江淮公司存货业务岗位分工制度

江淮公司存货业务岗位分工制度

文件编号内控15-10

制度名称存货业务岗位分工制

度

监督部门监事会

执行部门存货管理、使用和财

会部门

1. 总则

1.1. 为了加强对公司存货的内部控制和管理，防范存货业务中的差错和舞弊，保护存货的安全、完整，提高存货运营效率，以及加强对成本核算的内部控制和管理，防范产品成本失真，提高成本管理水平，根据《中华人民共和国会计法》、《上海证券交易所上市公司内部控制指引》、《内部会计控制规范——存货（试行）》和《企业内部控制具体规范——存货》（征求意见稿）等法律法规，并结合公司的实际情况，制定本制度。

1.2. 释义

存货，是指企业在日常生产经营过程中持有以备出售，或者仍然处在生产过程，或者在生产或提供劳务过程中将消耗的材料或物料等，包括各类材料、商品、在产品、半成品、产成品等。

2. 存货管理的组织机构和职责

2.1. 股份公司财务部门的相关职责

（1）负责对供应分公司以及各供应部门、财务部门的存货管理监督检查；

（2）负责对库存物资的盘盈、盘亏以及残、次存货处置进行审核；

（3）负责各单位的成本核算；

（4）负责编制公司的设备、配件采购计划。

2.2. 设备租赁部相关职责

（1）负责设备及配件的入库验收以及不合格品的处置；

（2）负责库存设备及配件的保管、保养以及安全管理；

（3）负责库存设备及配件的发放工作；

（4）负责整理各种帐册、单据、报表、凭证等资料，定期与财务部门对帐；

（5）负责库存设备及配件的定期盘点工作。

2.3. 供应分公司相关职责

（1）负责材料的入库验收以及不合格品的处置；

（2）负责库存材料的保管、保养以及安全管理；

（3）负责库存材料的发放工作；

（4）负责整理各种帐册、单据、报表、凭证等资料，定期与财务部门对帐；

（5）负责库存材料的定期盘点工作。

2.4. 运销分公司相关职责

（1）负责制定发运计划；

（2）负责产品调运管理。

2.5. 各矿的供应部门相关职责

（1）负责自购材料、设备、配件入库验收和不合格品的处置；

（2）负责股份公司采购直接送达本单位的材料、设备、配件的入库验收和不合格品的处置；

（3）负责库存材料、设备及配件的保管、保养以及安全管理；

（4）负责库存材料、设备及配件的发放工作；

（5）负责整理各种帐册、单据、报表、凭证等资料，定期与财务部门对帐；

（6）负责库存材料、设备及配件的定期盘点工作。

2.6. 各产品仓储部门相关职责

（1）负责产品的入库验收；

（2）负责产品的仓储保管、安全管理；

（3）负责产品的装车；

（4）负责出入库产品的登记建帐，并定期与财务部门对账。

2.7. 存货管理岗位分工原则要求

（1）公司应当建立存货业务的岗位责任制，明确内部相关部门和岗位的职责、

权限，确保办理存货业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。

（2）存货业务的不相容岗位至少包括：

a 存货的请购与审批，审批与执行；

b存货的采购与验收、付款；

c 存货的保管与相关会计记录；

d 存货发出的申请与审批，申请与会计记录；

e 存货处置的申请与审批，申请与会计记录。

（3）公司应当配备合格的人员办理存货业务。办理存货业务的人员应当具备良好的业务知识和职业道德，遵纪守法，客观公正。公司要定期对员工进行相关的政策、法律及业务培训，不断提高他们的业务素质和职业道德水平。

（4）公司内部除存货管理部门及仓储人员外，其余部门和人员接触存货时，应由相关部门特别授权。如存货是贵重物品、危险品或需保密的物品，应当规定更严格的接触限制条件，必要时，存货管理部门内部也应当执行授权接触。

3. 授权审批规定

公司应建立存货管理的授权审批制度。存货管理的相关部门与经办人员应严格履行授权审批程序，审批人应严格遵守审批权限，不得超越权限审批。经办人应当在职责范围内，按照审批人的批准意见办理存货业务。对于审批人超越授权范围审批的存货管理业务，经办人员有权拒绝办理，并及时向审批人的上级授权部门报告。

4. 存货管理内控程序

4.1. 仓储部门负责验收的人员对物资进行验收，验收合格后出具验收报告单，办理入库登记手续并登记入帐。如验收不合格则报告采购部门协调处理。

4.2. 仓库保管人员对库存物资进行保管、保养，并定期盘点。

4.3. 需用单位领用物资需要填写领用单，经过审批后到仓库领取。

4.4. 仓储部门在认真核对领用手续后，按照物资发放原则给予领用单位所需物资。

4.5. 如果存货发生损坏、灭失、变质和长期积压等情况，保管人员应及时上报。

4.6. 根据审批权限规定，相关领导对存货处置进行审批。

5. 存货取得、验收与入库内控要求

5.1. 所有外购物资必须是有计划凭合同采购，入库依据材料采购计划、订货合同、到货情况的通知和随货所附的有关资料或凭证进行验收。

5.2. 接受投资者投入的存货，其实有价值和质量状况应当经过中介机构评估和检查，并与筹资合同或协议的约定相一致。

5.3. 取得的存货为对方单位抵顶债务的，该类存货的取得应经过公司采购部门、质检部门、财务部门和管理层审核批准，对大额抵债应经过董事会审核批准，其实有价值和质量状况应当符合双方的有关协议。

5.4. 材料、设备及配件的入库验收按照《采购与付款管理制度》相关规定执行。

5.5. 产品入库验收

（1）产品入库要严格执行过衡制度，保证计量准确率。

（2）产品要严格分级仓储。

（3）建立入库产品的登记帐制度。

5.6. 财务部门按照公司会计制度的规定，根据入库单、验收证明及发票对验收合格的存货及时办理入账手续，正确登记入库存货的数量与金额。对月末货物已到、发票未到的存货，采购部门应统计采购数量，提供采购合同及运输单证等采购信息交财务部门进行材料暂估入账，财务部门根据采购合同单价或其他合理的不含税价格暂估材料成本入帐。

5.7. 公司仓库设置实物明细账，详细登记经验收合格入库的存货的类别、编号、名称、规格、型号、计量单位、数量、单价等内容，并定期与公司财务部核对。对代管、代销、暂存、受托加工的存货，应单独记录，避免与公司自有存货相混淆。

6. 仓储与保管内控要求

6.1. 材料、设备及配件仓储与保管内控要求

6.1.1. 公司的仓储物资保管严格按照《材料仓库管理办法》《设备、配件仓储管理办法》的相关规定执行。

6.1.2. 材料入库保管，要根据材料的物理、化学、工艺性质以及材料之间的可容性、防火安全要求等，分区分类分库房存放。

6.1.3. 存货储存遵循防火、防水、防压的原则，库内存货应定点、定位、定量,严格执行“5S”管理，查出变质物资应及时报告并处