xx产业发展高峰论坛工作分工与流程安排—会议纪要

一、后期结束总结会召集与问题总结。 二、 1、会场布置草图的设计（）。 2、会场整体规划设计与布置：包括背景墙及嘉宾席座、大厅签到台等会场整体规划、设 计与布置，音响话题等保证符合会议议题和媒体宣传拍照。 3、会场每位专家座位处放置公司宣传彩页、带 Logo的本子、中性笔、日程安排表等，用 易拉透明整体装好。 4、外地来的专家和客户于 6.7 到达兰州后， X将在 X宾馆二号楼等待，协助客户办理入住 手续。同时李珂在 6月5日将“ 6.8 的日程安排表准备好”（根据入住客户数量），交给 X，以便客人提前知悉 6.8 的安排。 5、论坛后，安排会场的物品整理与收拾，并带回公司库房存放入库。
XX第X届XX产业发展高峰论坛 工作分工与流程安排
论坛名称 : 健顺生物第二届生物医药产业发展高峰论坛
论坛时间： 2015年Ｘ
论坛地点：甘肃兰州Ｘ
工作组组长： X
工作组副组长：Ｘ
组 员：Ｘ
工作组原则：工作组成员充分加强沟通，遇事不推诿，相互积极支持，多闻多问互相监督提醒，形成联动互助的良好工作机制。
三、与 X，在微信平台和网站上发布此次论坛新闻。
一、背景墙制作与安装布置到位； 二、横幅制作与悬挂； 三、其他临时性工作支持与配合。
一、新闻通告简讯的编写及网站微信公共 平台的发布； 二、其他临时性工作支持与配合。
一、会场负责拍照、录音笔录音，大合照 的组织拍摄等。 二、其他临时性工作支持与配合。
人员
主办方： 参会代表：
国家 X专家联谊会秘书长 X等专家学者和业内领先企业的研发技术带头人
4、演讲台广告牌的设计、制作：Ｘ 5、专家和客户的礼品的定制和采购。 6、胸牌的制作，优先使用库房现有的胸牌，将内容进行更换。
1、新闻通告于 6月4日写好，经 X审核后，再发相关媒体。 2、论坛新闻稿于 6月9日写好，经 X审核后，再在网站和微信上发布。
二、做好 6月9日旅游方案，将注意事项、司机、客房联系方式等详列在方案里面，于 6月 7日协助客人办理入住手续时一同发给客人提前了解。
1、采购易拉透明文件袋。已完成。 2、中性笔的准备。 3、24楼会议室茶叶（用 X办公室茶叶）、喝水瓷杯、烧水壶、带 色盆景等的准备与提前摆放。 4、24楼会后当天安排完成会场的收拾和整理。 X两位保洁等） 5、购买录音笔。 6、准备 U盘。
的行政后勤资料无遗漏：
来自百度文库
X（8人）
请各自携带好负责携带的资料。
2、6月8日上午 7点需要到达会场 的工作人员： X（11人）
1、广告公司背景墙与横幅设计稿
序 号
事项
内容
一、仪式活动支持与衔接；
详情
1、座次表安排、出图及确认摆放到位。 2、客户、政府部门及健顺参会人员的名单统计，包括姓名、公司、部门、头衔等，以便 主持人 / 罗博士介绍嘉宾。 3、主持词的撰写，其中专家和客户简历由 X提供。 4、公司内部参观及接待的准备和安排。
一、仪式结束后期总结与分析。 二、会场整体设计布置（演讲台、专家桌 及椅子、专题讨论椅子布置、投影仪摆放 等）
Logo的抬头纸和笔、绿
1、X将需要预订的客户和专家信息提供给婉秋，以便预订机票和酒店。我司承担费用。 最后将客户航班时间用表格做好，将纸质版当面交给雷松安排接机。若航空公司航班信 息发生变化，需同时给 X两个人通知，以便及时通知客人。接机时请市场销售部人员陪 同，具体分工请婉秋提前沟通安排好，并在“接机表”中显示。 2、与各部门主管沟通好，准备客户参观事宜，各部门主管需在现场陪同讲解，需给各部 门主管发正式邮件告知。 3、一楼展柜灯、大厅灯、物业的大厅电子屏在客户参观前二小时提前开启，电商谷牌子 提前一天撤掉，并提前一天试用看是否合适？参观完成，客户离开后关闭。 电子屏显示：热烈欢迎参加 X专家与嘉宾 4、客户参观完毕，安排人员及时压电梯送客人上 24楼。同时告知车间主管关灯拉下帘子
一、会务相关物品的采购工作（签字笔以 及其他会议所需物资的采购与提供）； 二、公司 24楼会议室的布置和撤场清理工 作； 三、其他协助和支持工作。
一、来兰客人机票及酒店的预订。 二、实验室及生产车间专家的参观、拜访 。 三、其他协助与物业沟通的工作。
1、6号楼大厅的“嘉宾签到席”牌子的制作。 2、宾馆上方欢迎横幅：热烈欢迎参加 X专家与嘉宾 ； 3、6号楼会场的背景墙设计制作： 健顺生物第二届生物医药产业发展高峰论坛
1、负责会场的照相（包括会后合照的组织拍摄），提前在 6号楼会场大厅踩点、设置相 机最佳模式。会后将照片提供给陈雪写新闻稿，提供给陈真存档。 X将提前一天清理内存 、充足电。 2、负责会场的专家录音，提前一天在库房领取录音笔。张亚娟提前一天将录音笔清理内 存、备好电源。
一、 1、与宾馆沟通，确定演讲席桌花的采购和放置， 6月7日下午 / 晚上放置好在会场。 2、6号楼会场外“嘉宾签到席”的布置，包括：签到表制作、签到笔的准备（普通中性 笔4支）、签到处糖果摆放、签到处胸牌发放、签到处礼品的发放。 1）并在签到处预备好：白板笔（黑色）、空白的签名牌、空白的姓名打印纸，以便现场 即时填写有变化的客人姓名牌。 2）胸牌和礼品由 X负责在 6月5日提供给 X，以便随其他物品拿到 X宾馆。 3、6号楼会场和 24楼会议室“桌签姓名牌”的打印设计 X负责（摆放由 X负责）。 4、6.8 当天签到处礼仪接待人员穿着：衬衫、齐膝商务裙Ｘ
1
分工 一、与 X签订酒店协议，包括会场、餐饮 与职 及住宿。
责 二、当天礼仪接待与引导（签到、发放胸
花）；
三、跟进负责 24楼会议室整体布置；
四、跟进负责公司实验室及生产车间、仓
库等相关区域提前准备及整体接待安排；
五、客人机票和酒店的预订跟踪确定，以
确保不要出现问题；
六、其他临时性工作支持与配合。
。
备注： 1、6月7日晚上客人住宿在 X宾馆； 2、6月8日晚上客人住宿在 X大酒店。
负责人
时间节点
X
6月4日
整体完成时间： 6月3日
1、6月7日下午 14:00 点前往会场
布置的人员，运送物资的车辆从Ｘ
出发（ X安排车辆），如有下面员
工需搭乘公司车辆前往会场，请
自行与司机联系。张亚娟负责车
X
辆出发前，与 X核对好所有需携带