文控中心文件管理流程

Y Y N
审查
流程
N Y 批准
文件借阅流程
职能单位
Baidu Nhomakorabea
相关说明
相关人员
填写《文件借阅申 请单》
文件所在部 门负责人
文控中心
相关人员填写《文 件借阅登记表》
文控中心
登记归还日期 到期不归还，强制 回收
按时归还并登记
使用表单 《文件借阅申请
单》
《文件借阅登记 表》
《文件借阅登记 表》
填写文件借阅登记表
填写借阅申请单
单》
清单》
文控中心
需要分发需进行编 号、审批；无需分 好，做好存档即 可；
部门负责人 管理者代表
文控中心
填写《文件回收发 《文件回收
放台账》
发放台账》
盖章、分发并做记录
N Y 批准
文控中心确认是否需要分发 发到文控中心存档 外来文件接受
分发
文件编制 审查
盖受控章
核准 记录
文件变更流程
流程
职能 单位
相关 部门
文控 中心
各部 门负 责人
相关 部门
相关说明 使用表单
填写《文 件更改申 请单》
确认变更 及相关文 件处理方 式
更改内容 可操作 性、规范 性的审查
《文件更 改申请单》
更改内容
各部 门负 责人
可操作 性、技术 性及规范 性的审查
管理 者代 表
文件授权 性的核准
文控 中心
文控 中心
将文件登 记在《文 件控制台 账》
《文件控制 台账》
文控 中心
依文件分 发范围分 发接收人 并回收旧 版本，需 签字确认
《文件回收 发放台账》
Y Y N
记录 核准 盖受控章 N 文件修订 Y 文控中心确认 填写更改文件申请单
审批 N
回收旧版,分发新版
流程
N Y Y N
文件编制流程
职能单位
相关说明
相关部门
编制好后先发到 相关部门 文控中心确认格
式
各部门负 责人
文件可操作性、 技术性及规范性 的审查
管理者代 文件授权性的核
表
准
文控中心
将文件登记在 文控中心 《文件控制台
账》
文控中心
依文件分发范围 分发接收人签字
申请编号
使用表单
《文件控制台账》 《文件回收发放台 账》
文件丢失/破损控制流程
丢失：
流程
职能单位
相关说明
使用表单
相关人员
填写《文件领 《文件领用申
用申请表》
请表》
文件所在部门 负责人
文控中心
填写《文件回 《文件回收发 收发放台账》 放台账》
分配新的发放号并做记录 表
N Y 批准
填写文件领用申请表
破损： 使用过程中损坏的文件，文件使用部门可用损坏
的旧文件到文控中心换取新文件。
注：以旧换新的文件，新文件的分发编号和旧文件的分发编号相同。在 发放新文件的同时，应将旧文件销毁。
外来文件控制流程
流程
职能单位
相关说明
使用表单
相关人员
外来文件应包括客 户提供的图纸/规 格/国及国家/际标 准、行业标准、客 户和供应商提供的 文件（说明书，测 试报告）等
文件中心
填写《外来文件清 《外来文件