企业沟通实务__文书沟通02

读者类型
特征
改进计划
门外汉型
对某个方面一无所知，而且毫无 引起兴趣，强调利益，不过多强
兴趣
调细节
专家型
对某个方面有深入系统的了解， 不能只给出答案，简洁说明过程
并且抱有浓厚兴趣
与结果
过程他不看重，最看重的是事情 不过多强调细节，开门见山，摘
管理人员型
的结果
要说明主题与结果
用户型
关心的是如何使用这些方面的 信息，对其它信息不会太关注
尽可能详细说明过程与结果
着重向他介绍这种结果能给他 综合复杂型
带来的收益。
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第二节 报告写作技巧
____文书沟通
一、明确报告目标 二、写作运用技巧 三、报告写作过程 四、报告写作六大要点
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一、明确報告目的
____文书沟通
明确目的------我想利用这份報告做什么？
匯報工作
請求批示
解释事情
事后补遗
制定语气和修辞策略
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1. 汇报工作
工作目标 达成结果 缺失改进
____文书沟通
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2. 请求批示
请求事项 完成时间 事项追踪
____文书沟通
视事件轻重缓急选取适宜请示及追踪方式
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3. 解释事情
解释时机 思路清晰 描述清楚
____文书沟通
1. 了解体系建立期望
2. 培訓對象分類界定
3. 培訓內容分類界定
➢ 如果你写不出来，你也别指望你能说得好！当然 如你写得很好，也不能保证你会说得很好。
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____文书沟通
➢ 文字沟通并没有高深的理论，其难度在于，你需 要不断地训练自己，这一过程可能是漫长的。
➢ 与其说你在训练写作技能，不如说你在培养正确 的写作习惯。
➢ 不要相信模式，除非是大家共同制定的文字沟通 模式，否则你会发现，这个模版本身就是沟通的 阻碍。
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4. 事后补遗
致谦 事项描述 重点说明
____文书沟通
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二、写作技巧
____文书沟通
问题: 请回想你在工作报告写作过程中， 通常运用了哪些写作步骤？
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写作报告的步骤
____文书沟通
步驟4__排版: 编辑格式，检查细节 步驟3__修改: 写完后重读，大胆删减 步驟2_成文: 一口气写完 步驟1__大纲: 整理写作思路，考虑报告内容
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1.报告语言的合理运用
____文书沟通
语言的力量在于表达而不在于炫耀
✓ 语言力求清晰、简单、直白，避免陈 词滥调
✓ 使用正式语言，不要采用非正式语言
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【案例】:通知
____文书沟通
在建筑物相邻的停车场停车是受到这片停车场是设计 给工人的交通工具及最外面的四块空间要留给大楼的管理 者等原因的制约的，所以，员工们应该考虑共同使用交通 工具，或在正常时间内另作停车打算。
随着技术的高速发展，每一个人只能专注于某一学科， 而很难成为全才。同足球教练谈专业通讯产品
對策:着重强调能给他带来多少好处或收益
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____文书沟通
討論2:报告对象既是专家又是管理人员
对策: 提供一个简洁的摘要，同时附上详细的说 明就行
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____文书沟通
演练:请分辨你接触到的读者类型，并制订改进计划
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____文书沟通
文字沟通的特点
传达必要、准确、重要的信息
文字沟通的类型
信涵、备忘录、报告、提议、记录、 合约、指示、议程、通知、规章、 笔记、计划、讨论文件等
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第一节 了解报告对象
____文书沟通
一、了解报告对象 二、报告对象的五种类型
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一、了解报告对象
____文书沟通
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____文书沟通
第二講 文书沟通___报告
第一节 了解对象 第二节 写作技巧 第三节 报告原则
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前言
____文书沟通
➢ 文书是沟通渠道中必不可少的一种沟通方式，借 助文书的形式，你可以向其它人传递准确、重要 的信息。
➢ 文书沟通的关键不在于你开始是否写得很好，而 在于你是否愿意养成文书沟通的习惯。
问题: 在工作中，你需要了解"报告对象" 哪些方面？
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报告对象的三个层次:
____文书沟通
内涵 价值观 基本情况
个人兴趣、观点、态度价值观
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二、报告对象的五种类型
____文书沟通
门外汉型
用户型
专家型
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案例讨论:
____文书沟通
討論1:报告对象既是管理人员又是门外汉
3.柱状图
——随时间的增减变化
____文书沟通

部門月份出勤人數分布 單位: 人
48
47
46
46
45
45
44 43
43
42
42
40
43 40
43
42 41
38
36 1月 2月 3月 4月 5月 6月 7月 8月 9月 10月 11月 12月
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4.流程图
——事物的过程、工作步骤
____文书沟通
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2.目录与附件的合理运用
____文书沟通
➢ 目录提纲：便于报告对象了解你写作的整体内容、 结构。
➢ 附件：对写作中引用的内容或相关资料，应当采用 附件的形式加以说明。
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案例：人員分析報告
____文书沟通
提问:针对哪种报告对象需要以附件佐以说明?
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3.布局的合理运用
____文书沟通
➢ 开头与结尾: 要吸引报告对象的注意，根据不同的 报告内容与对象，采用不同的开头和结尾方式。
➢ 段落安排: 明确主次、突出重点
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____文书沟通
4.标题与图表的合理运用
1.图表
图表往往比文字更易于被视觉接受，传送更直 接，在工作报告写作中，图表是一种非常好的表 示形式。使用图表时一定要注意恰当、准确、易 于察看。
讨论:上面一则通知，文中的标点符号很少，简单阅 读之后，请你写出通知所要表达的意思。
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____文书沟通
准确描述:
通知
建筑物相邻最外面的四块空间, 是设计给工人的停车 场, 在这片停车场停车是受到大楼管理者制约的，交通 工具太多则停车场停不下。所以，员工们应该考虑共同 使用交通工具，或在正常时间内另作停车打算。
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图表的适用情况
1. 表 格: 大量的数字信息 2. 饼状图 3. 柱状图 4. 流程图 5. 图 片
____文书沟通
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2. 饼状图
——百分比关系、整体与部分的份额比
____文书沟通
34% 9%
部門日加工類別產量比例
31%
5%
21%
絲印 壓高周波 打鞋眼 打膠 品檢
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