加强电子档案管理特色亮点材料汇报

加强电子档案管理特色亮点材料汇报随着信息技术的发展和档案信息化建设的不断深入，电子文件逐步替代纸质文件成为重要的信息资源。然而，电子文件本身具有易更改性，并面临着载体损坏、系统升级等问题，如不及时正确应对，将造成电子文件以不可逆转方式消失的后果。具有永久保存价值的电子文件作为社会记忆和人类核心战略资源，必须被长期保存。

X市档案馆在电子档案长期保存过程中面临的挑战主要包括：电子文件管理缺少法律法规保障；电子文件存储载体脆弱，容易受高温、高湿、灰尘、电磁干扰等环境的影响，从而造成信息丢失；软硬件技术更新和设备老化容易造成电子文件不可读取；火灾、雷电、计算机病毒、黑客攻击等因素带来的信息安全问题;标准化建设相对落后，为异构数据平台的数据共享和数据交换埋下了隐患；电子文件凭证性保障问题；电子文件类型多样性导致的难以管理问题等。

近年来，X市制发了《X市电子文件归档与电子档案管理办法》，起草了《X市电子档案移交与接收办法》《X市档案馆档案数字资源管理办法》《X市档案馆目录数据库规范》《X市电子档案元数据规范》等文件。这X个文件相互衔接，从电子文件归档、电子档案移交接收、电子档案在档案馆内部的管理X个环节入手，对业务流程、电子文件的存储格式和元数据结构进行规范，并明晰了档案室与档案馆以及档案馆各处室在电子档案长期保存中的职责，形成完整的管理链

条。

其中，在选择电子文件长期保存的格式时，我们为文书类、照片类、录音类、录像类等常用电子文件类型选择了适于长期保存的几种文档格式，以保证电子文件的真实性和长期可用性。在元数据结构定义方面，我们要求在电子文件管理的各个阶段，有关元数据应得到正确、原始、安全的记录和保存，以证明电子文件的真实性和凭证价值，确保电子文件的长期保存，方便电子文件的查询和利用。在职责定义方面，我们规定电子文件形成者、管理者、长期保存者及信息技术部门等相关参与者要积极主动承担相应的责任。

目前，“双套制”保存的方式已不适合电子文件特殊性要求，且增加了管理成本，降低了工作效率。X市通过政策规定和X数字档案馆系统建设应用的方式推行电子文件“单套制”形成与流转，从而保证电子文件的完整、可靠和可信，使之成为机构业务活动的原始凭证和信息时代传承历史文化的主流载体，为将来推动“单套制”运行营造良好环境。

我们成立了数字资源管理处，专职负责X市档案馆档案数字资源存储、共享等相关制度标准的制定，开展档案数字资源的长期保存、数据挖掘和共享利用工作，进一步理顺了职责定位，减少了职能交叉，提高了工作效率和科学化水平。下一步准备成立X市档案馆档案数字资源管理领导小组，主要负责X市档案馆档案数字资源管理工作的领导决策、统筹协调、整体推进。

电子文件的长期保存需要一支由专业、管理和技术等方面人员组成的复合型管理团队。X市积极开展档案信息化方面的培训，提升档案部门从业人员的计算机知识和电子档案管理业务水平；支持和鼓励人员参与课题研究；实施档案人才“X”工程，在档案信息化建设等X个专业领域选拔人才，建立X市档案专业人才库；尊重人才成长规律，以事业汇集人才、以实践造就人才、以机制激励人才，努力打造一支结构合理、勇于创新的人才队伍。

X市档案馆综合多项措施，对电子档案长期保存的软硬件基础环境进行规划和建设。机房建设方面，符合《电子信息系统机房设计规范》B级机房标准，为电子档案保管创造良好的载体保护环境。在网络层面，进行了分网管理，根据业务需要将系统、数据分别部署在因特网、政务外网和专网，并全部部署了防火墙、防病毒、漏洞扫描、安全审计等各类安全设施，确保网络安全。存储方面，整合各类档案数字资源，形成统一的云存储管理平台。在应用层面，采用了系统管理员、安全管理员和安全审计员“三员分立”的权限管理机制，确保权限安全。在安全保障方面，达到信息系统等级保护X级要求。

信息安全是档案工作的生命线，备份工作又是信息安全的最后一道关卡。X市档案馆目前已建立起异质备份和数字资源多套多地备份相结合的档案备份策略。其中，异质备份包括两个方面，一是传统纸质档案和模拟音视频档案的数字