信息化定义及现状

一、概况

企业信息化是指企业以业务流程的优化和重构为基础，在一定的深度和广度上利用计算机技术、网络技术和数据库技术，控制和集成化管理企业生产经营活动中的各种信息，实现企业内外部信息的共享和有效利用，以提高企业的经济效益和市场竞争力，这将涉及到对企业管理理念的创新，管理流程的优化，管理团队的重组和管理手段的创新。

如果从动态的角度来看，企业信息化就是企业应用信息技术及产品的过程，或者更确切地说，企业信息化是信息技术由局部到全局，由战术层次到战略层次向企业全面渗透，运用于流程管理、支持企业经营管理的过程。这个过程表明，信息技术在企业的应用，在空间上是一个由无到有、由点到面的过程；在时间上具有阶段性和渐进性；信息化的核心和本质是企业运用信息技术，进行隐含知识的挖掘和编码化，进行业务流程的管理。

目前我公司信息化应用建设刚刚起步，现在建立了文件服务器，部门重要文档存储有了一定的保障，也方便了部门与部门间文件流通。公司拥有集团公司推行的ERP系统，目前应用不是很多。ERP是企业资源计划的简称，ERP是针对物资资源管理（物流）、人力资源管理（人流）、财务资源管理（财流）、信息资源管理（信息流）集成一体化的企业管理软件。我公司是EPC总承包型企业，不包含生产供应链等信息，因此ERP系统对公司管理不是很实用。EPC承包企业拥有以下几个特点：一个工程、采购和建造（EPC)项目通常是一个满足客户需求的交钥匙设施和工厂；EPC行业覆盖业务拓展、勘查、概算、概念设计、详细设计、采购、建造、启动、维护和服务的完整过程；EPC 项目常由不同的承包商在不同的地方来设计和采购。由于公司性质的不同，造成了信息化管理方式

不同，在总承包施工企业存在的普遍问题包括以下几点１、工程项目管理的实现手段落后2、企业的标准化、规范化管理与项目管理整合存在严重困难3、工程企业对项目的约束能力弱，对项目的监控和协调难度较大４、工程集团和分子公司以及项目参见方之间的业务流程无法互动，沟通效率低5、工程项目管理中对成本控制非常滞后，经常出现超支、超审现象。这些现象也正是现在困扰我们的。

目前我公司员工间沟通还是以QQ和邮件为主，商务往来仅有邮件是不够的，这样邮件多了就可能会遗漏一些事情，事务的整体推行就会得到延误，并且有时候目的不明确的邮件让人无从下手，容易出现扯皮的现象。并且事务的计划性不够强，这是对工作没有足够的预见性，容易出现很多突发状况，让人难于应对。并且公司管理层对员工工作职能的管控不是很清楚，没有一个良好的手段来监督工作。

二、实例介绍

针对施工企业的信息化管理软件也应运而生。下面是一个比较有代表性的建筑施工型企业管理软件（和谐万维建筑工程项目管理软件）的功能介绍，系统包括以下几个模块。

系统管理：包含各类基础性设置，如组织架构定义，流程定义，项目分类、合同分类等，以及各类资源档案的创建，角色和操作人员的创建、权限的分配等。

项目管理：包含项目的创建及审批，创建项目时除填写相关信息外，还可以上传相关文档。

任务管理：项目创建并通过审批后，就可以进行任务分配了，同一个任务可以分配给一个人或多个人。分配任务时须指定任务计划开始和结束日期。任务可以是小时，可以是工作日，每个任务的单位可以不一样，如工时、百分比、个、

件等。任务分配时，任务接收人员可以选择接受，也可以输入理由后选择拒绝，提醒管理者重新进行任务分配。任务接收人对于接收的任务，还可以进行下级的任务分配。

进度管理：任务分配结束后，管理者很希望能及时了解到每个任务的进度，对于和谐万维建筑施工管理软件而言，这个需求很方便的就可以实现，管理者可以很直观的了解到所有项目、某个项目、某个任务的进度信息。当然，要看到这些信息，需要任务的执行者进行报量（汇报进度）工作，当任务完成或部分完成时，任务执行者可以通过软件进行报量，报量单会根据预先在建筑工程管理软件中的设置，启动审批流，向相关人员发出审批的消息。当然，也可以不设置任务报量的审批，只要报量就刷新进度。

资源管理：通过和谐万维建筑工程项目管理软件的资源管理，可以很方便的了解到每个相关人员目前的任务情况，如有多少未完成的任务，有多少新任务，有哪些延期未完成的任务，哪个时间段有空闲等，方便管理者更好的安排工作。

文档管理：项目开展过程中的各类Word、Excel、Pdf及图片等文档，都可以按照项目的关系，分门别类的进行归档，并执行相应的文档授权管理。

问题管理：在和谐万维建筑工程项目管理软件中，可以很好的进行问题的相关管理，包含问题发布、问题回答、问题统计与查询等。可以利用软件的协同功能，将问题在最短时间内进行解决，并将处理后的精彩问题答案转化为公司的知识管理。

物资管理：包含物资有关的采购订单、采购收退货、各种领用、盘点等管理。

客户管理：有些工程公司，除了服务于老客户外，还在不断的开发新客户，

如果你有这方面的需求，软件也可以帮你实现，从线索到方案、报价、跟进纪录、投标等客户跟进过程全部进行管理，以提高潜在客户的成功率。

质量管理：在建筑工程管理软件中，可以进行质量有关的管理，可以先将质量有关的文档上传，相关人员在工作时可以依照相关标准进行，工程结束后还可以对进行质量评估检验，并将评估结果在系统中进行记录和考核。

合同管理：包含合同的创建、审批、调整、结案、往来款等，合同与项目也可以建立关联，方便后期按项目、按合同进行统计分析。

行政办公：基本包含了目前市场上行政办公常见的主要功能，如公文收发、通知、日程、工作计划、工作日志、通讯簿、BBS、会议管理、固定资产、车辆管理等。

人力资源：包含人员档案、培训管理、病事假管理、电脑考勤、绩效考评、薪资计算、出差外出以及相关报表。

财务管理：包含各种费用预算编制及费用报帐、应收款、应付款、成本核算的管理与相应财务分析。

领导查询：包含与项目、客户、合同、财务等有关的综合性分析。

现在大部分软件都实现了模块化应用，我们公司可以按照现在需求选择对应模块进行使用。目前许多公司都是有简单的OA系统，主要对行政办公、财务管理等方面进行管理。通过软件可以对办事流程进行管控，可以轻易查询到事务进展，对业务的整体管控比较方便。通过系统可以让公司管理流程化，办事规范化。事务走向按照规定好的流程，这样工作不会找不到人，也不会混乱。并且可以规定每个工作节点所花费的时间，督促大家及时有效的完成任务。通过工作任务与计划管理可以有效的提高员工工作规范，确保有事可做，有据可查。