电子会计档案管理的有效途径

电子会计档案管理的有效途径

摘要：随着我国科技的进步，电子会计行业逐渐兴起。最新修订的《会计档案

管理办法》对电子会计档案做了新的划分与要求，这就意味着电子会计档案对企

业经营管理的佐证与支撑作用越来越重要。本文在解读新会计档案管理办法的基

础上，分析当前企业电子会计档案管理现状，探究在新形势下做好电子会计档案

管理工作的对策。

关键词：电子会计档案；管理；途径

随着计算机技术的发展和普及，在会计领域应用越来越广泛，越来越多企业

会计核算系统被先进计算机技术所取代，会计工作正在向着会计电算化方向发展，已经逐渐成为提高会计基础工作规范化和现代化的一项重要措施。为了更好地满

足会计工作规范化和现代化要求，传统形式会计档案与电算化会计相结合，全新

电算化会计档案管理在会计工作发展中的作用越来越重要。在这种情况下，供热

服务单位想要进一步提高管理水平，就必须要重视企业会计电子档案管理，本文

就此展开了研究分析。

1电子会计档案管理现状

1.1重视不够，相关制度混乱

一方面，虽然财务软件的使用已经得到普及，但许多企业仍习惯以纸质的会

计档案来保存会计信息，而疏忽了以电子形式存储和保管会计档案。因此，随着

业务量的增加，企业的会计资料归档工作要两者兼顾，工作量随之增加，而这与

倡导会计信息化的初衷则是相违背的。另一方面，许多企业的内控制度中有关电

子会计档案的管理要求少之又少。即使是已经做出内控调整的企业，针对电子会

计档案的输出格式也并未做出统一要求，对于电子会计档案的数据源也未做出专

门的保管措施，因而留下了一定的信息安全隐患，并且在提取和使用电子版会计

信息时有可能会出现数据损毁、信息不完整等情况。由此也导致财务工作与电子

会计档案管理工作始终无法协调开展。

1.2电子会计资料不全

由于我国电子会计管理工作开展时间相对较短，相应的工作管理人员缺乏经

验与指导，在此方面的工作内容和具体的工作安排，存在诸多不完善与不合理之处，电子会计档案的存储方式问题就是其中之一。工作人员在对档案进行管理时，具有一定的随意性，存储数据时多数是使用纸质打印的方式进行存档，对存储的

数据也会使用光盘等进行备份，但却未必能及时进行归档和存储，容易影响会计

档案的完整性。

2提升企业电子会计档案管理水平的相关对策

2.1建立严格的内部控制制度

内部控制制度主要是会计企业为了提高自身的经营管理效率，保证各项制度

方针的高校执行所采取的相应方法和制度，在实际应用中还能够实现对企业会计

资料准确性以及企业资产安全性的保护。相比于传统内部控制，会计档案信息化

模式下，内部控制范围有了明显的扩大，包含程序修改控制、数据编码控制、系

统开发控制等原有会计系统中所没有的内容。现行会计档案信息化要求下，内部

控制手段需要有足够多样性，以程序化控制作为主要控制手段。内部可控制的主

要目的是保证资料的可靠性和准确性，进而使会计电子档案安全和可靠得到保证。

2.2正视电子会计档案的重要性

企业应从实际需求出发，一方面重点关注电子会计档案管理的相关规定，组

织有关负责人认真解读与学习，从而提高对电子会计档案管理工作的认识。另一

方面建立健全具有针对性的管理制度，明确电子会计信息的收集、处理及存储等

要求，并应形成明确性文件，进而强制规范有关档案管理人员的工作行为。同时，企业应当积极调配有关会计档案管理工作的资源，设置独立档案管理室、相关橱

柜等管理工具。安排专职专业人员执行档案管理工作，明确相关责任与分工，从

而保证电子会计档案管理工作能够顺利执行，并且确保会计档案的真实性、可靠性。在“新规”之下，企业的电子会计档案管理的内部控制制度完善工作刻不容缓，应当尽快开展会计档案管理工作的宣传与学习，提高管理意识。相关部门也可以

采取政策激励措施，督促相关负责人员提高专业管理能力，为电子会计档案更加

科学、规范、安全的管理提供可靠保障。

2.3优化电子会计档案的管理方式

电子会计管理工作的方式是进行会计有效管理的基础，因此必须重视先进技

术和先进设备的使用。首先，需要提高电子会计档案管理工作人员的安全防范意识，针对会计管理中信息的存储问题，必须是存储介质满足防火、防磁、防潮、

防腐、防虫、防磨损等，确保存储介质的物理性质，使其不会影响电子会计信息

的存储。其次，就是必须保证信息的安全性。对于多数企业来说，信息是其生存

和发展的根本，所以在进行信息存储时，必须保证信息的安全性，增加对监控设

备和防盗设备的使用，设置相关安全维护人员，注意先进维护设备的使用。最后，需要对存储较长时间的档案进行备份防止因丢失和损毁，影响信息的的存储效率。另外，随着信息技术的快速发展，电子会计档案管理相关技术、软件也会随之发展，为了使会计管理适应现今社会的需要，必须对电子会计的管理工作进行及时

更新，适当更新相关电子会计管理工作所需的电子信息技术及软件设备，减少电

子档案管理的不合理性和设备故障发生的频率。

2.4积极开展专业培训，提升人员素质

电子会计档案的管理工作需要财务水平与计算机技能兼具的人才，因而培养

专业人才是企业会计档案管理改革的重中之重：①在选择人才方面应积极引进复合型人才。在大力倡导电子会计档案管理的前提之下，企业应积极聘用既有会计

档案管理基础，又有计算机技术的人才；②针对企业现有的管理人才应加强知识的更新，积极开展新《会计档案管理办法》的学习培训，例如对于直接关系到相

关责任人的会计档案的保管期限调整和销毁要求，更应有针对性地进行进入学习，并定期进行考核与指导；③根据会计档案管理过程中的输出、传递及保管等各环节的要求，应明确各人员的职责，提升人员素质建立健全相关内控制度，防止在

管理工作中出现错误或舞弊现象，更应预防利用高新科技舞弊造假的情况。

2.5定期对电子档案数据进行检测和维护

电子档案的检测可选择随机抽样以及等距抽样等方式，在检测内容方面：第一，检查电子档案逻辑，选择专门的检测软件读写校验，针对存在问题的介质及

时更新和修正；第二，检查其外观，判断存储介质的外观是否出现变形或者损坏，保证外表涂层清洁，不存在霉斑；第三，对现有的检测和审批等制度进行优化和

完善，在展开审批和检测工作时，保留相关资料，严禁数据的随意恢复和拷贝。

2.6引入加密技术，建立严格认证制度

传统会计系统中，数据的储存和处理由不同部门人员负责。会计电子档案系

统的应用，整个数据处理和储存呈现集中化特点，数据安全风险有明显增加，数