公司接待策划方案

关于银河电器公司来访的接待

策

划

书

文秘见习第二小组

二零一三年六月二十三日

目录|contents

一、接待准备 (3)

二、接待日程安排及人员 (5)

三、接待后期工作 (14)

四、经费预算 (14)

银河电器公司将于2013年8月6日上午在总经理王强的带领下一行7人来我公司进行为期3天的访问，主要是为加强进一步的了解。为了促进银河电器公司和我公司的进一步合作，树立良好公司形象，以及促进我公司又好又快的发展，公司各部门员工必须重视此次的接待工作，做好全方位的准备。为此特别精心安排与制定了本次商务接待方案。

★一、接待准备★

（一）接待信息：

1.接待对象：银河电器公司总经理一行7人

2.接待时间：2013年8月6日—8月8日

3.接待地点：接机地点—扬州泰州机场；

送机地点—南京禄口机场；

下榻酒店—京华大酒店

参观地点：（1）公司总部；（2）公司厂区

4.接待规格：对等接待

5.接待原则：热情友好；细致周到；礼仪适度

6.接待小组：接待部总负责，办公室、公关部、后勤部协同工作（人

员详情分配见附表1）

（二）接待前期准备：

1．信息收集。

a银河电器公司的基本信息，未来发展态势，及公司主要领导人对此次合作的意向态度；

b 银河电器公司来访人员基本情况（详情见附表2）；

c过去来访情况；

d 抵达时间和交通工具；

e来访期间天气状况；（负责部门：接待部）

2．询问对方意见，是否需要预定机票，若需要，根据所要求的时间和地点来定；（负责部门：办公室）

3．住宿安排。提前预定房间；（负责部门：接待部）

4．迎接车辆安排。七座商务车一辆，商务小轿车一辆，同时保证车辆清洁，安全性能良好，司机车辆听从主接待人员协调安排，统一调度；（负责部门：办公室）

5．公司迎宾。参观人员到达前5-10分钟，提醒相关人员做好迎宾工作；（负责部门：公关部）

6．拟定会议通知及会议议程，并下发至与会人员；（负责部门：办公室）

7．会场布置。准备会议室花卉、水果、茶水、音响设备、投影设备、领导席签、横幅、制作欢迎牌、指示牌、安排礼仪人员，安排摄影摄像等；（负责部门：办公室、后勤部）

8．资料准备。欢迎词，欢送词，公司宣传材料，会议洽谈资料；（负责部门：办公室）

9．事先联系好足艺服务，游览大运河和瘦西湖事宜。（负责部门：办公室、接待部）

附表：

2、来访人员详细信息及安排

★二、接待日程安排及人员★（一）日程安排表

（二）每日具体活动安排

8月6日

一、迎接来宾

时间：上午8:20

地点：扬州泰州机场

人员：徐副总经理，秘书，司机两名

准备工作：迎接牌一个，鲜花两束，七座商务车一辆，商务小轿车一辆。

注意事项：

1.副总经理和秘书及两名司机于八点半出发，在九点十分之前抵达扬州扬泰机场。接机时高举迎接牌，让来宾清楚看到，主动问候来宾后，帮来宾提拿携带行李，但注意不要拿来宾的贵重行李，如手提包等。

2.引导来宾上车，其中对方总经理和副总及我方徐副总乘坐小轿车，徐副总坐在副驾驶，后座右侧为对方总经理，左侧是对方副总。我方秘书及对方其余人乘坐七座商务车。

3.接待部派人提前在酒店等候，协助来宾办理入住手续。

4.将来宾送至京华大酒店，引至安排好的房间。我方人员不宜久留，让客人及时休息，消除疲劳。

二、午宴

时间：11:30---13：00

地点：京华大酒店一楼牡丹厅

出席人：总经理、徐副总、市场部经理、研发部经理、秘书；对方所有来宾。（12人）

宴席规格：2500元/桌

酒水：洋河蓝色经典天之蓝42度480ml （2瓶）

92张裕解百纳干红葡萄酒（2瓶）

注意事项：

1.秘书在午宴开始前，将拟好的菜单提前给对方秘书参考，争取合乎来宾的口味和习惯。在特色菜上，要多加介绍。午餐时间尽量不饮酒，以免耽误下午行程。

2.座次安排：主陪为总经理，副陪为徐副总经理。主陪右方为客户方总经理，左方为客户方副总经理，副陪右方为客户方市场部经理，右方为客户方研发部经理。其余人员按职务依次安排。

图1：

三、参观公司

时间：15:00---17:00

地点：光明公司总部

出席人：总经理，徐副总，公关部人员，秘书；对方所有来宾

流程：

1.14:30派车去酒店接来宾到我公司；

2.徐副总和公关部部长全程陪同，详细介绍公司各个部门以及工作流程。各个部门经理向来宾介绍该部门情况；

3.向来宾展示我公司历年来取得的荣誉。参观时，要注意双方合照留念；

4.参观完后，前往接待室休息。

注意事项：

公关部派人提前做好迎宾工作，放置“热烈欢迎银河电器公司领导莅临指导”戗牌。

时间：18:00—20:00

地点：京华大酒店5楼晚宴厅

主题：携手扬帆，共创未来---银河电器公司欢迎酒会

出席人：我方总经理，徐副总，秘书、各部门经理、公司优秀代表及摄影师一名；对方所有来宾。（共30人）

形式：冷餐会

宴席规格：200元/人

准备工作:

1.接待部人员提前半小时入场检查现场，欢迎横幅和海报，鲜花，气球、彩带，酒水，茶点（酒店负责准备）；

2.徐副总主持活动，我方总经理致欢迎辞，营造欢乐祥和的氛围。摄影师做好全程摄影工作。

四、饭后休闲

时间：20:20—21:30

地点：扬州陆琴脚艺

出席人：徐副总、市场部经理，研发部经理；对方所有来宾

费用：99元/人

8月7日