工作分析的六个步骤

工作分析的六个步骤
在做工作分析时，应当按照以下六个步骤来进行。

一、确定工作分析信息的用途
首先，在一开始要明确工作分析所获得的信息将用于何种目的。

其理由是：工作分析所获得信息的用途直接决定了需要搜集何种类型的信息，以及使用何种技术来搜集这些信息。

有些技术对于编写工作说明书和为空缺的工作岗位甄选员工是极为有用的，例如，同在工作岗位上的员工进行面谈，让他们自己说出自己所从事的工作的任务是什么，以及他们自己所负有的责任有哪些。

而另一些工作分析技术，则不能提供上面所需要的那种描述性信息，因而无法满足编写工作描述这一任务的需要。

但它所提供的信息却有助于对每一种工作进行量化排序，可以使得我们对各种工作进行对比，因此，在确定工作报酬时，这种工作分析技术就十分有用了。

由于以上这些原因，你在工作分析开始的第一步，就必须首先确定工作分析所得出的信息将被用于何种目的，只有这样你才能确定采用何种相关技术去搜集这些信息。

二、搜集与工作有关的背景信息
接下来，可以先看看那些可得到的与工作有关的背景信息，如组织图、工作流程图和工作说明书等。

组织图显示出了当前工作与组织中的其他工作是一种什么样的关系，以及它在整个组织中处于一种怎样的地位。

组织图不仅确定了每一职位的名称，而且用相互联结的直线明确表明了谁应当向谁汇报工作，以及工作的承担者将同谁进行信息交
流等等。

在组织图中只能简单地获知工作流动的方向，而工作流程图则提供了与工作有关的更为详细的信息。

图16-2所示的是一种最简单的工作流程图，它只显示了当前工作的投入流及其产出流。

在该图中，库存控制员的工作流程包括：从供给者处接收到存货；从两位工厂管理者那里接到对存货的要求；向这些管理者提供他们所需要的存货；就库存半成品的状况向两位管理者提供信息。

最后，需要提到的是，如果有现成的工作说明书的话，它将是你审查并重新编写工作说明书的一个很好的起点。

三、选择有代表性的工作进行分析
当需要分析的工作有很多但它们彼此又比较相似的时候，例如，对流水线上的工人所做的工作进行分析，如果我们对他们所做的工作一个一个地进行分析，必然非常耗费时间。

在这种情况下，选择典型工作进行分析显然是十分必要同时也是比较合适的。

四、搜集工作分析的信息
在这一步，就是要通过搜集有关工作活动、工作对员工行为的要求、工作条件、工作对人员自身条件（如个人特点与执行工作的能力等）的要求等方面的信息，来进行实际的工作分析。

五、同承担工作的人共同审查所搜集到的工作信息
工作分析提供了与工作的性质和功能有关的信息。

而通过工作分析所得到的这些信息只有与从事这些工作的人员，以及他们的直接主管人员进行核对才有可能不出现偏差。

这一核对工作有助于确定工作分析所获得的信息是否正确、完整，同时也有助于确定这些信息能否被所有与被分析工作相关的人所理解。

此外，由于工作描述是反映工作承担者的工作活动的，所以这一审查步骤实际上还为这些工作的承担者提供了一个审查和修改工作描述的机会，而这无疑会有助于赢得大家对所搜集到的工作分析资料的认
可。

六、编写工作说明书和工作规范
大多数情况下，在完成了工作分析之后都要编写工作说明书和工作规范。

工作说明书就是对有关工作职责、工作活动、工作条件以及工作对人身安全危害程度等工作特性方面的信息所进行的书面描述。

工作规范则是全面反映工作对从业人员的品质、特点、技能以及工作背景或经历等方面要求的书面文件。

有时候，工作说明书和工作规范书分成两份文件来写，有时候则合并在一份工作说明书之中。