决策支持系统的构建与实现价值

决策支持系统的构建与实现价值

[摘要] 随着市场经济的充分发育、经济形态的深刻变化,决策涉及众多新领域。我国高校的管理与决策过程也因此在理念和原则上进入了一个新的发展时期,决策方式和决策程序与高新技术的全程链接正在成为一种新的价值取向。

[关键词] 决策系统; 决策过程; 决策抉择; 数字化; 信息化

随着市场经济的充分发育、经济形态的深刻变化,我国高等教育出现了投资渠道、就业形式、办学模式的多样化。高校也因此在决策方面出现了越来越多的不确定因素。这就要求我们必须遵循科学的原则,彻底改革传统决策方式和决策程序,从决策信息的收集、归纳、统计、分析,到决策方案的设计、反馈、筛选和最终抉择,都进行全方位的技术革新,从而最大限度地提高决策质量。

1决策支持系统的构建与理念“突围”

传统的管理者在变动不大的环境中只需尽职尽责,处理较有规律的日常事务,而现代的境况因为高新技术的突破而使决策涉及众多新领域,决策者所面临的环境变化比以往任何时候都更加迅速。面对瞬息万变的情况,走出惯性思维的“围城”,利用信息技术,建设快速高效的电子管理机构与数字软件管理系统,实现决策过程与数字技术的高度接轨与全程链接,已成为高校转变管理职能、扩大信息公开、推进政务协调、改善服务理念、促进高校发展的有效手段。

决策过程的全方位数字化、信息化,是以网络为基础的。而松散的管理体制、非集中式的校园文化、各部处与院系之间所具有的相对独立性,极易造成高校中的各自为政、信息孤岛、应用不集成、界面不统一现象,这是高校与企业的巨大差别所在,也是高校信息化过程中不可忽视的特殊性。因此,实现高校决策与管理过程的数字化、信息化,必然是“人”的信息化观念的现代化与网络发展、硬件建设及软件开发等“物”的现代化相结合的过程。当今,高校的各职能管理,基本上实现了通过一个基础平台,使得各个应用系统都以一种松散耦合的方式实现集成。这个系统由一个平台、一个门户、多个应用系统构成,每个应用系统都能够独立运行,保持相互间的松耦合度,使得局部的变动不至于直接干扰到整体,应用系统之间也不必互相依赖。同时,每个应用系统向其他应用系统提供一些业务调用,使得其他应用系统可以通过这层接口调用这些服务,从而访问该应用系统内部的信息。高科技在广泛地运用于管理过程中建立起决策的整个支持系统,在这个集数字、信息为主要元素的管理系统里,人们将一定的规则和管理方法融入其中,而把这个空间分成4个层次,即管理层——包括应用系统、软件、规范、规章制度等;

数据层——包括多年积累下来的关于学校各个层面的信息和资源,以及一些预警维护程序;应用层——即向全校提供服务;防护层——不断对整个系统进行维护和监控的体系。高新技术的“加盟”使高校管理与决策方法包含了越来越多的技术内容和越来越广泛的科技成分,决策过程全方位的技术革新为高校形成比较成熟的科学决策管理体系创造了条件。

2决策支持系统实现的革命性变革

决策系统工作流程的快速流畅,大大提高了决策质量、文件信息交换与处理效率,同时也带来了决策组织结构的革命性变革。

数字化的决策支持系统通过纵横交错的信息网络使信息传递方式由阶层型变为水平型,与此紧密相连的管理组织结构也就从尖顶“金字塔”型变成扁平的巨型网络。在这个庞大的巨型网络里,数字贯串于整个管理过程。信息革命的电子数据交换把高校财务资金运转、物资商务活动中的票证和单据流转,人事管理、教学管理、行政事务处理中的招聘公告、文件交换、教学安排、消息发布等相关环节,如纵向的教学设备采购、出入库、配置、发送和各类文件通知制作、审批、签发、意见反馈征集以及横向的财务登记、保险、运输、纳税和文件传阅、处理登记、存档备案等活动,通过标准化自动办公软件的联网传输和自动处理整合在一起。信息管理渗透于和体现在各种管理中,各个模块跟踪记录的历次的原始数据,能使管理中的数据分析、评估图表由系统自动生成,信息管理使这些数据又转化成为信息,使信息为组织设定的目标服务。领导机构对学校的管理职能通过网上实现,其结果已不单是一般地提高管理效率和降低管理成本,还将通过巨型网络的综合应用改善各层面的信息传递,以达到信息的集成共享,即实现将关键的准确的数据及时传输到相关的决策人手中,进而为高校管理、运作、决策提供决策分析与抉择;也不是被动地适应原有的管理业务流程,而是积极促进管理业务流程的合理重组,综合集成各种互有联系的管理职能,最终达到组织层级的重组与整合。由各个管理层相互联系形成的等级链、矩阵链,就链条上的某一个环节而言只是发挥着信息的收集、挑选和转发的“中转站”作用,但一旦这些工作由正规的信息系统来承担,将会更快、更准、更全面。即缩短了等级链的长度和矩阵的规模,简化了人为的协调,减少了众多的中间环节,使原来起上传下达重要作用的中层组织被削弱或走向消亡。管理在更加平等、信任、合作的基础上进行,管理权力体系由过去单纯直线型转向直线与参谋的交互状态,管理程度由集权走向授权,强调“以人为本”的管理思想。领导单位之间、执行单位之间以及领导单位与执行单位之间,均可相互联系,不仅领导单位可以决策,而且执行单位也可根据实时情况进行快速决策。在客观环境变化频繁和剧烈的条件下,那种分工过细、相互割裂的管理组织已不适应发展需要。相反,把相互关联的管理组织加以整合成为大势所趋,柔性的、灵活的虚拟组织应运而生。虚拟组织突破了组织结构的有形界限,有利于借用外力和整合外部资源,这已成为21世纪组织管理的重要形式。

3决策支持系统开发应用价值考证

如果说“软件”的不断开发与问世,真正“改写了人类的历史”、加快了人类进步的步伐、“开启了知识文明的大门”,那么,决策支持系统的构建与实现无疑为高校的飞速发展插上了翅膀。

迅速高效、安全可靠、功能强大的24小时全天候的决策与管理信息系统已不再遥不可及,以数字技术、信息技术为主要标志的自动化系统建设,为高校营造了管理和决策在不同层次所需要的数据、信息和知识的全新的网络应用环境,内容涵盖了政务、教务、科研、人事、财务、后勤等,满足了校内外对各类信息的共享和利用。一是决策过程、决策抉择、颁布实施、意见反馈、规章制度等都可以在网上实现,为校内各部门提供了广泛的各种水平和各种类型的辅助决策分析和管理与服务。如在人事管理方面,实行的聘任制、评价考核、竞争上岗、机构改革、减员增效等多种改革措施;在师资管理方面,实行的教学工作量制、科研成果量化考核制、职称(职务)评聘量化考核制等;在财务管理方面,实行的经费包干制、校内结构工资制、奖金自筹制度等;在后勤管理方面,实行的承包制、独立核算制、用工制度改革、社会化改革等。各管理机构的决策亦无不涉及信息技术、自动化技术、统计分析技术。部门与部门的配合以及各部门运作的衔接通畅都已离不开计算机的数字与计算。决策过程的数字化基本排除了管理过程中的不确定性,让高校的管理进入了一个新的层次,促进了行政方法从定性到定性与定量相结合分析的转变,使定量分析在管理中的应用空前发展,加速了行政目标的确定、领导决策方法的抉择、行政信息的分析处理,从而使管理更为科学和具体。由于领导机构对学校的管理职能有很多可以在网上实现,决策过程的公开程度也体现了人性化管理的目的。利用信息网络化手段完成的决策过程既科学、透明,便于理解、易于执行,也减少了人为因素,屏蔽了人情干扰,使暗箱作业者处处留痕迹,为消除腐败,形成行为规范、运转协调、公正透明、廉洁高效的管理体制提供了基础。二是决策信息实现了全方位跟踪传输,系统的对外延伸功能,使众多宝贵的信息资源随时进行彼此的交流与共享。各种交流显现出的分散性、便捷性、跨区域、跨国界特点,充分体现了开放性和可扩展性的要求。节约了学校与社会之间沟通了解所需要的时间和人力成本,促成了学校与国际的快速接轨。特别是在网上进行在线对话与交流,可以帮助高校了解国情、认识世界,更加明确地认识和吸纳社会的反馈意见。各种信息追踪调查的各项指标分数可以反映高校在各个办学方面的参数水平,从而为学校做出迅速、准确的决策提供辅助决策分析和决策质量保障,最终为高校赢得更多的发展契机。

主要参考文献

[1] 吕耀怀. 教育的信息化及其道德控制[J] .教育与现代化,2004(1):11-15.