财务档案管理制度

财务档案管理制度

一、目的：

为了加强公司财务档案的科学管理，建立、健全财务档案的管理制度，完善财务档案管理工作，使其规范化、系统化，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于集团公司、子公司及实际控制企业。

三、档案管理职责

财务部负责档案的整理、编号、归档、借阅等，对财务会计档案的安全、完整、保密负责，对于应当入库保管的资料应及时入库纳入管理。

四、财务档案定义

财务档案是专业档案的一种，它是经济活动的历史记录和经营效果的综合反映，也是开展经济活动、进行经济分析研究的重要依据和参考资料。

五、财务档案的分类

财务档案分为内部留存财务资料档案、对外报送财务资料档案与外部专业机构提供的专业报告档案。

（一）内部留存财务资料

内部留存财务资料分为会计核算档案、财务管理档案、客户资料档案以及其他财务档案四类。

1、会计核算档案范围

会计核算档案包含会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他会计核算资料。

①会计凭证

会计凭证是记录经济业务，明确经济责任的书面证明。它包括记账凭证、记账凭证汇总表、银行对账单、银行存款余额调节表、资金盘点表等。

②会计账簿

会计账簿是一定格式、相互联结的账页组成，以会计凭证为依据，全面、连续、系统地记录各项经济业务的簿籍。它包括按会计科目设置的总分类账、明细分类账、现金日记账、银行存款日记账等。

③会计报表

财务报表是反映企业财务状况和经营成果的总结性书面文件。按时间可以分为月度会计报表、季度会计报表、中期会计报表以及年度会计报表，包括四表一注（资产负债表、利润表、现金流量表、所有者权益变动表以及财务报表附注）以及其他内部报表等。

④其他会计核算资料

包括企业所得税汇算清缴底稿、审计调整数据底稿、对外开具的各类发票、收据存根、会计档案移交清册、保管清册、销毁清册、财务情况说明等。

2、财务管理档案

①预算资料：包括公司总部及下属公司编制和上报的季度、半年度、年度预算及预算执行情况表以及公司各职能部门年度费用预算表。

②财务分析报告：包括公司总部及下属公司编制和上报的季度、半年度、年度财务分析报告。

③税收筹划报告：是指由公司财务部编制并经过相关领导审核认可的税收筹划报告。

④投资分析报告：是指由公司财务部编制并经过相关领导审核认可的项目投资分析报告。

⑤融资分析报告：是指由公司财务部编制并经过相关领导审核认可的融资计划分析报告。

3、客户档案（是否由财务部管理待商榷）

包括本公司与客户签订的业务合同、客户基本资料、与该客户有关的文书等。

4、其他财务档案

主要指银行流水、业务合同、财务制度文本、会议纪要、银行开/销户审批及资料、税务事项通知书、关联公司上报资料、公司内部培训资料等。

（二）对外报送财务资料

1、对金融机构：主要指对银行等金融机构报送的融资类、按揭准入类资料

以及后续报送资料。

2、对税务局：主要指对税务局报送的纳税申报表、财务报表、重点税源报表、减免税申请、手续费返还申请、财务情况说明、纳税说明等。

3、对统计局：主要指对统计局报送的企业基本信息表及财务数据。

4、对社会公众（若有）：主要指公司上市后对社会公众披露的财务报表报告以及发布的各类通知文书。

对外部单位报送的资料需全部存档，特别是加盖了公司印章的资料，以备查阅。

（三）外部专业机构提供的专业报告

主要指公司聘请的外部专业机构提供的专业性报告，如年度审计报告、专项审计报告、财务尽职调查报告、资产评估报告、企业所得税汇算清缴报告、房屋测绘报告等，专业报告可能是对外的，也可能是对内的。

六、财务档案的管理要求

（一）分类管理。财务资料归档前应先分类，再按照类别有序地放进档案盒、档案柜中。归档前应仔细检查资料，降低归类错误的可能性。

（二）及时归档。财务资料形成后应及时归档，避免资料混杂、遗漏,特别是对外报送资料，报送完毕后应立即归档。

（三）在职责、权限范围内归档。因各财务人员职责不一、权限不一、部分财务资料开放程度不一，故每人只需且必须对自己经手的财务档案归档并进行保管。

七、财务档案的装订、归档和保管

除了已经装订成册的文本外（如外部机构提供的专业报告、合同、收据存根联等），其他财务资料必须装订成册。各财务资料装订时间不一，会计凭证每月装订一次，次月10日前完成上月凭证装订，装订好的凭证按年分月妥善保管；除了会计凭证外，其他财务档案平时需做好归档工作，每年度最少装订一次，次年2月前完成上年度资料的装订。

（一）会计凭证的装订

1、会计凭证装订前的准备工作：

①整理检查每一个凭证要件是否齐全，要件是否按序排列。付款凭证要件排列顺序为：记账凭证、审批单、发票、合同及其他附件、银行回单；收款凭证要件排列顺序为：记账凭证、其他附件、银行回单；计提类凭证及调整类凭证的附件为：记账凭证、附件；本月记账凭证明细表应放置于第一笔凭证前面；银行对账单、现金盘点表、银行存款余额调节表应置于最后一张会计凭证后面随凭证一起装订。装订前要件需齐全，若有极个别要件不齐却必须装订的，需在相应位置放置空白粘贴单，做好记录，并在要件到达后立即粘贴上去。

②检查凭证是否按序排列，如有颠倒要重新放置，发现缺号要查明原因。

③摘除凭证内的金属物（如订书钉、大头针、回形针），对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小，尽量避开装订线，以便翻阅保持数字完整；

2、会计凭证装订时的要求

①装订应尽可能缩小所占面积，使记账凭证及其附件保持尽可能大的显露面，以便于事后查阅。A5版凭证应沿凭证包角装订线内侧打两孔进行装订，A4版凭证应于凭证左侧1.5厘米处均匀打三孔进行装订。

②装订凭证厚度一般为2-3厘米，需装订牢固，美观大方，A5版凭证装订时可采用硬纸板垫角。

③凭证外面要加牛皮纸封面，封面规格应略大于记账凭证。

3、会计凭证装订后的注意事项

①每本凭证封面上填写好公司名称或项目名称、凭证期间、凭证种类、起止号码、凭证张数等信息，包角上填写期间与起止凭证号信息。

②将全部会计凭证按年编号，于包角显眼处写上本凭证编号，按编号顺序入柜，以便调阅与检查凭证是否遗失。

（二）会计账簿的装订

1、现金日记账、银行存款日记账的装订：现金日记账与银行存款日记账若是采用纸质账簿进行登记，则无需装订，会计年度终了将账簿归档保管；现金日记账与银行存款日记账若是采用电子账簿进行登记，需年度终了后打印出来装订成册。

2、总账与明细分类账的装订：会计年度终了两个月内，会计需将上年度总