董事会办公室职能说明书

董事会办公室职能说明书

部门名称:董事会办公室

上级部门:董事会

分管领导:董事长

下属部门:无

岗位设置:董事会办公室主任(兼董事会秘书)、董事会办公室副主任、董秘助理、部门秘书人员编制:4

业务范围(职能简述):负责公司董事会、监事会、股东大会的召开安排与材料准备;负责公司作为上市公司与监管部门的联系;负责对外信息披露工作;做好投资者关系管理;办理股份公司工商事务。

部门使命:协助完善企业法人治理结构,保障公司信息披露的及时准确,树立公司在投资人中良好的形象。

本部门业务职能:

1、定期组织召开三会

1、1按照公司章程、证监会、交易所有关规则规定,定期召开董事会、监事会、股东大

会。

1、2 根据有关法规规定,制定三会召开细则,具体详见各细则;

1、3 发布三会召开通知,通知到应与会人员;

1、4 收集、整理、编写各项议案;

1、5 负责各项会务;

1、6 负责各项资料的整理与保管;

1、7 负责会后信息披露事项。

2、协助做好监管部门的联系

2、1 中国证监会及其派属机构浙江证监局、上海证券交易所就是公司作为上市公司的

上级监管部门,与以上监管机构保持联系;

2、2 及时将年报、季报及临时重大事项向监管机构汇报;

2、3 参加监管机构组织的各项培训及会议,完成监管机构布置的调查、数据报送等任

务;

2、4 负责监管机构的巡检、专项督察、稽查等的材料组织、整理与接待等。

3、信息披露职责

3、1 根据上市公司的有关规定,履行法定信息披露义务;

3、2 详见《公司信息披露管理制度》。

4、投资者关系管理职责

4、1 接听投资者来电,做好投资者来访接待等基础工作,定期下载投资者信息,定期做投

资者咨询分析与构成分析;

4、2 根据需要,组织投资者恳谈会,帮助投资者进一步了解公司;

4、3 与机构投资者建立长期的联系;

4、4 关注公司股票走势,定期作走势分析;

4、5 关注业内上市公司动向,定期下载相关公司的披露信息,向董事会成员通报。

4、6 根据监管机构的要求,做好其她投资者关系管理的工作。

5、办理工商事务

5、1 负责股份公司与一些子公司的除年检外的工商事务;

5、2 根据股东大会通过的变更、设立等内容,在一定期限内,办理工商变更等手续;

5、3 保持与省、市、区各级工商部门的联系;

5、4 接受公司各部门对公司工商事项的咨询,出具有关证明。

各部门通用职能:

一、计划职能。按照公司计划管理与三要素管理的要求推动各项工作,保证部门运转的

计划性与有序性。

二、管理制度贯彻职能。贯彻执行公司与上级部门的各项管理制度,同时根据需要制定

相应操作细则,保持本部门与公司方向的一致性。

三、协作职能。除本部门的常规职能外,接受上级的例外性指派任务,同时为相关部门的

工作提供充分协作。

四、公共关系职能。处理与本部门有关的外部公共关系,维护公司利益,树立公司良好形

象。

五、组织管理职能。根据部门使命与业务职能,设计与优化组织结构、岗位设置、工作

流程、责权利分配,保证并提升目标达成的效率与质量。

六、人事管理职能。本部门的人员规划、筛选、培训、安置、考核、激励、稳定工作。

七、行政保障职能。执行行政管理工作条例,为部门员工提供良好行政保障。

八、财务职能。执行财务管理工作条例,严格控制成本,保证资金的高效合理使用。

九、发展战略职能。根据公司整体发展战略,明确部门的长期使命与目标,并对目标实现

作出相应准备与安排。