做好文档管理工作的几点思考
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性 ，并 从 文 档 的 收 集 、 整 理 和 保 护 ３ 方 面介 绍 了 一些 具 体 做法 ，最 后 强 调 了 文档 管理 者在 工作 中来自百度文库 加 强 责 任 心 ，积 极 发 挥 个
主 观 性 ， 不 断提 升 自己 ， 使 文 档 工 作跟 上 时 代 的 步 伐 ， 真 正 体 现 其 价 值 所 在 。 关 键 词 ： 信 息 技 术 ； 电 子 文 档 ； 纸 质 文 档 ； 管 理 ； 保 护
２ 电子 文 档 的获 取 ．
速 高 效地 搜 寻 、处 理 和 利 用 好 准 确 的信 息 资源 ，掌 握 信 息 化 工 作 的主 动 权 ，加 快 信 息 化 建 设 的步 伐 更 是 对 文 档 人 员 的 一种 考 验 。笔 者从 事 文档 管 理 工作 多年 ， 深刻 认 识 到 要让 文 档 工 作 真 正 体 现 其 价 值 所 在 ，必 须
２０ 第 １ 总 １期 ０年 ２ 第 ０ ） １ 期（ ９
将 更 新 或 已登 记 更 新 的操 作 环 境 及 数 据进 行 登 记 和保 存 ，保证 从 网络 渠 道 流通 的 电子 文 件不 散 失 。 对 文 档 的 分 类 方 式 有 很 多 种 ，笔 者 将 其 归 纳 为 “ 好 开 头 关 ， 以 ‘ 枝 结 构 ’为核 心 ” 。即在 分 门 把 树 别 类 中首 先 要 了解 所 拥 有 的 资 料 大致 类 别 ， 再往 下 一 步 步 进 行 细 分 。例 如 资 料 注 重 时 问性 可 以按年 度 分 ， 注 重类 别 性 则按 内容 分等 。
体来说使用Ｗ ｒ ，扫描笔等制成文本文档 ；利用扫描 ０ｄ
仪 、数 码 相机 获 得 图像 文 档 ；运 用 Ｆ ｕ ｎ 等仿 真 软 件 ｌｅ ｔ 得 到 数 据 文档 ；运用 Ｃ Ｄ ｏ ｄ ｏ ｋ 等 制 图得 到 图 Ａ ，Ｓ ｌ Ｗ ｒ ｓ ｉ
破 了时 空 的 限 制 和 障碍 ， 人类 真 正进 入 了网 络 化和 信 息 化 时 代 。科 技 的 巨大 进 步 给 我 们 文 档 资 料 的 整 理 带
处理 的文 档 。
（） 集 范 围 １收
只 要 是 本 单位 在 工 作 中形 成 或 采 用 的 、具 有 查 考
一
、
资 料 获 取 ： 掌 握 高 新 技 术 ，利 用 电
利用 价 值 的 各类 电子 文 档都 应 该 收集 保 存 。
（） 取 方法 ２获
子 产 品 ， 又快 又 好 地 收 集 资 料
不 断采 取 措 施 ，加 快 现 代 化 管 理 的步 伐 ，提 高 档 案 工 作效 率 ，以适 应 信 息技 术 的发 展 。
应 用 信 息 的 普 及 以及 科 技 的 巨大 发 展 逐 渐 产 生 了 电子 文 档 。 电子 文 档 是 一 种 以代 码 形 式 记录 于磁 带 、 光 盘 和 硬 盘 等 载 体 并 通 过 数字 电脑 进 行 操 作 、传 输 与
收稿 日期 ： ２ １— ３ １ ０ ０ ０ ５
割 ，利 用 不 受 时 间与 空 间 的 限制 ，能 同时 满 足 多 用 户
需 要 ，实 现 信 息 共 享 。通 过 计 算 机 网络 化 管 理 ，文 档
作 者 简 介 ： 熊 艳 ， 本 科 ， 实 验 师 。刘 国福 ， 博 士 ， 副 教
随 着 计 算 机 、 多 媒 体 和 网 络 等 技 术 的 迅 速 普 及 和 快 速 发 展 ， 以及 信 息 存 储 方 式 的 变 化 ， 国与 国 之 间 、
地 区 与 地 区 之 间 在 经 济 、 政 治 、 文 化 等 方 面 的 交 流 打
根 据 电子 文 档 的类 型 我 们 获 得 所 需 电子 文 档 。具
保 管 等 方 面有 着 突 出 的优 势 ：
随 着 复 印 纸 、 复 印机 等 的 出现 加 快 了 纸 质 文 档 的 获 取
① 检 索 快 捷 方 便 。 目前 计 算 机 的 运 算 速 度 已高 达 每 秒 数 亿 次 ，使 档 案检 索 的 时 间大 大 缩 短 。 ② 共 享 性 。 电子 文 档 内 容 与 存 储 的 载 体 可 以 分
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中国 现代黼 装 备
做 好文档 管理 工作的几点思考
熊 艳 刘 国福 张 圮 熊 英
中国人民解放军国防科学技术大学 湖南长沙 ４ ０ ７ １０３
摘 要 ： 信 息 技 术 的 飞 速 发 展 给 文 档 管 理 者 带 来 新 的思 考 ， 本 文 在 阐 述 文 档 电子 存 储 优 势 的 同 时指 出 了纸 质 存 储 的 必 要
来 了许 多 便 利 ， 因此 掌 握 和利 用 好 科 技 产 品 将 会 带 来 事 半功 倍 的 效果 。 １ 纸 质 文 档 的获 取 ．
传 统 的 记录 手 抄 式 是纸 质 文 档 最 初 的 获 得 来源 ，
形文档 ；利用摄像机等制成影像文档 ；利用录音机等
各 种 音 频 设备 得 到 声音 文 档 。 （） 出优 势 ３突 电子 文 档 相 比传 统 的纸 质 文 档 ，在 检 索 、 利 用 和
２ 世 纪 是 社会 信 息化 、科 技 全球 化 的 时代 ，只 有 ｌ 充 分 加 强对 各类 信 息 资源 的正 确 挖 掘 ，规 范管 理 好 各
类 信 息 ，才 能使 读 者准 确 地 把 握 信 息 内涵 。而 如 何 快
速 度 。对 纸 质 文 档 加 以签 字 盖 章 则 具有 法 律 效 力 。 因 纸 质 文 档 原 始 性 的 存 在 ， 即使 科 技 飞速 发 展 ，但 在 可 以预 见 的未 来 其 作 为凭 证作 用 的 地 位将 不 会 改变 。
授 ， 教研 室 主任 。
／ ７
中 现代黼 装 国 备
人 员只 需 输 入 几个 关 键 字 ，计 算 机 便 自动搜 索 所 需 资 料 。 并且 搜 索 到 的大 量 结 果将 按 照 相 关性 排 好 顺 序供 使 用者 选 择 。毫 不 夸 张 地说 因为 有 电子 文档 的 存在 ，
主 观 性 ， 不 断提 升 自己 ， 使 文 档 工 作跟 上 时 代 的 步 伐 ， 真 正 体 现 其 价 值 所 在 。 关 键 词 ： 信 息 技 术 ； 电 子 文 档 ； 纸 质 文 档 ； 管 理 ； 保 护
２ 电子 文 档 的获 取 ．
速 高 效地 搜 寻 、处 理 和 利 用 好 准 确 的信 息 资源 ，掌 握 信 息 化 工 作 的主 动 权 ，加 快 信 息 化 建 设 的步 伐 更 是 对 文 档 人 员 的 一种 考 验 。笔 者从 事 文档 管 理 工作 多年 ， 深刻 认 识 到 要让 文 档 工 作 真 正 体 现 其 价 值 所 在 ，必 须
２０ 第 １ 总 １期 ０年 ２ 第 ０ ） １ 期（ ９
将 更 新 或 已登 记 更 新 的操 作 环 境 及 数 据进 行 登 记 和保 存 ，保证 从 网络 渠 道 流通 的 电子 文 件不 散 失 。 对 文 档 的 分 类 方 式 有 很 多 种 ，笔 者 将 其 归 纳 为 “ 好 开 头 关 ， 以 ‘ 枝 结 构 ’为核 心 ” 。即在 分 门 把 树 别 类 中首 先 要 了解 所 拥 有 的 资 料 大致 类 别 ， 再往 下 一 步 步 进 行 细 分 。例 如 资 料 注 重 时 问性 可 以按年 度 分 ， 注 重类 别 性 则按 内容 分等 。
体来说使用Ｗ ｒ ，扫描笔等制成文本文档 ；利用扫描 ０ｄ
仪 、数 码 相机 获 得 图像 文 档 ；运 用 Ｆ ｕ ｎ 等仿 真 软 件 ｌｅ ｔ 得 到 数 据 文档 ；运用 Ｃ Ｄ ｏ ｄ ｏ ｋ 等 制 图得 到 图 Ａ ，Ｓ ｌ Ｗ ｒ ｓ ｉ
破 了时 空 的 限 制 和 障碍 ， 人类 真 正进 入 了网 络 化和 信 息 化 时 代 。科 技 的 巨大 进 步 给 我 们 文 档 资 料 的 整 理 带
处理 的文 档 。
（） 集 范 围 １收
只 要 是 本 单位 在 工 作 中形 成 或 采 用 的 、具 有 查 考
一
、
资 料 获 取 ： 掌 握 高 新 技 术 ，利 用 电
利用 价 值 的 各类 电子 文 档都 应 该 收集 保 存 。
（） 取 方法 ２获
子 产 品 ， 又快 又 好 地 收 集 资 料
不 断采 取 措 施 ，加 快 现 代 化 管 理 的步 伐 ，提 高 档 案 工 作效 率 ，以适 应 信 息技 术 的发 展 。
应 用 信 息 的 普 及 以及 科 技 的 巨大 发 展 逐 渐 产 生 了 电子 文 档 。 电子 文 档 是 一 种 以代 码 形 式 记录 于磁 带 、 光 盘 和 硬 盘 等 载 体 并 通 过 数字 电脑 进 行 操 作 、传 输 与
收稿 日期 ： ２ １— ３ １ ０ ０ ０ ５
割 ，利 用 不 受 时 间与 空 间 的 限制 ，能 同时 满 足 多 用 户
需 要 ，实 现 信 息 共 享 。通 过 计 算 机 网络 化 管 理 ，文 档
作 者 简 介 ： 熊 艳 ， 本 科 ， 实 验 师 。刘 国福 ， 博 士 ， 副 教
随 着 计 算 机 、 多 媒 体 和 网 络 等 技 术 的 迅 速 普 及 和 快 速 发 展 ， 以及 信 息 存 储 方 式 的 变 化 ， 国与 国 之 间 、
地 区 与 地 区 之 间 在 经 济 、 政 治 、 文 化 等 方 面 的 交 流 打
根 据 电子 文 档 的类 型 我 们 获 得 所 需 电子 文 档 。具
保 管 等 方 面有 着 突 出 的优 势 ：
随 着 复 印 纸 、 复 印机 等 的 出现 加 快 了 纸 质 文 档 的 获 取
① 检 索 快 捷 方 便 。 目前 计 算 机 的 运 算 速 度 已高 达 每 秒 数 亿 次 ，使 档 案检 索 的 时 间大 大 缩 短 。 ② 共 享 性 。 电子 文 档 内 容 与 存 储 的 载 体 可 以 分
２ ０ 第 ｌ 总 １期 ０年 ２ １ 期（第 ０ ） ９
中国 现代黼 装 备
做 好文档 管理 工作的几点思考
熊 艳 刘 国福 张 圮 熊 英
中国人民解放军国防科学技术大学 湖南长沙 ４ ０ ７ １０３
摘 要 ： 信 息 技 术 的 飞 速 发 展 给 文 档 管 理 者 带 来 新 的思 考 ， 本 文 在 阐 述 文 档 电子 存 储 优 势 的 同 时指 出 了纸 质 存 储 的 必 要
来 了许 多 便 利 ， 因此 掌 握 和利 用 好 科 技 产 品 将 会 带 来 事 半功 倍 的 效果 。 １ 纸 质 文 档 的获 取 ．
传 统 的 记录 手 抄 式 是纸 质 文 档 最 初 的 获 得 来源 ，
形文档 ；利用摄像机等制成影像文档 ；利用录音机等
各 种 音 频 设备 得 到 声音 文 档 。 （） 出优 势 ３突 电子 文 档 相 比传 统 的纸 质 文 档 ，在 检 索 、 利 用 和
２ 世 纪 是 社会 信 息化 、科 技 全球 化 的 时代 ，只 有 ｌ 充 分 加 强对 各类 信 息 资源 的正 确 挖 掘 ，规 范管 理 好 各
类 信 息 ，才 能使 读 者准 确 地 把 握 信 息 内涵 。而 如 何 快
速 度 。对 纸 质 文 档 加 以签 字 盖 章 则 具有 法 律 效 力 。 因 纸 质 文 档 原 始 性 的 存 在 ， 即使 科 技 飞速 发 展 ，但 在 可 以预 见 的未 来 其 作 为凭 证作 用 的 地 位将 不 会 改变 。
授 ， 教研 室 主任 。
／ ７
中 现代黼 装 国 备
人 员只 需 输 入 几个 关 键 字 ，计 算 机 便 自动搜 索 所 需 资 料 。 并且 搜 索 到 的大 量 结 果将 按 照 相 关性 排 好 顺 序供 使 用者 选 择 。毫 不 夸 张 地说 因为 有 电子 文档 的 存在 ，