活动策划公司全面解读大型活动策划的100个环节

活动策划公司全面解读大型活动策划的100个环节

今天小编把大型活动策的100个环节给大家总结一下，任何行业都可以参考，每一条都彻底做到位，基本就是专业顶尖高手了。

一、对甲方方面

1.达成合作意向，签定合同。

2.跟进合同在甲方的审批。

3.跟进合同在自己公司的审批。

4.跟进合同的首付款到账。

二、策划方面

5.选定时间、地点、形式、规模、参与人物等，与甲方反复协商并最终确认。

6.时间：根据甲方推广节点，及主要人物档期，选择日期时间时长。

7.地点：酒店、会所、画廊、酒吧、咖啡馆，户外则需备室内B 方案，连廊、灰空间或搭建大棚。

8.规模：结合甲方需求，根据活动目标，设定人数规模。

9.形式：发布会、论坛、沙龙、酒会、宴会、茶会、时尚秀、舞会、文艺演出、体育比赛、画展、见面会等。

10.创意亮点：如服饰密码、入场密码等。

三、内容方面

11.选定演员名单(歌手、舞者、主持人、模特，其他)。

12.向演员发出邀请，确认档期、价格、支付方式。

13.明确节目类型、曲目、上场时间、时长、伴奏音乐、服装、道具等。

14.论坛路演宣讲会类：确认宣讲品牌、产品及宣讲人，经济学家或品牌代表，发出邀请，确认档期、价格、支付方式。

15.确认宣讲用视频文件、演示文件、音频文件、道具等，及上场时间、时长、出现方式等。

16.酒会宴会茶会类：确认场地，地理位置、容纳体量、视音频条件、场内外布置等是否符合需求。

17.确认餐单、酒水饮料单，确认桌型、餐具等细节要求。

18.商定价格，签定合同，支付预付款。

19.体育比赛类：确认参与运动员、裁判、教练及其他人员。

20.确认场地、布置、观众席、休息处等。签定合同。

21.户外活动类：确认场地及整体路线是否符合要求。沿途所有布置的确认，比如跑步活动，确保全程通畅，沿途的供给站、起终点布置等。

22.大型活动有关政府部门审批：公安、交警、消防、城管、文化等。

23.自驾游、体育、户外等活动，需与参与者签定安全免责协议。

四、客户方面

24.宜提前2-4周邀约客户，通过电话、短信、微信、微博、APP 通知、张贴海报等最大广度深度邀约。

25.活动前1周再次联系客户确认来否。

26.活动前3天再次联系客户确认来否。

27.活动前1天再次联系客户确认来否。

28.注意确认人数，1张邀请函仅含1位客户，以确保人数与计划基本一致。

29.编制和打印来宾名单，分为带电话和不带电话两个版本，主要工作人员持有带电话版本。

30.活动当天向来宾发送短信，提醒时间、地点、流程、天气、着装要求、安全事项等。

五、场地、硬件方面

31.尽最早时间确认场地，签定场地租赁合同。

32.桌型：确保桌椅数量、质量符合要求。

33.舞台：确认尺寸和高度，地面材质，升降机等。活动前1天完成搭建。

34.舞台背景：确认LED屏幕或喷绘背景板，确认舞美设计稿，活动前1天完成制作和安装。

35.音响：确认音控台、电源箱、电线、线槽板、连接线、音响、话筒(手持、鹅颈、头戴各需几个)、话筒架、电脑等设备。活动前5小时到位，活动前2小时调试完毕。

36.灯光：确认LED大屏、灯控台、灯光架、各种灯的数量、电源及电线等设备。活动前5小时到位，活动前2小时调试完毕。

37.其他设备：摇臂摄像机，无人机摄像机，干冰机，泡泡机，纸炮等。

38.大屏画面内容：根据节目单确认内容、排序。事先录入电脑。

39.音乐：确认暖场、开场、上场音乐，所有伴奏音乐排序。事先录入电脑。

40.确认宣讲材料。事先录入电脑。

41.后台：预备演员换装、化妆、候场空间，方便上下场。

42.化妆间要求：照明充足。考虑到化妆师长时间弯腰操作，尽量安排合适高度椅子和化妆师用高脚椅。如有水槽更佳。

43.造型间要求：有充足电源插座，方便各类美发小电器。

44.更衣室要求：设穿衣镜、挂钩等，如有钥匙柜更佳。

45.贵宾休息厅：考虑贵宾动线，服务人员、茶水点心、鲜花等。

46.外部布置：签到背景板、各种指示牌、红地毯等的设计、制作、安装。活动前1天完成。

47.车辆：确认贵宾接送、来宾车辆动线、泊车位、保安引导等问题。

48.大型物料的提前进场：如展示板、展示柜等。

49.小型饰物：气球、彩带、鲜花、席签等。

50.工作人员休息处、饮用水、盒饭等。

六、内容、软件方面

51.宣讲材料的撰写、制作、审核。

52.宣传视频的拍摄、制作、审核。

53.演出人员、节目的选定、审查。

54.主持人串词的撰写、审定，制作手卡。

55.领导讲话稿的撰写、审定，制作手卡。

56.制作并分发相关人员Rundown(执行台本)，模板如下：

57.走台彩排：测试声光电效果。

58.走台彩排：演员、演讲者熟悉场地、走位等。

59.声光电的配合，按活动顺序过一遍音乐、灯光、屏幕画面等。

60.服化造：事先准备好所有服装。事先安排好化妆造型团队。活动前4小时到位，活动前半小时造型完毕。

61.演员：活动前1小时到位，活动前半小时造型完毕。

62.礼仪：活动前2小时到位，交代要求。活动前1小时造型完毕，就位。

七、执行方面

63.总控：不要满场乱跑，要定位在所有人能找到你的地方。在正式开始前，甲方的总控站位在迎宾位置。开始后，总控的位置在控台，确保按台本进行。

64.舞台监督：务必安排专人，熟悉甲方领导、演员的人担任。确保舞台上所有事按台本进行，而不是主持人报节目后人还没到。

65.总控及主要工作人员需随身携带文件：客户名单(带电话)、执行台本。

66.开场前半小时，如客户到达人数仍较少，需致电联系并告之行车路线、泊车方式等。

67.签约仪式：桌椅、文本、签字笔，确认领导上台动线、座位，礼仪上台、传递物品动线。