公文写作步骤(PPT52页)

二、如何确定文章的正式程度
2、正式程度的表现 商务文书的正式程度表现在三个方面: (1)形式 形式是指商务文书采用的媒介形式，如电子邮件、书信或 便签等。媒介形式可以决定商务文书的体裁、格式以及称谓的 具体内容。按照正式程度划分，宣传册、政府公文、带抬头的 信件、请柬以及行文正式的电子邮件附件都是正式的商务文书， 会给目标读者受到重视的感觉；一般的电子邮件和便签则属于 非正式的商务文书。
二、如何确定文章的正式程度
2、正式程度的表现 商务文书的正式程度表现在三个方面: (2)称谓 称谓就是指对目标读者的称呼。 (3)语气 语气是指在撰写商务文书的过程中采取的口气，有 轻松愉快和凝重严肃之分。
二、如何确定文章的正式程度
3、案例分析（1）：
如果你是总经理的秘书
总经理要组织各部门秘书共进午餐来沟通感情，总
二、如何确定文章的正式程度
1、判断依据：正式指数 判断商务文书的正式程度，可以依据正式指数。 正式指数主要由三个问题来确定：
撰写者本身是否了解目标读者？ 目标读者的地位比撰写者低吗？ 商务文书的内容是好消息吗？
二、如何确定文章的正式程度
1、判断依据：正式指数 商务文书的撰写者需要就这三个问题的实际情况，在 1—10分之间予以打分。 例如，特别了解目标读者的为10份，比较了解的为7 分，不了解的或者很不了解的为1-3分；给下属写文书为10 分，给平级写为5分，给上级写为1分；内容为好消息的为 10分，坏消息的为1分。 三个问题的得分之和越低，商务文书越正式。
经理要求你发一封邮件给所有秘书，
分析一下这个邮件的正式程度：
你跟对方熟悉吗？
8-10
对方的地位比你低吗？ 9-10
传递的是好消息吗？
10
二、如何确定文章的正式程度
3、案例分析（1）： 如果你是总经理的秘书 总经理要组织各部门秘书共进午餐来沟通感情，总经理 要求你发一封邮件给所有秘书， 分析一下这个邮件的正式程度： 答案应该是26-30分 目标是让这些秘书都能参加， 采用媒介为，电子邮件 口吻语气：比较轻快，不必非常正式
一、如何制定正确的行动目标
2、避免误区的案例 要想写好这个商务文书，总经理秘书需要把被动目 标转化为主动目标。总经理秘书在乎“所有秘书都按时参 加会议”这件事情，原因是总经理的交代，如果秘书没有 到齐，就意味着自己组织工作失败。 换言之，总经理秘书希望在总经理面前表现良好， 就需要确保会议顺利组织成功，而组织成功的标志之一就 是人员到齐，所以总经理秘书需要其他秘书给一个能否与 会的确认回复，这就成功地把被动目标转化为主动目标。
二、如何确定文章的正式程度
3、案例分析（2）：
普通员工，写给行政部经理的投诉。
分析正式程度：
你跟对方熟悉吗？
不熟悉
对方的地位比你低吗？ 不低
传递的是好消息吗？
投诉
因此，在写的时候，要注意措辞，要求写的内容好很正
式、用词讲究，但并不是Biblioteka Baidu求写特别严厉指责类型的词汇。
三、如何确定文章的总体风格
1、把握依据：游说 矩阵
一、如何制定正确的行动目标
撰写商务文书的行动目标是希望该文书的对象收到文书 后采取什么行动。
1、制定目标的误区 在撰写商务文书时，考虑的行动主体是收取商务文书的 一方。因此，撰写商务文书时撰写者的意愿是“被动目标”， 目标读者的实际行动才是 “主动目标” 。很多人撰写商务文 书时往往陷入一个误区——把自己的被动目标当作主动目标， 也就是只关注自己的主观想法或需要完成的工作任务，而忽 略接收文书方的感受。
一、如何制定正确的行动目标
2、避免误区的案例 以一个总经理组织召开公司全体秘书会议的邮 件为例。 某公司总经理让他的秘书准备组织全公司秘书 开会，要求秘书在确定时间和地点之后，发一封邮 件告知所有秘书。
一、如何制定正确的行动目标
2、避免误区的案例 这封邮件就是一个商务文书。 在撰写邮件的过程中，总经理秘书的行动目标 是“让所有秘书都参加会议”，因此邮件中仅仅明 确会议的时间和地点还不够，这样不能确保所有秘 书都按照要求参加会议，而应该进一步要求所有秘 书在会议前一个星期确认是否参加会议。
一、如何制定正确的行动目标
1、制定目标的误区 认识到这个误区的存在，就要想办法将被动目标转变 为主动目标。 这就需要思考一个问题：作为商务文书的撰写者，我 们在乎什么？换言之，我们从撰写商务文书、正确传递信息、 获得对方行动响应的过程中，能够收获什么？ 只有使撰写者在乎的内容与希望对方采取的行动保持 一致，才能有效地把被动目标转化为主动目标。
这两方面的因素共同 决定了商务文书的总体风
三、如何确定文章的总体风格
1、把握依据：游说矩阵 由图可以看到，商务文 书的总体风格可以分为四种类 型： 第一象限是简单型，特 点是撰写者与目标读者立场一 致，并且资源充足、不存在障 碍；
公文写作步骤
小测试
判断题 撰写商务文书的第一步是确定文章的整体风格。 这种说法：
A、正确 B、错误 参考答案：错误
小测试
判断题 撰写商务文书时不仅要照顾撰写者的意图，更 要考虑读者的实际行动。此种说法：
A、正确 B、错误 参考答案：正确
小测试
判断题 商务文书撰写者越了解目标读者，撰写的商务 文书就应该越正式。此种说法：
A、正确 B、错误 参考答案：错误
小测试
判断题 宣传册、电子邮件、便签都属于非正式的商务文 书，此种说法：
A、正确 B、错误 参考答案：错误
小测试
判断题 列大纲既费时又费力，而且不能表现在正文中， 所以在撰写商务文书时没有必要做。此种说法：
A、正确 B、错误 参考答案：错误
公文写作步骤
一、制定行动目标 二、确定文章正式程度 三、确定文章总体风格 四、确定文章层次结构 五、列出文章大纲 六、撰写文章初稿
把握商务文书的总体 风格时，可以依据游说矩 阵。
三、如何确定文章的总体风格
1、把握依据：游说 矩阵
如图所示，在游说助 阵中，纵坐标表示资源的 充足程度，即沟通内容是 否在目标读者的资源及能 力范围之内，是否强人所 难；
三、如何确定文章的总体风格
1、把握依据：游说 矩阵
横坐标代表商务文书 的撰写者与目标读者立场 的一致程度，即双方是否 相互认可。