员工内部档案管理制度

员工内部档案管理

制度

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2020年4月19日

员工（内部）档案管理制度

一、总则

(一)目的

为加强公司人事档案管理，有效地保护和利用人事档案，维护公司和员工合法权益，特制定本制度（公司对此制度享有解释权）

(二)范围

本制度适用于公司全体员工。

(三)职责

1.人力资源部负责本制度制定、修改、废止、解释之起草工作

2.总经理负责本制度制定、修改、废止、解释之核准工作

(四)相关文件

1.《招聘制度》

2.《员工入职管理制度》

(五)签署生效

总经理签署之日起生效

二、定义：

(一)人事档案管理办法

1.员工人事档案包括：

①员工《个人简历》

②《职位申请表》

③《初、复试评估表》

④

2.《保密合同》

3.《非正式员工考核表》

4.《人员异动表》

5.《员工调薪申请表》

6.《体检表》

7.指定银行卡/折复印件

(二)档案管理工作内容：

1.建立标准化的、信息完整的人事档案。

2.员工考核结果及奖励、惩罚决定等应归档。

3.人力资源数据统计分析归档。

4.合理存放人事档案，不泄露秘密；未经批准，不得查阅。

(三)人事档案的整理方法：

1.为每位员工建立一份独立的人事资料档案。

2.离职人员的档案按辞职、辞退和开除分别归档。

3.人事档案的查阅

4.档案工作实行统一领导、分级保管、分级查阅的原则。

5.人事档案只能在人力资源部指定的地点查阅，不可带出。

6.遇特殊情况需要借出本人人事档案时，借阅人对所借阅档案必须妥

善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。

7.所有查阅人员都必须如实填写《人事档案查阅登记表》。

(四)人事档案的外借：

1.确因工作需要外借本人档案的，需办理档案外借手续，借阅时须如

实填写《人事档案查阅登记表》。

2.不得外借她人档案。

3.外借档案必须及时归还人力资源部。

4.档案应该备份

5.对高级管理人员及其它重要职员的资料，应做好文字备份。

6.对存入电脑的重要资料应设密码保护。

7.人事档案可予销毁的条件：

①已离职基层员工的档案，自离职之日起存放时间达到一年以上的。

②已离职中层的档案，自离职之日起存放时间达到三年以上的。

③已离职经理以上人员的档案，自离职之日起存放时间达到五年以上

的。

④被公司开除的员工档案，自开除之日起存放时间达到五年以上的。

⑤应聘者档案存放时间达一年以上的。

⑥超过一年以上的人力资源部报表。

(五)有下列行为之一者，给予开除处理，若构成犯罪依法追究刑事责

任：

1.毁损、丢失或擅自销毁人事档案。

2.涂改、伪造人事档案。

3.未按手续就借阅、外带或越级查阅人事档案者（档案管理者同

罚）。

(六)与员工户口联系的个人档案管理办法：

1.有需要将个人档案存放在外部人事机构的员工，按自愿原则向人力

资源部提出申请，由人力资源部出具证明，员工本人至人事代理机

构自行办理，费用自理。

2.员工有需要转移个人档案的，向人力资源部提出申请，人力资源部

出具证明后，自行至人事代理机构办理。

三、程序：

(一)人事档案的查阅：

1.总经理和人力资源总监对所有员工的人事档案有查阅权；

2.部门经理对其所属部门员工的人事档案有查阅权；

3.人力资源部门内仅有各公司人事经理和负责人事档案管理的人员有

查阅权。

4.其它与被查阅人员无隶属关系的人员需查阅人事档案的，填写《人

事档案查阅登记表》，经人力资源总监签字批准后，方可查阅。

(二)人事档案的销毁程序：

1.人力资源部填写《档案销毁申请表》，人力资源总监或区域经理审

核，总经理批准。