校友会管理系统开发文档

关于开发xx大学校友服务系统的报

告

xx软件公司

目录

一、立项背景、意义和重要性 (4)

1.1项目背景 (4)

2.2意义和重要性 (4)

二、项目建设方案 (5)

2.1校友服务管理系统总体方案 (5)

2.2系统用例 (14)

三、经费预算 (15)

四、开发进度安排 (15)

一、立项背景、意义和重要性

1.1项目背景

校友资源犹如一座宝藏，对高校的发展建设有着不可替代的重要作用，是高校工作的重要组成部分。xx大学校友会建立于30年代，恢复于80年代。社会主义经济发展时期的校友会与时俱进，在政府和校方领导的支持下，积极有效地开展工作，取得了通过校友为学校的建设发展献计出力的成效。同时，为校友会工作的拓展奠定了基础。

但在xx大学以往的校友管理工作中，仍延续使用传统的管理方法来进行管理，传统的管理方法存在着：收集校友信息时间漫长，要耗费大量的时间和精力；信息材料收集量大，手工操作，难以保证信息材料的准确性；校友随着时间的推移发生的变化情况无法及时更新等弊端，这个弊端将导致母校与校友分会之间；母校与校友之间；校友分会与校友之间；校友与校友之间无法及时交流和沟通，从而不可避免地会降低校友会的作用，使校友会流于形式。鉴于校友会的重要性和管理的长期性和动态性，有必要引进信息化手段来提高管理质量和效率。

2.2意义和重要性

xx大学是一所有着悠久历史、文化省重点大学，在国外具有一定的知名度，多年来为国家和社会培养输送了不少优秀人才，所培养输送的人才如今遍及国、外的各个领域，有的甚至是国际、国的知名人士，也就因为这些知名人士而提高了xx大学的知名度。在校友会的管理中采用信息化管理手段，不仅提高了校友会的管理质量和效率，把校友有效地联系、组织起来，同时也向社会、向分布在国、外的校友展示了xx大学在由传统管理向高新科技管理转变的新发展和新面貌。由此，吸引更多的校友及社会人士关注和关爱xx大学的发展，积极为xx大学的建设添砖加瓦。同时，作为xx省的一流高校，xx大学的信息化建设也代表着xx省高校的先进水平，而作为高校管理不可缺的一个重要部分，校友管理的信息化、标准化也是势在必行的。

二、项目建设方案

校友服务管理系统的建设，使得学校可以准确及时掌握校友信息，校友可以了解母校近况，还加强了校友与校友，校友与母校之间的联系，对于学校的建设、发展都有着至关重要的作用。结合xx大学校友会的实际工作情况，以及现代化、合理化的指导原则，给出了校友服务管理系统的设计方案。

2.1校友服务管理系统总体方案

图1：校友服务管理系统总体功能结构图

校友服务管理系统，总体上分为六个部分，分别为：校友门户站点、捐赠系统、校友社区、管理、系统管理、校友数据管理。其中，系统管理、校友数据管理主要面向校友会系统管理员使用，用以完成校友服务管理系统的后台管理、配置功能。校友门户站点、捐赠系统、校友社区除了支持后台配置，还主要面向广大校友及一般网络游客，是校友服务管理系特对外提供功能的窗口。

图2校友门户站点

校友门户站点：

校友是校友日常沟通、交流互动的平台，名校友能够查看新闻和资讯，其中包含了可以自定义的新闻栏目，如常见的：校友会简介、校友联谊、校友工作、今日校园、校友风采、校友期刊等。

同时，除了提供新闻、通知等信息，校友门户还承担着整合校友服务管理系统各个子功能的重要任务。如对校友社区的优秀容或活跃校友进行推荐；显示正在进行的捐赠活动及其进行的情况。校友们还可以从门户站点登陆，以便进一步享受校友服务。

在实现以上功能的同时，针对xx大学校友分布广、层次多的实际情况。很多校友长年在国外工作，所以校友服务管理系统的多国语言支持是十分必要的。在完成中文系统的同时，需要充分考虑多语言环境的情况。

图3捐赠管理子系统结构图

捐赠管理：

目前，国家的投入还不能完全满足高等教育发展的需要。随着各校区的发展建设，母校通过多种渠道筹集建设资金。虽经各方大力支持，但资金已成为学校进一步发展之羁绊。捐赠系统提供方便快捷的在线捐赠功能，校友可以随时登陆系统，利用银行卡既可实现在线捐赠。校友总会工作人员还可以从后台维护校友的其他捐赠信息，如校友的支票现金捐款或亲临校友总会的捐款或捐物。捐赠统计提供捐赠信息的实时查询和统计，便于及时掌握校友捐赠情况。

图4校友社区

校友社区：

校友社区是各级校友和校友总会的枢纽，起着上传下达的联系作用，在校友总会的领导和指导下，管理本级的校友，为本级校友提供一个信息交流平台。

1)校友录，校友名册

系统提供面向不同用户，不太详细程度的多级校友录。分别是校友花名册、知名友录、班级校友录、地区分会校友录。校友花名册主要面向普通网络游客，其中仅包含简单的年度，专业，校友名册。知名友录：由校友会管理人员建立的知名校友名录，可以

查看知名校友的事迹简介。班级校友录：以原班级为单位制作校友录。分会校友录：以地区、行业等建立的不分班级、届别、专业制作的校友录。

2)校友信息维护：

希望登录校友系统的校友需要首先进行注册，注册时将校友填报的信息和数据库中的校友信息匹配以进行身份验证，如果验证成功则说明该校友存在允许其注册成功并登录系统，如果验证失败则校友提交个人信息到校友总会，校友总会审核通过后可成功注册成为本校校友，享受校友提供的各项服务。

注册校友可以更新自己的工作单位，联系地址等个人信息，以便其他校友及时取得联系。

3)校友分会管理：

校友总会是校友会的最高管理系统，因而具有最高权限，其职能是通过系统了解掌握各级校友分会的交流动态，并对各级分会的交流活动给予一定指导；对校友会的运作系统进行维护和管理，保证校友信息的通畅性和校友数据的准确性和安全性。

各级校友分会成立程序:

校友通过校友向校友总会提出成立本地区、本班级、本社区校友分会的申请，校友总会对申请进行审核，审核通过后分会建立。各级分会成立后，个人校友可视自身情况申请加入分会，个人校友既可申请为地区分会校友，又可申请为班级分会校友。成为分会校友后，个人校友还可申请为分会管理原，管理和服务校友分会。

4)班级管理：

大部分情况下，校友班级由校友总会管理人员建立、维护。但少数情况下可有校友发起建立或修改班级信息，经管理人员审核后，可以建立新的班级。每个班级设有1，2个管理员，负责维护班级的成员列表以及班级的微博、相册等功用信息。