秘书的角色定位与岗位职责

秘书的角色定位与岗位职责

下面分两个部分讲。

一、秘书的角色定位

“角色”本是戏剧中的名词，指演员扮演的剧中人物。后来这一概念被引入社会学，发展成为社会学的基本理论之一。秘书角色是一种社会角色,它是因领导的工作需要而存在的,是为学校各级领导服务、为学校工作服务的。作为秘书，首先要了解自身的角色，给自己作个定位。秘书主要有以下四种角色。

(一)参谋角色。秘书是处于决策层次的非决策者，参与政务但不处理政务。参谋角色实质上是为领导党务、政务决策进行建言献策，提供参考。秘书的参谋作用可以体现在领导决策的形成过程中,如搜集信息、提供可靠数据，深入调查研究、了解师生想法，充分讨论酝酿、提出预选方案等，也可以体现在决策贯彻实施过程中,如督促检查、信息反馈、成效评估等。

(二) 助理角色。助理角色是秘书角色中最核心的角色。协助领导高效完成各种事务,是秘书最日常最基础的工作。在领导的管理过程中,会产生大量繁杂的具体事务性工作,领导又不可能事必躬亲,必然需要秘书协助处理和解决。如公文、会务、信息、督查、印章、统计、采购、指令及文件传达、车辆安排、来宾接待、学生及家长接待等常规事务的管理,可以为领导节省不少时间和精力。

(三) 服务角色。秘书主要是服务领导，同时还必须服务广大师生,力求实现领导满意、基层满意、师生满意。服务的内容主要有:领导办公环境的整洁,及时维护、更新办公设备,传递上级来文供领导阅示,协助部门承办各种会议,呈送请示和报告请相关领导批示,反映师生意见建议、帮助师生解决实际问题等。

(四) 外联角色。秘书应该学会理顺、改善和处理部门之间、人与人之间关系的关系。如:协调好本系部与上级单位、兄弟系部的关系,为本单位的发展创造良好的外部环境;协调好本单位内部各部门之间的关系,

为单位的稳定与和谐发展创造良好的内部环境。

基于以上秘书的角色，秘书必须树立以下几种意识:一是责任意识。办公室工

作无小事,一个电话、一个数字统计、一张票据、一个通知的失误,都可能造成恶劣影响,损害领导或系部、学校利益。同时,办公室工作临时性任务、突发性事件较多,时间紧,任务重,加班加点在所难免。这也要求秘书必须具有强烈的责任意识。二是服从意识。秘书的职责是辅助领导工作,秘书工作的目的就是使领导意图得到实现,使领导决策顺利实施。因此,服从领导指挥是第一位的,秘书应该成为领导决策的坚定执行者和维护者。我认为，在不违反原则的情况下，提倡工作上的绝对服从。当然，秘书也要独立思考,坚持原则。三是主动意识。秘书要充分发挥主观能动性,主动参与、主动服务,想领导之所想,急领导之所急，有义务建言献策,提出不同意见和更好的建议供领导参考。四是效率意识。作为秘书,必须具有强烈的时间观念和效率意识。面对大量繁琐事务时,必须进行统筹安排,学会处理好轻重缓急的关系。五是保密意识。保守各类机密是办公室工作本身的客观要求,也是秘书的神圣职责。一旦失密,就有可能产生严重后果。不该说的不说,不该问的不问,不该看的不看,不该记的不记。

二、秘书的岗位职责

(一)行政管理职责。

1、负责系部日常行政事务管理工作。

2、负责对系部行政人员考勤管理。

3、负责系部印章的使用管理，严格按照制度和程序办理系部签发用印手续。

4、建言献策。

(二)日常接待与对外联系。

1、负责系部领导日常工作日程的安排、记录与协调。

2、协助系部领导做好来访接待、领导接待、电话接待、传真接收、邮件接收等工作。

3、负责系部与学校其他部门处(室)及各系之间的联系及沟通工作。

(三)档案管理工作。

1、负责学校所有来文及通知的签收、登记、呈批、复印、分送、催办等。负责系部领导文、电管理，根据文、电内容和需要及时呈批和催办，并落实到具体相关执行人。

2、负责系部行政文件的制发及申报，编号、打印、校对、装订、分发及呈批工作。

3、协助系部领导做好行政方面的一般信函和文件材料的草拟与整理工作。秘书应该有一定的文字功底。

4、负责系部文件资料、原始数据的统计、保管、归档、立卷、交档和销毁及档案利用。注意积累文件，做到平时归卷。立卷归档要齐全完整、分类正确、移交及时。

(四)后勤管理工作。

1、负责系部办公会议会务工作，协助领导建立必要的工作档案(领导讲话的保管，重要批示的登记、重要活动的登记、会议记录等)。

2、协助领导收集、汇总系部工作计划、总结等文字材料的组织与协调工作。

3、负责催办上级文件要求事项、系部领导批示意见并将检查落实情况反馈。

4、负责管理和检查系部办公场所的使用和卫生清洁情况并作好记录。

5、负责行政办公用品的管理工作，根据办公使用情况和经费指标合理制定办公用品及办公设备消耗材料的采购种类和数量，督促有关人员及时分批合理采购，并负责入库保管和按教职工的实际需要合理发放。或向主管部门申报。

6、系部资产登记管理。

(五)其他工作。

1、协助系领导实施行政管理等方面的具体事务。

2、负责办理学生证明手续。

3、协助主管领导和宣传委员组织和编写系部简讯、新闻等。

4、完成系领导交办和系部相关职能部门布置的临时工作。

5、负责本系部的临时财务管理及报账工作。