《会计电算化》(高教版)课件：第四章 电子表格软件在会计中的应用(四).ppt

1．创建分类汇总 （1）确定数据分类依据的字段，对数据清单按照该字段进 行排序。 （2）单击“数据”菜单下的“分类汇总”菜单命令，打开 “分类汇总”对话框。 （3）选择采用的“分类字段”“汇总方式”和“选定汇总 项”的内容，数据清单将以选定的“汇总方式”按照“分类 字段”分类统计，将统计结果记录到选定的“选定汇总项” 列下，同时可以通过单击级别序号实现分级查看汇总结果。
【多项选择题】关于分类汇总，叙述正确的有（ A.分类汇总前首先应按分类字段的值进行排序 B.分类汇总只能按一个字段分类 C.只能对数值型字段分类 D.汇总方式只能求和
）。
2．清除分类汇总 ➢清除分类汇总的具体操作方法为：打开“分类汇总” 对话框后，单击“全部删除”按钮即可取消分类汇总。
（四）数据透视表的插入 ➢数据透视表是根据特定数据源生成的，可以动态改 变其版面布局的交互式汇总表格。数据透视表不仅能 够按照改变后的版面布局自动重新计算数据，而且能 够根据更改后的原始数据或数据源来刷新计算结果。
第四节 数据清单及其 管理分析
一、数据清单的构建
（一）数据清单的概念 ➢Excel中，数据库是通过数据清单或列表来实现的。 数据清单是一种包含一行列标题和多行数据且每行同 列数据的类型和格式完全相同的Excel工作表（如工 资表、应付账款等）。 ➢数据清单中的列是数据库中的字段，数据清单中的 列标志是数据库中的字段名称，数据清单中的每一行 对应数据库中的一条记录。源自筛选分类汇总 插入图表
排序
数据管理 和
分析功能
插入数据 透视表
（一）数据的排序 ➢数据的排序是指在数据清单中，针对某些列的数据， 通过“数据”菜单或功能区中的排序命令来重新组织 行的顺序。
（二）数据的筛选 ➢数据的筛选是指利用“数据”菜单中的“筛选”命 令对数据清单中的指定数据进行查找和其他操作。筛 选后的数据清单仅显示那些包含了某一特定值或符合 一组条件的行，暂时隐藏其他行。通过筛选工作表中 的信息，用户可以快速查找数值。用户不但可以利用 筛选功能控制需要显示的内容，而且还能够控制需要 排除的内容。
【单项选择题】在Excel中选取“自动筛选”命令后，
在清单上的（ ）出现了下拉式按钮图标。
A.字段名处
B.所有单元格内
C.空白单元格内
D.底部
（三）数据的分类汇总 ➢数据的分类汇总是对相同类别的数据进行统计汇 总。分类汇总采用分级显示的方式显示数据，可以 收缩或展开工作表的行数据或列数据，实现各种汇 总统计。
1．数据透视表的创建 （1）单击数据清单或数据库中的任意单元格。 （2）单击“数据”菜单中的“数据透视表和数据透视 图…”命令项，在弹出的“数据透视表和数据透视图向 导—3步骤之1”对话框中的“请指定待分析数据的数据 源类型”中选择“Microsoft Office Excel数据列表或 数据库”项；在“所需创建的报表类型”中选择“数据 透视表”项。
【单项选择题】下列关于Excel数据清单的说法中， 不正确的是（ ）。 A.列标志应位于数据清单的第一行 B.数据清单中的列是数据库中的字段 C.每一行对应数据库中的一条记录 D.同一行中各列数据项的类型和格式应当完全相同
二、记录单的使用
（一）记录单的概念 ➢记录单又称数据记录单，是快速添加、查找、修改 或删除数据清单中相关记录的对话框。记录单也是输 入数据的一种方式。
3．在“记录单”对话框中输入新记录
➢通过查询，符合条件的记录将分别出现在对话框相 应列后的文本框中。“记录状态”显示区相应显示 该条记录的次序数以及数据清单中记录的总条数。 ➢这种方法尤其适合于具有多个查询条件的查询中， 只要在对话框多个列名后的文本框内同时输入相应 的查询条件即可。
5．利用“记录单”对话框核对或修改特定记录 （1）在“记录单”对话框中查找到待核对或修改的 记录。 （2）在对话框相应列后文本框中逐一核对或修改。 （3）修改完成后，按回车键“Enter”或单击“新 建”“上一条”“下一条”“条件”“关闭”等按 钮或上下光标键确认即可。
【单项选择题】在Excel中，删除工作表中与图表链 接的数据时，图表将（ ）。 A.被删除 B.必须用编辑器删除相应的数据点 C.不会发生变化 D.自动删除相应的数据点
致谢
【单项选择题】Excel数据清单的列相当于数据库 中的（ ）。 A.记录 B.记录号 C.字段 D.记录单
（二）构建数据清单的要求 ➢为了使Excel自动将数据清单当作数据库，构建数 据清单的要求主要有： （1）列标志应位于数据清单的第一行，作为字段名, 用以查找和组织数据、创建报告； （2）同一列中各行数据项的类型和格式应当完全相 同； （3）避免在数据清单中间放置空白的行或列，但需 将数据清单和其他数据隔开时，应在它们之间留出 至少一个空白的行或列； （4）尽量在一张工作表上建立一个数据清单。
6．利用“记录单”对话框删除特定记录 （1）在“记录单”对话框中查找到待删除的记录。 （2）单击“删除”按钮，弹出“显示的记录将被删除” 的提示框。
（3）单击“确定”按钮即可删除完成删除操作。
【单项选择题】使用记录单不能实现的操作是（ ）。
A.查找记录
B.修改记录
C.添加记录
D.排序记录
三、数据的管理与分析
【单项选择题】根据特定数据源生成的，可以动态改
变其版面布局的交互式汇总表格是（ ）。
A.数据的排序
B.数据的筛选
C.数据透视表
D.数据的分类汇总
2．数据透视表的设置
（五）图表的插入 ➢图表是指将工作表中的数据用图形表示出来。Excel提 供的图表类型有柱形图、条形图、折线图、饼图、散点图 等。插入图表的具体操作步骤如下：
（二）通过记录单处理数据清单的记录 1．通过记录单处理记录的优点 ➢通过记录单处理记录的优点主要有：界面直观，操作简 单，减少数据处理时行列位置的来回切换，避免输入错误， 特别适用于大型数据清单中记录的核对、添加、查找、修 改或删除。 2.“记录单”对话框的打开 ➢打开“记录单”对话框的操作步骤如下： （1）输入数据清单的列标志； （2）选中数据清单的任意一个单元格，点击“数据”菜 单中的“记录单”命令，即可打开该对话框。 ➢打开记录单对话框以后，只能通过“记录单”对话框来 输入、查询、核对、修改或者删除数据清单中的相关数据， 但无法直接在工作表的数据清单中进行相应的操作。