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20 年 月 日

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公文写作的技巧与艺术兼谈提升公文写

作能力的几个关键

公文写作的技巧与艺术——兼谈提升公文写作能力的几个关键要素（下）

张学栋

中国行政管理学会副秘书长

全国县级行政管理研究分会副理事长兼秘书长

九三学社中央委员

各位学员，上半部分我们讲了公文的概述、公文的写作属性、公文的基本功和一般的技巧以及公文写作的五个“台阶”、公文处理的一些技巧，包括公文写作的硬功夫的培养。

下半部分我们主要讲两个方面，一个是公文的表达艺术实际是公文的科学表达和艺术表达。再讲讲提升公文写作能力的一些关键因素。最后我们讲讲公文处理中一些常见的毛病、问题如何把握、克服，如何抓住这些毛病问题加以改进。最后我们再讲讲公文歌。

一、公文的表达艺术

下面我开始讲公文的表达艺术。公文的表达艺术总的要求是庄重典雅、含蓄明快、节奏鲜明、浓缩精粹。

而恰恰一份完整的公文是由文头、庄重严谨，又称版头，位于公文第一页的上端，约占页面的1/3。这是一个公文基本功的显现，如果没有问头这样的公文是残缺的，就好象是没有脑袋一样。文头后有一条红线间隔。文头必备的项目有四个：发文机关、发文字号、发文的份数和签发人。所谓发文的份数是统一文稿印出若干份的时候，每一份公文的编号简称份号，用阿拉伯数字不得少于两位数，比如01，份号应标注在公文左上角的第一格顶格，签发人标在发文文号的右侧。

第二个内文，内文有三个要求：简明、完整、准确。

1、标题。一般由“发文机关＋关于＋事由＋文种”构成。除书名号外不能有标点符号。如《××省人民政府关于任免×××等工作人员职务的通知》。

2、主送机关。公文的收文机关和送达机关，它负责对文件的办理。必须标在标题之下，顶

格，用冒号启下。请示、报告只能一个主送机关。上级机关下发的文件，如收文机关为同一类型，可使用统称。如“各院校”、“各省、自治区、直辖市人民政府”。直接面向基层和广大群众的普发性文件，则不必标出主送机关。

3、正文。一般包括提出问题、分析问题、解决问题三部分。公文中的年份、具有统计意义的数字用阿拉伯数字，书写时不能转行。层次的标识法为：第一层：一二三四……第二层：（一）（二）（三）（四）……第三层：１.２.３.４.……第四层：（１）（２）（３）（４）……

4、附件。附属于正文的文件或材料。标注在正文之后。标法如：

附件：１．××××××××××

２．××××××××××

３．××××××××××

5、署印，即加盖发文机关的印章。应盖在正文的右下角，上不压正文，下要骑年月。

6、成文时间。指公文开始生效的时间。要用方块汉字写明全称。

第三，文尾，要求是清晰、全面。

附注：指对公文的发放范围以及使用时应注意的事项的说明。如“此件发至省部级”、“此件发至县团级”、“此件可见报”。

主题词：采用规范化的词语对公文的内容和归属类别的概括，它便于对公文的阅读和检索、查询。标注方法：根据主题词的含义由大到小，先标出反映公文内容的（词），再标出公文使用种类的词。应置于文尾抄送机关之上。一般2~7个。

抄送机关：有些机关不是公文的主办单位，对公文不负责，但需了解公文的内容，以便于工作中沟通和协调，用抄送。

发机关和日期：引发机关不是指公文的发文机关，而是指文件的印刷主管部门，通常是指机关的办公室和文秘部门。印发日期以公文付印的时间为准，它与公文的生效日期是不同的，用阿拉伯数字书写。印发机关和日期只能占一行。

这些都是艺术技巧，但是这些艺术技巧是不能变的，是必须心细的、周密的，按照规则和要求来做的。

二、提升公文写作能力的几个关键要素

下面我们再谈谈升公文写作能力的几个关键的要素。不同的公文类型有不同的要求，相同的公文类型有特殊的注意的事项。公文写作的要求很高，具有其它文体所没有的权威性，有法定的制作权限和确定的读者，有特定的行文格式，并有行文规则和办理办法尤其是要求起草者具有工作实践的基础，懂得工作中许多微妙的关节，而在具体起草中要有较好的语言表述能力。

公文语言总的要求是庄重、平实、概括、简练。公文语言功夫的核心是选词。选词一定要根据所反映的客观实际需要；符合明晰、确切、简练的标准；要根据具体的语言环境，为避免上下文重复而选择不同的词语，注意文中所涉及对象和阅读对象。多用书面语和文书用语，少用形象和描绘性词语和口语，不用方言土语。

需要特别提出公文结构用语。一是开头用语，用来表示行文目的、依据、原因，伴随情况等。如：为（了）、关于、由于、对于、根据、按（遵、依）照、据、查、奉、兹等。二是结尾用语。如：为要（荷、盼）、是荷、特此通知（报告、函告）等。三是过渡用语。如为（对、因、据）此、鉴于、总之、综上所述等。四是经办用语。如：经、已经、业经、现经、兹经、办理、责成、试行、执行、贯彻执行、研究执行、切实执行等。五是称谓用语。有第一人称：我、本；第二人称：你、贵；第三人称：该。等等。

公文主文结构，是指除了公文格式（外部组织形式即文头、主文和文尾及其各项设置）之外的公文核心部分。这一部分的写作，是公文写作的难点。

标题：1、规范式。三部分，即：发文机关＋事由＋文种；用于重要、庄重的公务。

2、灵活式。二部分：一是发文机关＋文种、二是事由＋文种、三是“转发+始发机关及原通知标题”；一部分：只有文种。常是不大重要的公务，带周知性。带发文机关的标题下面如写发文时间，则须用括号，公务须是重大的、庄重的。文后不写落款及时间。

正文主送机关（面向机关全体人员或者社会群体的，公务是周知的、重大的，可以不写；注意工作实际中组织关系）

公文的用语要求庄重、平实、概括，这样，有了准确的选词和精确明晰的表达，在特定的环境下用特定的语言，给特定的阅读对象，用书面的语言、少用形象的语言表达出来，这需要平时的凝练、修炼和精炼。在凝练、修炼、精炼的过程中，形成公文写作的基本能力和基本要素。

三、公文写作中常见的问题

（一）公文标题常见病例分析

下面，我再与大家分享一下公文写作中常见的一些问题，也就是在公文处理中、公文写作中常见的一些毛病，有这么几个部分：一、标题常见的毛病。

标题是行政公文的重要组成部分，它要求主旨鲜明、重点突出、文字简洁、格式规范，是拟写案卷标题和编制档案检索工具的唯一依据。据此，须精心制作。但是，有相当一部分公文标题存在病句，最常见的有两大类：一类是语句不合语法规范，二是请示、函、报告三者混淆使用。

结合具体病例做一些分析的话，比如什么什么部、什么什么部优先提高有突出贡献的中青年科学技术管理专家生活待遇的通知。例1的介词“关于”应用未用。以标题中四个机关联合发文，其办公意图应是面向全国各单位的，但也可理解为只是面向本系统，易产生歧义，其原因是在于发文机关与理由之间缺少了介词，应加以补上。

例二，***高校关于进一步搞活校产办集体企业有关政策的试行办法。“例2”动宾搭配不当。此标题中心词为“试行办法”，其限定部分为“关于”引导的介词词组，“进一步搞活校产办集体企业有关政策”，“搞活”的宾语应是“企业”而不能是“有关政策”，“有关政策”紧接宾语之后，则需要另有一个动词与之搭配，因为“政策”只能贯彻执行，而不能是“试行”，“试行”的只能是“办法”而不能是“政策”。应加以改掉。