行政文秘差旅安排应知应会6件

差旅安排
1 差旅安排事项
1．差旅事项管理
由于工作需要，领导经常会出差、旅行。

每次出行之前，文秘人员都要为其做好大量的准备工作。

首先，文秘人员应了解差旅包括的事项，具体内容如图6-22所示。

图6-22 差旅事项管理图
2．差旅事项说明
在安排差旅事项时，文秘人员应当对具体该安排的事项心中有数，有条不紊，各项事项具体应做的工作如表6-15所示。

差旅事项说明表
差旅事项说明
差旅计划制订年度、季度、月度差旅计划以及每次差旅的计划
差旅申请申请差旅，申请差旅费预支
差旅审批主管人、主管部门、分管副总等人对差旅事项及其方案进行审批，对差旅人的请假要求进行审批等
差旅计划
差旅申请
差旅审批
差旅登记
出境差旅管理
差旅准备
差旅费用预支
差旅费用报销
差旅事项管理
2 安排注意事项
安排好领导及企业员工的差旅，是行政文秘的一项重要工作。

在安排过程中，一定要细心谨慎，制定周密的出行计划，做好票务、酒店的预定工作，准备好携带物品，协调领导的工作与休息时间，安排领导走后的工作，不要让领导和相关员工带着疲惫和牵挂出差。

差旅安排的具体注意事项如图6-23所示。

1．制定出行计划
◎周详的旅行计划是领导顺利完成工作任务的重要前提
◎旅行计划主要考虑时间、地点、交通工具、携带文件、费用和具体安排事项
◎编写旅行计划书
2．预定票务
◎查看最新的时刻表，以防订不上票，多种渠道订票
◎根据出差人员的级别定制相应待遇的车票或机票
◎在旅行日程上注明其它交通工具的具体时间供灵活地换乘
3．食宿安排
◎据领导的个人喜好和习惯安排住宿
◎预定交通方便，环境安静整洁，费用经济的酒店
◎了解酒店食宿的条件设施，注意安全
4．携带物品
◎工作所需要的文件如谈判合同、协议书、产品资料和演讲稿等
◎旅途中所需的生活用品
◎各类证件
5．工作安排
◎要让领导在出差前对公司的事情作个安排
◎为领导做好出差准备
◎动身当天，要安排好送领导的车
图6-23 差旅安排的注意事项
3 酒店预订工作
1．酒店预订工作的内容
为了保证出差人员工作与生活的需要，酒店预订工作就显得尤为重要，这关系到出差人员的食宿问题，只有休息好才能更有效率的工作，预订酒店工作的具体内容如图6-24所示。

图6-24 预订酒店工作的具体内容
2．酒店预订的方法
预订酒店的方法有很多，文秘人员在预订酒店常用以下3种，具体如图6-25所示。

图6-25 酒店预订的方法
4 票务预订工作
1．预订票务
文秘人员在准备预订票务之前，先要明确领导的目的地，还要与领导商定选择出行的交通工具，预订票务。

票务预订的方式有很多，无论以何种方式订票，文秘人员都需要掌握如下信息，如图6-26所示。

地点选择
客房预订
根据领导要求预订酒店
预订所提供的信息，如住宿者姓名、抵达时间与退房时间及对房间的要求
工作方便、交通便利，环境整洁安静，费用经济 食宿配套、安全
预订酒店
1
◎ 旅行社预订，旅行签约的酒店相对固定，适用于旅游旺季酒店难以预订的情况，
此种方法需向旅行社支付一定手续费
2
◎ 网络预订，文秘人员直接上网预订，方便快捷
3
◎ 电话预订，领导确定某一酒店，文秘人员通过直接向该酒店预订
图6-26 文秘人员需掌握的票务预订信息
2．取票
文秘人员拿到所订票后，要仔细核对，看是否与订票时提出的要求有出入。

文秘人员需着重核对如下信息，如图6-27所示。

图6-27 取票后需要核对的信息
5 应急处理工作
1．紧急情况的预防措施
领导出差期间，公司可能会出现意想不到的事情，一旦出现紧急情况，文秘
◎ 了解出差的目的地，合适的启程时间、中途停留地、出发与到达时间 ◎ 掌握领导喜欢的交通工具的详细信息，希望的座位等级
◎ 是否需要往返交通服务，是否需要出租车 ◎ 希望住什么等级的宾馆和房间 ◎ 是否有特殊要求，如远程通讯设施
◎ 若领导改变出行计划，文秘人员要把未用过的票退回去并请求退款 ◎ 如果时间很紧，可以打电话取消预订，并发传真或邮寄一封确认信
取消预订
预订
1 到达的城市是否无误
2 出发时间是否符合预定要求
3 机票（车票）是否完整无缺
4
航班号或火车车次是否正确
5 机票（车票）是否与预订相符
6 飞机（火车）是否在预订的地点启程
信息 的 核对
人员应减少其带来的风险，使损失降到最低。

通常，文秘人员要做好以下6个方面的预防措施，具体如图6-28所示。

图6-28 紧急情况的预防措施
2．紧急情况的应对措施
紧急情况随时都可能发生，文秘人员应做好应对各种紧急情况的准备，对于不同的紧急情况的应对措施如表6-16所示。

表6-16 紧急情况的应对措施
紧急情况应对措施
差旅突然取
消文秘人员应及时预订返程的票务，并协助做好领导的工作安排变更
火灾1．立即拉响警报铃，文秘人员应区分火灾警报铃和威胁警报铃2．为保证安全，立即使用疏散程序
3．疏散人员时不能使用电梯，同时将门窗及防火门关闭，以减少火势蔓延
4．根据火情选择消防设备灭火
炸弹危胁1．立即拉响威胁警报铃，使用相应的疏散程序，保证安全2．疏散人员时，应打开门窗，减少碎玻璃飞溅的危险
3．根据情况用扫描设备检查险情
4．在可能的情况下，拿走自己的个人物品，以方便检查余下的2
◎确定事发后的责任人，对紧急情况进行处理
1
◎提前进行紧急情况模拟演练，测试紧急情况的处理程序是否合适3◎定期并对所有工作人员培训，了解发生紧急情况时如何处理
4
5◎明确各级管理人员在紧急情况下的任务和职责，情况一旦发生，各负其责
预防
措施
◎定期检查和更新设备，保证相关设备可以随时处理紧急情况
3．常规紧急情况处理
（1）所有紧急情况文秘人员都应如实报告和记录。

（2）根据紧急情况的性质，文秘人员要求填写“事件情况记录表”。

表6-17 事件情况记录表
填
表
人
：
日期： 年 月 日
（3）文秘人员应立即将事件报告给领导或安全主管，获取事件涉及人员的完整记录，同时保证采取相应措施消除隐患，以便处理有关赔偿的法律案件。

4．人身伤亡事故或自然灾害情况处理
如发生伤亡事故或自然灾害，则应用下列的表对事故情况作出记录。

（1）工伤情况报告表。

表6-18 工伤情况报告表
编号：
填表日期： 年 月 日
（2）突发灾害报告。

表6-19 突发灾害报告书
编号：填
6 差旅费用管理
1．差旅费控制的关键点
差旅费是公司员工因公出差期间所产生的交通费用、住宿费用和杂运费等各项费用。

差旅费控制的关键点如图6-29所示。

图6-29 差旅费控制的关键点
2．差旅费申请流程图
为了有效控制差旅费，差旅费的审请有严格的要求，每一次差旅费的申请都要遵循其申请流程，差旅费申请流程如图6-30所示。

单位总经理行政部财务部
出差员工
所在部门
出差员工
节点
A B C D E
关键点1强化对差旅事项的信息化管理，提高出差效率，降低出差频率
关键点2对费用指标实行月度分解，将费用指标下达到各个部门、各个员工
关键点3将差旅费报销标准细化到个人及部门，规范差旅费的使用情况
关键点4合理安排出差次数和人数，减少不必要的出差，节省差旅费
关键点5规范差旅费报销的审批程序，杜绝虚报、冒领差旅费情况的发生
关键点6对各部门需出差人员进行分类，排出时间表，合理安排工作进度和其他事项。