员工信息管理

员工信息管理

1范围

公司内部员工自被聘用之日起到离开公司止的各项信息（包括岗位描述与人员编制信息、员工招聘信息、专业技术职称聘任信息、员工绩效管理信息、考勤管理信息、工资调整信息、合同管理信息、培训管理信息、出国管理信息、人员待岗、辞职、解聘信息、社会保险信息及其他有关信息）的建立、分类、更新、维护、处理、调用、统计分析等方面的管理

2控制目标

2.1确保员工信息的准确、及时、完整与安全

2.2为历史地、全面地考察了解和正确选拔使用管理人才提供重要依据

2.3确保对信息调用的有效控制和提高处理的效率

3主要控制点

3.1对于保密信息，人力资源部经理审批是否同意借阅员工信息

3.2对于重要的保密信息，总经理审批保密信息的调用申请

4特定政策

4.1每月5日前统计打印人员结构表及上月变动汇总表，并上报人力资源部经理、公司

总经理和董事长

4.2每季度向部门经理、分管副总经理、总经理及董事长提供人力资源信息分析报告4.3使员工信息管理形成制度

-形成员工信息材料的部门，在形成正式材料后的一个月内，负责按要求把应录入信息库的材料送交人力资源部

-人力资源部综合管理员要经常了解和掌握形成信息材料源的信息，沟通渠道，建立联系制度并提供规范的信息统计报表文件，不定期或定期地向形成信息的

部门收集应收集录入的材料

-人力资源部人事信息档案管理员对送交的需录入信息库的材料，核对信息，剔除无用信息和重复信息，并对不符合录入信息库要求的材料，要及时通知形成

信息材料的部门，补送材料。形成信息材料的部门，要按规定认真、及时办理

-人力资源部人事信息档案管理员，对各岗位管理员录入信息库的员工基本信息、岗位变动信息、绩效考核信息、奖惩和晋升信息、薪资及其变动信息、福

利费用信息、人力资源成本信息、招聘信息、培训信息、考勤和合同信息、辞

职和离退休变动信息进行相应的处理，并定期出台人力资源统计报表和分析报

告

-人力资源部人事信息档案管理员在收到外部信息材料后，一星期内须将材料录入信息库

4.4员工信息的鉴别及录入制度

-对收集的信息源，必须经过认真的鉴别，属于录入员工信息库的材料应真实、完整、对象明确，方能录入信息库

-不属于录入信息库范围的材料不得擅自录入，应经过鉴别，分类予以处理

-员工信息材料，须统一用十六开规格的办公用纸，或软盘提供，不得使用圆珠笔、铅笔、或红色及纯蓝墨水和复写纸书写

4.5信息的保管保密制度

-建立各类员工信息库

-员工信息应建立登记、统计制度并定期出台分析报告