文秘必备日常工作会议流程

文秘必备日常工作会议流程

日常工作会议主要流程：

会后工作。提到了会中工作所要注意的几个事项，详情请阅读本文。

1.会议文件资料的立卷归档

(1)确定会议文件的收集范围。

(2)选择收集会议文件的渠道。

(3)运用收集文件的不同方法。

2)会议文件的立卷归档

2.会议经费结算工作

(1)收款的方法和时机。有些会议要由与会代表向主办方支付一

些必要的费用(如资料费、培训费、住宿费、餐饮费等)。

①应在会议通知或预订表格中详细注明收费的标准和方法。

②应注明与会人员可采用的支付方式(如现金、支票、信用卡等)。

③如用信用卡收费，应问清姓名、卡号、有效期等。

(2)在订购各种设备和享受服务时，应掌握付款的方法和时间。

3.安排与会人员返程

案例

分析

1.提早做好与会者的票务登记预订工作

(1)应根据会期长短、外地与会人数多少等实际情况和人员的返

程事宜，及早安排好外地与会者的行程。

(2)要事先了解外地与会人员对时间安排、交通工具的要求，尊

重他们的意愿。

(4)届时应编制与会者离开的时间表，安排好送行车辆，派人将

外地与会人员送到机场、车站、港口，待他们乘坐的交通工具起程

后再返回，如有必要，还应安排有关领导同志为与会人员送行。

2.帮助与会者提前做好返程准备

(2)提醒与会者及时与会务组结清各种账目，开好发票收据。

(3)帮助与会者检查、清退房间，避免遗忘各种物品。

(4)准备一些装资料的塑料袋和捆东西的绳子等物品，以备急需。

(5)帮助部分与会者托运大件物品。

4.会议总结

总结工作要以科学的绩效考评标准为指导。绩效考评标准是指对会议工作人员绩效的数量和质量进行评价的准则，它应具有完整性、协调性和比例性。

①检查会议目标的实现情况。

②检查各个小组的分工执行情况。

③将员工自我总结和集体总结相结合。

①是否具有召开会议的必要。

②会议准备得是否充分。

③议程是否科学合理。

④主持人的能力水平。

⑤是否严格控制了会议人数。

会议流程及服务安排

一、会前准备

1、办公室人员收到会议通知，首先需问清楚会议服务要求，然

后将具体安排转告会务工作人员，由会务工作人员准备会议前工作，了解与会人员的相关资料，并做好会务登记，保持良好的信息沟通，促进会议的顺利进行。

2、确定会议的出席人数，根据与会人员情况及会议规格适时调

整会议场地，并对会场的各项设施进行认真检查。

3、草拟会议议程，经上级领导批准后分发所有与会人员。会议

议程是会议内容的概略安排，议程中应涵盖主题、时间、地点，参

加人员及议题安排等具体事项，开会之前要将会议议程传达给与会

人员。

4、合理安排相关会务工作人员，其工作人员要做到以下几点：

(1)着装统一整洁，不穿拖鞋、响钉鞋。

(2)接待人员短发不遮眼，长发后梳成马尾或盘髻。要求化淡妆，不浓妆艳抹，不佩戴首饰。

(3)坐站姿势规范端庄，不翘腿。

(二)语言

(1)语调温和亲切，音量适中，普通话规范。

(2)语言文明礼貌，适时运用“您好”、“您请用”、“请”、“谢谢”、“对不起”、“没关系”等礼貌用语。

(3)对服务对象主动打招呼，不漫不经心，不粗言粗语，不大声

喧哗。

(三)态度

(1)敬业、勤业、乐业，精神饱满，彬彬有礼。

(2)微笑服务，态度诚恳、热情、周到。

(3)工作差错失误及时纠正并当面赔礼道歉。

(4)解释问题有礼有节。

(四)纪律

(1)会议服务前不吃异味食品。

(2)不在会议期间使用电话。

(3)服务过程中不打哈欠、喷嚏、挖耳鼻。

(4)严格遵守职业道德。

6、重要会议的召开，应提前做好必要的彩排工作，会议期间的演讲稿件和电子演示文档需要统一规范，并测试投影仪等电子设备是否能正常使用。

7、会场招待的水果及饮品采购要在前一天准备好，并按照与会人员的数量及会议规格进行合理购买;如会议结束后有安排宴会的要求，应确定宴会时间，选好宴请场所，并根据公司接待预算的金额确定菜单;宴会中所需饮用的酒水也应提早预订。

8、参照与会人员的名单制作名牌，名牌以红底纸张打印，上面分别注明单位名称，名字及职位，注意文字大小适当，清楚易识。纸张裁剪规格为8.5*15.11cm,并使用两面三角名牌架摆放。

9、会场的座次安排要分清主次，特别是有贵宾参加会议的情况下，更要安排妥当。座椅的数量应按出席人数摆放，并多预留两到四位。

10、会务工作人员进行会场布置：

(2)采用拉线的方式，确保桌椅、杯具等会议用品的整齐摆放。摆放花卉时，如椭圆长桌中间空地、会议室角落，另外会议桌上也可订做鲜花花束，但要把握好尺寸，不可过大过高，花卉颜色可视会议主题而定。

(3)根据会议议程，合理安排与会人员的座位、座牌、发言人、领导人讲话顺序、其它会议物品以及是否需要音乐、是否需要投影仪等，及时检查确保所需物品的齐全，做好会议前的准备工作。

(4)根据发言人位置摆放话筒，并调试(话筒位置的高低、效果及接口等)，确保话筒及音量正常，如需要音乐，要提前试播，确保正

常播放;如需要投影仪，则根据会议实际需要确定投影仪、幕布的摆

放位置，由工作人员进行调试。准备并调试好备用话筒，以备会议

过程中话筒突发情况，及时更换。

(5)会议所需的备品要按以下要求摆放：

具体细节：

①茶杯：茶杯定位。拇指和食指拿杯把，杯把要求对齐椅子的右侧扶手，摆放成一条直线，茶杯盖上的花竖与杯把垂直，茶杯上的

标记一致对准客人，摆放统一。

②杯垫、玻璃杯：拇指与食指拿起杯垫放在茶杯的左侧，杯垫上两个花瓣的夹角对准客人，与茶杯的距离约为1CM，手指握住玻璃

杯的底部摆放在杯垫上，切勿用手指碰杯壁，杯底的花纹要以竖条

纹对准客人。

③矿泉水：摆放时，拇指与食指握住矿泉水的两个红标摆在杯具的左侧，与其旁边的玻璃杯一指之隔，汉字标志一面对准客人。

④毛巾托：毛巾托竖着放在杯与玻璃杯中间的正前方约2CM处。

⑤笔记本、会议资料等文件：对齐桌子外沿，对准椅子正中。⑥笔：放在笔记本、会议资料的右侧，注意笔的标志朝上方放置。

11、会议开始前一个小时要准备好充足热水，会议进行中注意始终保持倒水的壶满，以备及时的加水。

12、准备工作的检查

会务工作人员应提前一个小时进入会场，检查会场整体效果，确保各项准备工作到位，在所有物品摆放完毕后分别检查桌子两侧的

茶杯、玻璃杯、矿泉水是否在一条直线上(如不在一条直线上做适当

的调整)，同时检查所有物品是否符合摆放要求(如不符合的按照摆

放标准摆好)。打开电子设备，打开照明灯及通道门，做好引导工作。如需使用空调，应提前半小时开启。