法：
追结果——递资料,排行程、做提醒，审资料，
汇下属工作，分析下属工作结果、给出自己的建议， 汇总领导的工作结果、工作计划的初步安排，下发 领导的工作计划、追踪措施、及时汇报，并且每天、 每周、每月根据行动措施中的关键节点追踪阶段性 结果及时汇报给领导。
九段秘书的做法：
做流程——把上述过程做成标准化的 “秘书”工作流程，让任何一个没有做过 秘书的都可以根据这个流程，把工作的结 果做到九段。