九段秘书员工培训
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审资料——递资料,排行程、做提醒,并 且帮助领导审核资料,如何错的或者不合流 程的就返回去不往上交。
四段秘书的做法:
汇工作——递资料,排行程、做提醒,审
资料,并且每周、每月和每季把领导直接下 属的工作结果和计划汇总起来及时提交领导。
五段秘书的做法:
做分析——递资料,排行程、做提醒,审
资料,汇下属工作,帮助领导分析直接下属 本周或本月的工作结果完成情况并给出自己 的建议。
电话打完就可以了吗?
例:会议安排
一段秘书的做法:
发通知——首先会用电子邮件发个
会议通知,通知开会的相关人员之后再准备 好相关会议用品,并参加会议。
二段秘书的做法:
抓落实——发通知之后,再打一通电
话给参加会议的相关人等确认,确保每人被 及时通知到。
三段秘书的做法:
重检查——发通知,落实到人后,第二天
秘书要做到九段才算成功
结果定义改变员工行为,基于客户价值的结果定义是执行的起点。
结果意识强化
九段秘书之间的最大差别就在于:
结果思维
“九段秘书“不仅仅是针对秘书这个职 务,更重要的是每个人做事情的思维习惯, 而九段秘书的逻辑是结果管理;如果每个 人或者每个岗位都做好结果管理那么他就 是这个岗位的九段。
常规性的秘书
一段秘书的做法:
递资料——帮领导端茶倒水、发通知、传 递资料等简单的工作。
二段秘书的做法:
做提醒——递资料, 把领导每周、每天的工作
行程和时间安排好,按照每周、每天行程的时间表 提前提醒领导,比较重要的事项提前一天提醒、特 别重要的事项提前一周提醒领导并且协助领导做好 充分的准备。
三段秘书的做法:
•
安全象只弓,不拉它就松,要想保安 全,常 把弓弦 绷。20.11.2414:44:2014:44Nov-2024-Nov-20
•
重于泰山,轻于鸿毛。14:44:2014:44:2014:44Tuesday, November 24, 2020
•
不可麻痹大意,要防微杜渐。20.11.2420.11.2414:44:2014:44:20November 24, 2020
六段秘书的做法:
帮汇总——递资料,排行程、做提醒,审资
料,汇下属工作,分析下属工作结果、给出自己 的建议,并且帮助领导把自己本周、本月的工作 结果汇总起来及下周、下月的工作计划做好初步 的安排。
七段秘书的做法:
追措施——递资料,排行程、做提醒,审资料,
汇下属工作,分析下属工作结果、给出自己的建议, 汇总领导的工作结果及工作计划的初步安排,并且 把领导修改完成的工作计划下发给下属,重要事项 还要求责任人提交完成目标计划的行动措施并及时 提交给领导。
•
加强自身建设,增强个人的休养。2020年11月24日 下午2时 44分20.11.2420.11.24
•
追求卓越,让自己更好,向上而生。2020年11月24日星期 二下午2时44分 20秒14:44:2020.11.24
•
严格把控质量关,让生产更加有保障 。2020年11月 下午2时 44分20.11.2414:44November 24, 2020
秘书要做到九段才算成功
结果定义改变员工行为,基于客户价值的结果定义是执行的起点。
结果意识强化
•
踏实,奋斗,坚持,专业,努力成就 未来。20.11.2420.11.24Tues day, November 24, 2020
•
弄虚作假要不得,踏实肯干第一名。14:44:2014:44:2014:4411/24/2020 2:44:20 PM
--李嘉诚原秘书洪小莲
一个优秀的秘书需要具备:
为什么做秘书比如何做好秘书更重要!
➢有追求 ➢负责任 ➢重视细节……
但是, 一个优秀的秘书最需要具备:
结果思维
九段秘书
案例:开会
老总安排秘书通知销售经理参加紧急 会议,秘书打电话挨个做了通知,但开会 时几个重点区域的销售经理没有来,于是 问秘书,秘书说:我打电话通知他们了, 不知道为什么没来?最后一查才知道,有 的销售经理临时出差了,有的把开会的 事情忘了……
八段秘书的做法:
追结果——递资料,排行程、做提醒,审资料,
汇下属工作,分析下属工作结果、给出自己的建议, 汇总领导的工作结果、工作计划的初步安排,下发 领导的工作计划、追踪措施、及时汇报,并且每天、 每周、每月根据行动措施中的关键节点追踪阶段性 结果及时汇报给领导。
九段秘书的做法:
做流程——把上述过程做成标准化的 “秘书”工作流程,让任何一个没有做过 秘书的都可以根据这个流程,把工作的结 果做到九段。
七段秘书的做法:
定责任——发通知,落实到人,会前通知,也
测试了设备,了解会议性质?提供相关会议资料,做 好会议记录,整理好记录并把记录发给相关人员,将 会议上确定的各项任务,一对一地落实到相关责任人, 然后经当事人确认后,形成书面备忘录,交给领导与 当事人一人一份。
八段秘书的做法:
追结果——发通知,落实到人,会前通知,也
九段秘书培训讲解
您是否有过类似的经历?
• 秘书总会说:我忘记了! • 秘书总会说:我通知了! • 秘书总会说:我不知道! • 秘书总会说:我不会做! • 秘书总是很忙,可总是提供不了你要的结果! • 秘书本想帮你分担一些事情,谁知她更多问题来问你,最后
领导变成了秘书的助理! • 秘书换了很多,却没有一个让你满意……
五段秘书的做法:
细准备——发通知,落实到人,会前பைடு நூலகம்知,
测试设备,还先了解这个会议的主题和性质是什么? 领导的议题是什么?然后给参会者发去过去与这个 议题相关的资料,供他们参考。
六段秘书的做法:
做记录——发通知,落实到人,会前通
知,测试设备,了解会议性质?提供相关会 议资料,还应该在会议过程中详细做好会议 记录(在得到允许的情况下,做一个录音备 份),整理好会议记录并把记录发给相关人 员。
• 秘书对于我的工作而言,有时不亚于一位副 总裁的重要性!因为他的存在,才使我专注于 思考和决策。有人说我事半功倍,那么至少 一半是我的秘书的贡献。
• 在GE工作的20年时间里,因为我有位优秀 的秘书最少为我节约了一万多个小时。
——全球第一CEO杰克.韦尔奇
•年薪1200万的“打工皇后”,和黄集团总经 理洪小莲说:“我之所以有今天的成就是因 为我有过18年的秘书工作的经历”。
在会前30分钟提醒参会者,确定有没有变动,对 临时有急事不能参加会议的人,立即汇报给领导 知悉缺席会议者的情况,也给领导确定缺席者是 否必须参加会议留下时间。
四段秘书的做法:
勤准备——发通知,落实到人,会前通知
后,再测试会议上使用的投影仪、电脑、麦克等 工具是否工作正常,并在会议室门上贴上小条: 此会议室明天几点到几点有会议。
•
重规矩,严要求,少危险。2020年11月24日 星期二2时44分 20秒14:44:2024 November 2020
•
好的事情马上就会到来,一切都是最 好的安 排。下 午2时44分20秒 下午2时44分14:44:2020.11.24
•
每天都是美好的一天,新的一天开启 。20.11.2420.11.2414:4414:44:2014:44:20Nov-20
•
务实,奋斗,成就,成功。2020年11月24日 星期二2时44分 20秒T uesday, November 24, 2020
•
抓住每一次机会不能轻易流失,这样 我们才 能真正 强大。20.11.242020年 11月24日星期 二2时44分20秒20.11.24
谢谢大家!
测试了设备,了解会议性质?提供相关资料,做好会 议记录,整理记录、下发记录,确定任务,一对一落 实,当事人确认后、形成书面备忘录,交给领导与当 事人一人一份,并每天或每周跟踪各项任务的实际完 成情况,并及时汇报领导。
九段秘书的做法:
做流程——把上述过程做成标准化
的“会议”流程,让任何一个没有做过的 秘书都可以根据这个流程,把会议服务的 结果做到九段,形成不依赖于任何人的会 议服务体系!
四段秘书的做法:
汇工作——递资料,排行程、做提醒,审
资料,并且每周、每月和每季把领导直接下 属的工作结果和计划汇总起来及时提交领导。
五段秘书的做法:
做分析——递资料,排行程、做提醒,审
资料,汇下属工作,帮助领导分析直接下属 本周或本月的工作结果完成情况并给出自己 的建议。
电话打完就可以了吗?
例:会议安排
一段秘书的做法:
发通知——首先会用电子邮件发个
会议通知,通知开会的相关人员之后再准备 好相关会议用品,并参加会议。
二段秘书的做法:
抓落实——发通知之后,再打一通电
话给参加会议的相关人等确认,确保每人被 及时通知到。
三段秘书的做法:
重检查——发通知,落实到人后,第二天
秘书要做到九段才算成功
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九段秘书之间的最大差别就在于:
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“九段秘书“不仅仅是针对秘书这个职 务,更重要的是每个人做事情的思维习惯, 而九段秘书的逻辑是结果管理;如果每个 人或者每个岗位都做好结果管理那么他就 是这个岗位的九段。
常规性的秘书
一段秘书的做法:
递资料——帮领导端茶倒水、发通知、传 递资料等简单的工作。
二段秘书的做法:
做提醒——递资料, 把领导每周、每天的工作
行程和时间安排好,按照每周、每天行程的时间表 提前提醒领导,比较重要的事项提前一天提醒、特 别重要的事项提前一周提醒领导并且协助领导做好 充分的准备。
三段秘书的做法:
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安全象只弓,不拉它就松,要想保安 全,常 把弓弦 绷。20.11.2414:44:2014:44Nov-2024-Nov-20
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重于泰山,轻于鸿毛。14:44:2014:44:2014:44Tuesday, November 24, 2020
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不可麻痹大意,要防微杜渐。20.11.2420.11.2414:44:2014:44:20November 24, 2020
六段秘书的做法:
帮汇总——递资料,排行程、做提醒,审资
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七段秘书的做法:
追措施——递资料,排行程、做提醒,审资料,
汇下属工作,分析下属工作结果、给出自己的建议, 汇总领导的工作结果及工作计划的初步安排,并且 把领导修改完成的工作计划下发给下属,重要事项 还要求责任人提交完成目标计划的行动措施并及时 提交给领导。
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加强自身建设,增强个人的休养。2020年11月24日 下午2时 44分20.11.2420.11.24
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追求卓越,让自己更好,向上而生。2020年11月24日星期 二下午2时44分 20秒14:44:2020.11.24
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严格把控质量关,让生产更加有保障 。2020年11月 下午2时 44分20.11.2414:44November 24, 2020
秘书要做到九段才算成功
结果定义改变员工行为,基于客户价值的结果定义是执行的起点。
结果意识强化
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踏实,奋斗,坚持,专业,努力成就 未来。20.11.2420.11.24Tues day, November 24, 2020
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弄虚作假要不得,踏实肯干第一名。14:44:2014:44:2014:4411/24/2020 2:44:20 PM
--李嘉诚原秘书洪小莲
一个优秀的秘书需要具备:
为什么做秘书比如何做好秘书更重要!
➢有追求 ➢负责任 ➢重视细节……
但是, 一个优秀的秘书最需要具备:
结果思维
九段秘书
案例:开会
老总安排秘书通知销售经理参加紧急 会议,秘书打电话挨个做了通知,但开会 时几个重点区域的销售经理没有来,于是 问秘书,秘书说:我打电话通知他们了, 不知道为什么没来?最后一查才知道,有 的销售经理临时出差了,有的把开会的 事情忘了……
八段秘书的做法:
追结果——递资料,排行程、做提醒,审资料,
汇下属工作,分析下属工作结果、给出自己的建议, 汇总领导的工作结果、工作计划的初步安排,下发 领导的工作计划、追踪措施、及时汇报,并且每天、 每周、每月根据行动措施中的关键节点追踪阶段性 结果及时汇报给领导。
九段秘书的做法:
做流程——把上述过程做成标准化的 “秘书”工作流程,让任何一个没有做过 秘书的都可以根据这个流程,把工作的结 果做到九段。
七段秘书的做法:
定责任——发通知,落实到人,会前通知,也
测试了设备,了解会议性质?提供相关会议资料,做 好会议记录,整理好记录并把记录发给相关人员,将 会议上确定的各项任务,一对一地落实到相关责任人, 然后经当事人确认后,形成书面备忘录,交给领导与 当事人一人一份。
八段秘书的做法:
追结果——发通知,落实到人,会前通知,也
九段秘书培训讲解
您是否有过类似的经历?
• 秘书总会说:我忘记了! • 秘书总会说:我通知了! • 秘书总会说:我不知道! • 秘书总会说:我不会做! • 秘书总是很忙,可总是提供不了你要的结果! • 秘书本想帮你分担一些事情,谁知她更多问题来问你,最后
领导变成了秘书的助理! • 秘书换了很多,却没有一个让你满意……
五段秘书的做法:
细准备——发通知,落实到人,会前பைடு நூலகம்知,
测试设备,还先了解这个会议的主题和性质是什么? 领导的议题是什么?然后给参会者发去过去与这个 议题相关的资料,供他们参考。
六段秘书的做法:
做记录——发通知,落实到人,会前通
知,测试设备,了解会议性质?提供相关会 议资料,还应该在会议过程中详细做好会议 记录(在得到允许的情况下,做一个录音备 份),整理好会议记录并把记录发给相关人 员。
• 秘书对于我的工作而言,有时不亚于一位副 总裁的重要性!因为他的存在,才使我专注于 思考和决策。有人说我事半功倍,那么至少 一半是我的秘书的贡献。
• 在GE工作的20年时间里,因为我有位优秀 的秘书最少为我节约了一万多个小时。
——全球第一CEO杰克.韦尔奇
•年薪1200万的“打工皇后”,和黄集团总经 理洪小莲说:“我之所以有今天的成就是因 为我有过18年的秘书工作的经历”。
在会前30分钟提醒参会者,确定有没有变动,对 临时有急事不能参加会议的人,立即汇报给领导 知悉缺席会议者的情况,也给领导确定缺席者是 否必须参加会议留下时间。
四段秘书的做法:
勤准备——发通知,落实到人,会前通知
后,再测试会议上使用的投影仪、电脑、麦克等 工具是否工作正常,并在会议室门上贴上小条: 此会议室明天几点到几点有会议。
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重规矩,严要求,少危险。2020年11月24日 星期二2时44分 20秒14:44:2024 November 2020
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好的事情马上就会到来,一切都是最 好的安 排。下 午2时44分20秒 下午2时44分14:44:2020.11.24
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每天都是美好的一天,新的一天开启 。20.11.2420.11.2414:4414:44:2014:44:20Nov-20
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务实,奋斗,成就,成功。2020年11月24日 星期二2时44分 20秒T uesday, November 24, 2020
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抓住每一次机会不能轻易流失,这样 我们才 能真正 强大。20.11.242020年 11月24日星期 二2时44分20秒20.11.24
谢谢大家!
测试了设备,了解会议性质?提供相关资料,做好会 议记录,整理记录、下发记录,确定任务,一对一落 实,当事人确认后、形成书面备忘录,交给领导与当 事人一人一份,并每天或每周跟踪各项任务的实际完 成情况,并及时汇报领导。
九段秘书的做法:
做流程——把上述过程做成标准化
的“会议”流程,让任何一个没有做过的 秘书都可以根据这个流程,把会议服务的 结果做到九段,形成不依赖于任何人的会 议服务体系!