搞好标准查新服务

搞好标准查新服务，为标准质量把关

新形势下标准化工作科学发展的主要任务之一是：提高质量，牢固树立“质量就是生命”的意识”，要按照“标准质量第一”的要求制定标准。而把标准比作产品的话，那么重复制定的标准，就是废品；内容交叉、矛盾的就是残次品；技术指标不合理的标准就是质量缺陷。而准确全面的标准查新，是有效解决标准废品、残次品、缺陷等质量问题的有效方法。下面就以标准查新服务的实践，说明标准查新是如何为标准质量把关的。

一、对标准查新服务的认知过程

1.标准查新服务的历史。我院的标准查新服务始于上世纪九十年代，当初主要作企业标准备案前的查重认证，服务对象是上门的用户和地市级技术监督服务机构。查新的步骤也比较简单，先按从标准名称中提出的关键词检索，再根据检索结果出具查新认证报告。查新报告的结论基本是二种，一种是“经查…现没有国家标准和行业标准，企业可以制订…”；另一种是“经查…现有XX标准，企业可以制订高于XX标准的企业标准”。这是我们查新服务的初级阶段。那时，大家没感到查新服务有什么特别之处，它不过是比检索多一道写报告的程序而已。然而，随着查新工作的进一步展开，许多工作经历，改变了我们的偏见，提高了我们对查新服务的认识。比如检索结果因检索技能高低的差异很大，甚至检不出来，把“有”说成“无”，导致错误的查新报告；对专业性强的标准看不懂，不知道怎么检索、定论；有些看似同类的标准，被用户的专业知识推翻等。实践使我们充分认识到：标准查新是技术性和专业性强的服务工作，稍有疏忽，就会产生错误的查新报告。

为了提高查新报告的正确性，我们规定了查新服务的程序，确定了查新报告的内容，查新服务也因用户查新目的多样化，从单一的企业标准备案前的查重，逐渐拓展到国家、行业、地方、企业等四级标准的立项、调研，成果鉴定等。

2.标准查新服务程序：我们的服务程序分四步：第一步查新受理：委托人递交相关技术材料；查新机构与委托人交流、沟通，确定查新点；双方订立合同，委托方付费，其中，与委托人交流、沟通是很重要的，它事关查新的成败；第二步检索：查新机构根据查新点和查新要求，确定检索策略，选择数据库，进行关键词、分类词、主题词等的题录检索，并根据检索结果调整查新策略，增、减检索范围。其中，检索策略制订的越科学、合理，查新将取得事半功倍的效果；第三步：草拟查新报告：索取必要的相关标准、对比分析、起草查新报告，其中，查阅相关标准通常是必要的，它有利于去伪存真，提高查新报告的准确性和科学性；第四步出具查新报告：查新报告经审核后，签字、盖章，提交给委托人并存档备案，其中，有专业知识的专家的审核，可纠正、弥补检索人员专业知识不足的缺陷。

3.标准查新报告的内容：查新报告主要包括选取的数据库、时限、检索的结果、结论等。结论将因查新目的不同而异。如对于拟立项的查新，结论是没有制定过同类标准的可以制订标准；对有标准文本的查新项目，则根据《标准化法》和标准水平对比结果，作出是否可以制订标准的结论，并列出相关标准清单，指出引用标准有效或废止。

4.标准查新服务的实质。标准查新服务的实践让我们认识到，标准查新服

务不同于标准检索服务，因为检索服务的目的仅是查找标准，对服务的要求是侧重于相关文献的查全率，服务结果是提供标准线索或属于一次文献的标准文献。而查新服务的目的是为客户提供客观证据，对服务的要求是按照规定的程序和范围进行，有查全、查准尤其是查准率的严格要求，服务结果是提供三次文献—查新报告。

总之，标准查新服务是标准查新机构根据标准查新委托人提供的需要查证的标准内容，按照规定的程序、严格的时限和范围，以标准文献为基础，以标准检索和标准调研为手段，以检出结果为依据，通过综合分析，对标准的新颖性进行情报学审查，写出有依据、有分析、有对比、有结论的查新报告的过程。

二、标准查新对提高标准质量的促进作用

1.从源头把关，避免重复立项，节省资源。截止到2009年6月30日，我们国家标准总数为23843项。另外，备案行业标准有39686项，地方标准有14142项，加之新标准的不断颁布，没有丰富的文献检索技能，是很难及时掌握标准的动态更新信息和科技发展水平。而标准在正式立项前的查新，可避免重复制订标准、生产废品，杜绝浪费。如：2007年12月，为《2008年黑龙江省制定修订地方标准项目计划表》的163个计划项目进行查新，省局根据我们的查新报告，删减了80项，由此，不光避免制定标准所造成人力、物力、财力的浪费和损失，也节省了近百万元的资金投入。

2.缩短标准的制定时间，减少标准内容的交叉和矛盾等质量问题。当前是知识爆炸的时代，要想在知识的海洋中查找到自己所需的情报是有一定难度的，一般来说，科研人员查阅资料所花的时间，约占其研究工作时间的二分之一。而通过具有充足的信息资源、完善的计算机检索系统及丰富的查新经验的查新机构的检索，可节省科研人员查询标准的时间；同时具有较高查全率和查准率的查新报告，所列出的有一定相关度的系列标准，将为标准编写组提供丰富、可靠的技术参考资料，有效地防止所制订的标准与已有标准和法律法规的矛盾、交叉，减少标准的残次品。如某大学研制了一种红外线自动报警器，带着制定的标准，来我院进行备案前的标准查新。我们按主题词、关键词等未检出相关标准；就根据中国标准文献分类法，按A91的分类途径检索，找到相关标准：GB 10408.4-2000《入侵探测器第4部分:主动红外入侵探测器》和GB 10408.5-2000《入侵探测器第5部分:室内用被动红外探测器》。当该大学的老师看到查新报告时感慨地说：你们查得快，准而全，对我们掌握当前的标准水平等动态信息太有用了！早知道的话，我先上你们这查，得节省多少查标准资料时间，少走多少弯路。随后要求我们提供专题检索服务，索取标准文本。

3.推进标准的实施，及时检验、提升标准质量水平。在标准查新过程中，除个别客户是从标准战略角度，制订高于国家和行业标准外，大部分企业是苦于找不到能用的标准，迫不得已才想制订标准的。而通过情报专业人员的全面、准确查新，至少为10%～30%的客户能找到所需的标准，提高了这些标准的利用率。而这些标准实施的过程，又是及时发现、纠正标准质量问题的过程，是对标准的正确性、有效性和可操作性的检验过程，并且为下次修订标准积累经验和数据，促进标准水平的再提高。

4.提高标准的审批、评价、奖励等工作的准确性和公正性，促进标准制订工作的良性竞争。专家是指某一专业领域具有丰富的实践经验和深厚的理论功底的人，是相对于专业水平而言的，每个专家都有各自的专业局限性，在标准的审批、实施、奖励等工作中，只依据专家小组的专业知识和经验，而无可靠的查新