办公室部门职责说明书

办公室部门职责说明书

一、基本资料：

部门名称办公室直接上级总经理

主要岗位主任、副主任、律师、秘书、信息管理员、保卫干事、后勤管理员、档案管理员、文员

管理权限协调各部门工作，行使公司日常行政管理权限。

部门职能负责公司综合管理、计划制定与协调、行政文书、信息管理、法律事务、企划公关、治安保卫、后勤保障等工作以及对子公司相关工作的检查、指导。

二、主要职责：

1、起草公司的规章制度、工作计划、工作总结。

2、负责公司会议决议督办、计划落实和任务完成情况检查等综合管理工作和部门之间关系协调。

3、负责公司信息系统建设和信息管理工作。

4、负责公司的公文处理、会务安排、档案管理、公关接待。

5、负责公司的后勤保障工作、安全保卫工作、房产管理工作。

6、负责公司法律事务工作。

7、负责公司的企划宣传工作。

8、参与子公司管理工作。

三、主要工作内容：

1、协助总经理室制定公司的年度工作计划、公司的基本规章制度和管理办法，编写工作总结，制定公司行政管理方面的各项规章制度和本部门内部的工作计划、管理制度，经总经理审批后组织实施。

2、及时与各部门沟通、协调，贯彻总经理室的指示，做好上下联系与沟通，做好各部门之间的综合协调，负责各项工作计划落实情况、任务完成情况的督办和检查。

3、建设、维护信息系统，保障信息系统的正常运行。

4、收集、整理、汇报公司的经营管理信息，并按照领导要求，对有关信息组织专项调查研究，为领导研究工作和决策提供综合信息资料，做好领导的参谋和助手。

5、起草公司行政管理方面的公文、撰写领导讲话稿，办理公司公文的打印、收发、登记、传阅、催办工作。

6、负责公司办公例会、生产经营工作会议以及各种专题会议的会务准备、资料准备，做好会议记录和整理会议纪要，必要时行文下发，并贯彻、检查会议精神的落实情况。

7、负责并指导公司各类公文、财务与技术档案等资料的收集、整理、归档、立卷管理以及销毁等工作。

8、组织公司重要活动，做好公司的接待工作，处理公司公共关系。

9、承办公司的企业形象设计和对外宣传工作。

10、负责公司行政印鉴的使用和管理。

11、负责公司办公通信设备的购置和维护，办公、劳保用品及礼品的采购和管理，负责各类标志、信笺的印制、管理。

12、负责公司相关法律事务的处理。

13、组织做好安全教育，落实公司内部治安保卫、消防安全工作。

14、做好机关固定资产、房屋产权管理工作。

15、协助总经理审定和完善子公司的章程；定期收集、整理子公司的经营管理信息，并及时向总经理报告；落实总经理办公会决议，并检查子公司决议执行情况。

16、编写公司《大事记》，编写《情况交流》等公司的内部刊物。

17、负责公司往来信件、邮件、包裹的收发、登记、传递、清退和机关订阅报刊审定工作。

18、做好行政信访接待工作。

19、做好公司机关的卫生、绿化、午餐供应等后勤保障工作，做好车辆使用管理工作。

20、搞好部门建设，不断改建内部管理工作，提高员工综合素质和部门工作绩效。

21、完成公司领导交给的其它任务。

四、主要工作要求：

1、工作计划、总结

1.1准确理解总经理对年度工作计划、工作总结编写的目标和要求，为制定年度工作计划、总结准备必要的资料供领导参考，根据领导的要求起草工作计划和总结，报总经理审阅修改后，行文实施。

1.2在每月第一个工作日，每季度首月的第三个工作日内，制定部门工作计划并检查落实情况。每年1月15日前，制定出本部门的年度工作计划，上报总经理，经审批后组织实施；工作计划的制定要及时、客观，要具有全面性、科学性和可操作性；按计划开展各项工作，要及时跟踪计划实施情况，发现问题立即处理；要根据实际工作需要及时修改工作计划，并做修改记录。工作计划要有落实、有小结，与考核挂钩。

2、制定制度

2.1全面了解公司的生产经营情况，根据公司总体管理要求，组织制定公司的基本规章制度和管理办法，经有关部门会签后，报领导审批，行文下发、组织实施并跟踪检查落实情况。及时反馈检查意见。

2.2制定并完善公司行政办公制度、文件收发制度、档案管理制度、办公用品管理制度、清洁卫生管理制度、安全保卫管理制度等行政管理方面的相关制度，经总经理审批后组织实施，并跟踪检查落实情况。

3、综合管理与协调

3.1保持与各部门之间的协调与沟通，及时了解各部门工作任务完成情况，并将有关情况和问题向总经理室汇报。

3.2协助总经理室处理部门工作中所反映的问题，针对要解决的问题进行深入的调查、了解和跟踪，与相关部门或人员交流、协商，必要时组织召开协调会，寻求最佳解决方案，对于超出职能范围的情况，如实向总经理汇报，并提出参考意见请总经理室裁定。

4、信息管理

4.1制定公司的信息管理制度，规范计算机系统应用行为，明确公司信息管理的分工、信息处理的程序、信息存储和使用的要求，经总经理室审批后组织实施。

4.2提出公司信息化建设方案，制定部门和全公司信息投资预算方案、信息设备采购方案，报总经理批准后组织实施。

4.3调查、了解计算机软、硬件的性能和市场行情，收集相关供应商的资料，负责与供应商联系、洽谈，为领导做出引进先进信息技术的决策提供参考意见。

4.4每月对公司的电话、传真等信息设备和计算机应用系统进行一次全面的检查和维护；对计算机硬件设备进行维护、保养，对软件使用情况进行跟踪检查和维护、升级；对于各部门在计算机系统应用中反映的问题要立即解决处理，不拖延、推诿。

4.5及时检查计算机防病毒情况，做好防毒软件升级，在病毒爆发日前要提醒各部门注意防毒，做好防止黑客入侵的技术工作，确保公司计算机应用系统的安全性和计算机信息资料的保密性。

4.6组织计算机应用知识的培训，提高员工应用水平。

4.7收集、整理有关政策法规、行业信息等综合信息，及时掌握公司相关的经营、管理信息，每月向总经理室汇报一次；遇有重要信息，立即汇报。