学院学生档案管理暂行办法

学院学生档案管理暂行办法

第一章总则

第一条学生档案是指学生从高考、中考录取入校到毕业期间所形成的各种文件材料，是学生在校学习、生活、成长的真实记录。学生档案管理旨在对学生在校期间所形成的各种材料进行整理、归档，提供学生档案的查、借阅服务及毕业学生档案的转递、管理等工作。

第二条为适应学校学生档案管理工作的需要，实现学生档案管理动态化、标准化、规范化、科学化，确保学生档案的安全及管理的严肃性、连续性和完整性，充分发挥学生档案在学生管理工作的作用，特制定本办法。

第三条本着为培养人才服务、为社会服务的原则，学生档案实行集中统一管理的办法，维护学生档案的完整与安全。

第二章学生档案管理原则

第四条根据学校学生工作二级管理原则，学生档案由各系部派专人负责归档及管理，系部辅导员和班主任应积极做好学生档案材料的收集工作。学校将定期或不定期地组织有关部门对各系部学生档案管理工作进行检查或抽查。

第五条学生档案管理人员应相对稳定，工作中要坚持原则，忠于职守，严守保密纪律，不断提高档案管理业务知识和实际操作技能。

第六条学生档案管理人员对档案材料要及时收集、动态管理，据实立档，据实用档，对所收集的材料，一定要做到材料齐全，内容真实，签署完备。

第三章学生档案归档内容

第七条学生档案材料的收集工作，直接关系到学生档案的完整性和学生的切身利益。因此，学生档案应包含以下材料：

(一)高考档案：含高专报名表、高中毕业生登记表、入团（党）材料等；党员材料暂交组织部管理，团员材料暂交团委管理，学生毕业前再归入档案；

(二)新生入学体检表；

(三)学生情况登记表；

(四)学生学籍变动材料：包括学生休学、停学、退学、复学的有关申请材料及文件；

(五)学生在校期间的各种奖惩材料：奖励限校级及校级以上（含奖学金及各类先进个人奖励等）；处分为警告以上（含警告）；处分鉴定材料一并归入。

(六)学生在校期间党团籍材料：包括入团志愿书、入党志愿书、入党申请书、入党积极分子考察表、思想汇报、外调材料、预备党员考察表、转正申请和党组织对写过入党申请书的积极分子的鉴定等（入党、入团材料由各系部在学生毕业前分别到组织部、团委领取后归档）；

(七)毕业生档案材料：包括高校、中等学校毕业生登记表(须加盖学院公章)、学生健康卡片、学生体育合格标准登记卡、学生成绩汇总表、就业通知书等。

第四章学生档案归档时间

第八条新生入学后应将本人高考、中考档案于一周内转至班主任，由班主任收齐后交系部。

第九条系部接收新生档案后，更换为我院统一印制的档案袋，根据班级、学号等对新生档案进行审核、整理、编号。新生档案的建档工作自新生入学之日起两个月内完成。

第十条学生在校期间各种校级奖惩材料及学籍变动材料，于文件下发之日起一周内归档。

第十一条学生入团材料由系部在学生毕业前到院团委领取后归入档案；学生入党材料由各系部在学生毕业前到院组织部领取后归入档案。

第十二条高校、中等学校毕业生登记表、学生健康卡片、学生体育合格标准登记卡、学生成绩汇总表、就业通知书等毕业生档案材料于6月20日前归档。

第十三条其他各类材料要及时收集，及时归档。

第五章毕业生档案的管理

第十四条毕业生档案由各系部于6月底前移交学生处，学生处接收、检查后，按每个毕业生的就业通知书上地址统一寄发。

第十五条在籍学生考取专转本、对口单招，录取单位提前调档时，必须持录取通知书至所属系部，由系部移交学生处，经审查批准后方可调档。

第十六条用人单位提取毕业生档案时，必须持单位人事部门介绍信及本人身份证（或工作证）及我院就业指导部门的相关证明，方可到学工处提取档案。

第十七条为方便学生就业，对未落实工作单位的学生，经本人申请，根据国家有关就业政策，经招就处批准可为其暂时保留档案2年。

第十八条学生由基础部转入专业系或转专业，相关人员需一周内做好档案的交接工作(手续齐全)。

第六章学生档案管理要求

第十九条归档的材料统一用碳素墨水或黑墨水书写，除传真件需复印存档外，一般不得用复印件代替原件存档。

第二十条档案整理过程中，要将档案袋内有关材料名称填写到档案袋封面目录一栏内，材料名称要求填写完整、规范，并且保持内外名称一致、顺序一致，具体材料以时间先后为序。

第二十一条管理人员要经常检查学生档案，防止火烧、虫咬、水湿、磨损、丢失、混乱等现象。

第二十二条档案管理人员如发生工作变动，应及时做好档案的交接手续。

第二十三条各系部要完善档案管理硬件设施，提高档案保管与存放的条件，以确保档案管理的安全性及严肃性。

第七章学生档案查（借）阅规定

第二十四条各系部主管学生工作的党团干部、辅导员或有关部门因工作需要查询、借阅档案的，须办理登记手续后方可查（借）阅学生档案。

第二十五条借阅档案人员要遵守保密制度，不得私自复印、拍照，不得在材料上批注、打问号、划线、剪裁等。

第二十六条借阅的档案要妥善保管，不得遗失，不得交给无关人员翻阅或自行转借，不得转交他人代为归还。

第二十七条毕业学生档案，原则上只能查阅，若有特殊情况需借阅档案，必须经学生处批准。

第二十八条校外单位因工作需要查阅学生档案时，必须由二人同时持单位介绍信，出具有关身份证明，说明查询内容及目的，经系部主管领导批准后方可在校内查阅。

第二十九条在校学生不得查阅档案。

第八章学生档案管理的检查

第三十条为了及时发现档案保管工作中存在的问题，防患于未然，不断改进和完善档案管理工作，学校将对各系部学生档案管理进行检查。

第三十一条对检查中发现的问题要采取措施及时补救；凡有违反有关管理规定而造成危害和损失的，要严肃查处。

第九章附则

第三十二条本办法解释权归学工处。

第三十三条本办法自发布之日起执行。