档案目录格式规范

新文书档案目录格式 （一）归档文件目录
归档文件目录
年度：2008 件
文号 号
责任者
03 大唐国际计 1 [2008]XX 号
03 大唐国际计 2 [2008]XX 号
03 大唐国际计 3 [2008]XX 号
大唐国际 大唐国际 大唐国际
类目：2 保管期限：永久 盒号：004
文件材料题名
日期
页 备注
数
- 16 -
会计档案目录格式 （一）案卷目录
会计档案案卷目录
盒 案卷题名
号
年度：2008 分类号：433
保管期限 存放地点
备注
①以上字段从左至右依次保持宽度为 15、85、25、25、20（mm），整表宽度为 170mm。 - 17 -
（二）案卷目录
会计档案全引目录索引
年度
2006 年 2007 年 2008 年
（七）科技档案全引目录脊背
全引目录
**类
全引目录
**类
科
科
技
技
档
档
案
案
全引目录
**类
科 技 档 案
全1册
示例一
第 1/2 册
第 2/2 册
示例二
图 A7 全引目录脊背
- 15 -
说明：1、全引目录脊背式样如上，大小自定，效果整齐统一； 2、科技档案分二级或三级类目组织全引目录。一册能用的注明“全 1 册”，一册不够的另立多册， 每册注明“第 X/N 册”。
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2、文书档案分年度组织全引目录，一册能用的注明“全 1 册”，一册不够的另立多册，每 册注明“第 M/N 册”。
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科技档案目录格式 （一）案卷目录
案卷目录
盒 档号
号
案卷题名
总页数
保管 页 期限 号
备注
(“页号”：为全引目录内每一个案卷的卷内目录首页所在的页码) ①各字段宽度从左至右依次是：10、30、70、15、15、10、20（mm），整表宽度为 170mm。
- 20 -
（四）会计档案封面小标签 (适用于账簿及报表)
（30mm）
（10mm） （10mm）
（20mm）
案 卷 题 名
保管 期限
档
（70mm）
（20mm）
（20mm）
案卷号 号
（30mm）
（40mm）
（50mm）
- 21 -
照片档案目录格式
（一）照片目录（1-7 大类）
照片档案目录
年度：2008 册号：02
科技档案全引目录制作以每本目录册都要包括索引目录、案卷目录和卷内目录为宜，即索引
目录制作的大小，以该册能够装下的数量为准。对盒号的起止范围不做具体要求，各自便宜确定
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即可，要有稳定合理的规律沿袭可循。
- 10 -
（四）科技档案案卷封面 档 号: 0201-8400-01
案卷题名
立卷单位 起止日期 保管期限 密级
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（三）科技档案全引目录
805 类档案全引目录索引
分类号
8050 8051 8052 8053 8054 8055 8057 8058
类目名称
案卷目录 所在页号
燃料设备管线施工安装文件
1
锅炉设备管线施工安装文件
1
汽机设备管线施工安装文件
3
化水设备管线施工安装文件
6
暖通及其它系统设备管线施工安装文件
注：索引表格格式均参照以上。
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（三）新文书档案备考表式样
备考表
盒内文件情况说明：
整 理 人： 检 查 人： 整理日期: 年 月 日
①“盒内文件情况说明”不能为空，描述盒内文件数量、互见信息、是否复印件归档、有无笔迹材料问题等等。 ②备考表内字段式文字均为三号宋体字加粗，内容字体需小于字段式文字。 ③一般地，备考表均距左侧纸边 25mm，距右侧纸边 15mm，至顶端纸边 35mm。
照片 号
档号
010 2008-1-01
011
照片题名
XXX 在 XX 会上讲话
拍摄者 页 拍摄日期
/单位、部门 号
备注
何长江
2008.03.05
1
/新闻中心
012
（此目录格式用作照片册内目录，连续打印则可作全引目录。 ①以上字段从左至右依次保持宽度为 15、25、60、20、25、10、20（mm），整表宽度为 170mm。
号 号 第册
注：对于光盘的保存方式，推荐光盘统一入册保存。此脊背即为光盘档案册所用。
- 26 -
（五）单张光盘说明
盘号 档号 保管 期限
光 盘 名 称 刻录人 刻录 日期 备注：
（如有互见信息，在说明之 后另注明）
（注：“备注”应概括揭示光盘包含全部内容信息；或仅对光盘名称未及内容作出补充。其他需要说明的事项亦可在 此栏表述，例如光盘归属权不属于本单位的，应注明版权、来源等。）
存放地点
50 号柜 60 号柜 70 号柜 80 号柜 50 号柜 60 号柜 71 号柜 85 号柜
①以上字段从左至右依次保持宽度为 25、80、25、25（mm），整表宽度为 155mm。。
- 18 -
（三）会计档案全引目录脊背
全引目录
年度
会 计 档 案
- 19 -
(注：照片、录音、录像、光盘、磁盘、实物档案全引目录与此基本相同)
类别
会计报表(430) 会计账簿(431) 工 资 单(432) 会计凭证(433) 会计报表(430) 会计账簿(431) 工 资 单(432) 会计凭证(433) 会计报表(430) 会计账簿(431) 工 资 单(432) 会计凭证(433)
案卷目录 所在页号
1 2 3 4 9 10 11 12
关于下达大唐国际发电股份有限公司 2008 年第一批小型基建计划的通知
关于下达大唐国际发电股份有限公司 2008 年第二批小型基建计划的通知
关于下达大唐国际发电股份有限公司 2008 年第三批小型基建计划的通知
2008.01.12 3 2008.04.12 4 2008.10.22 6
①一般地，纵向目录式表格（包括备考表等）距左侧纸边 25mm，距右侧纸边 15mm。以上字段从左至右依次保持宽度为 10、20、 20、70、20、10、20（mm），整表宽度为 170mm。 ②一般地，纵向目录式表格（包括备考表等）至顶端纸边 35mm。纵向表格首行字段部分高度为 20，其余表格部分采用 15（行）*15（mm）分布。 ③一般地，目录式表格表标题部分小二号宋体加粗，字段部分全部四号仿宋体加粗，条目部分五号或小五号仿宋体（依字符 数量具体情况而定）。 ④目录中“备注”项，一般填写对文件情况的说明，例如复印件归档、指向原件位置、互见信息等，下同。
8
焊接记录、试验报告
10
材料出厂证书
12
设计变更、工程变更、材料代用单
16
2 号机 卷内目录 所在页号
1 10 59 69 99 110 135 160
143—190 盒 191—250 盒 251—280 盒 281—310 盒
90 号柜 91 号柜 92 号柜 93 号柜
311—340 盒 341—360 盒 361—391 盒 393—400 盒
①虚线框及当中“全宗号”等文字均不需写出，请替换为相应名称所代表的实际内容。下文中出现此“虚线框”符号， 请依样处理。
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（五）新文书档案全引目录脊背
（以下以公司为例，各单位需根据样式换成本单位标识）
全引目录
年度
文 书 档 案
全引目录
年度
文 书 档 案
全1册
示例一
第 1/3 册
示例二
说明：1、全引目录脊背式样如上，大小自定，效果整齐统一；
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实物档案目录格式 （一）实物目录
序号 档 号
2008-1-00 001
1 002
003
责任者
北京市政府
实物档案目录
-3-
（四）新文书档案卷盒脊背
30 30
10 25
25
25
全宗号 年度
一级类目名称
保管期限 起 （） 止 件 号 （）
盒号
档案盒盒脊式样
源自文库
30
60
30
30
30
310
全宗号
年度
一级类目名称
保管期限 起（） 止 件 号（）
盒号
220
25
50
25
档案盒底边式样 单位：mm
(两种样式取其一,档案盒竖立放置取左,放倒放置取右)
①“案卷题名”处请写明该案卷实际题名，并普通一号宋体居中。 ②其余文字空三号字体两格依样分布，三号宋体字加粗。“密级”分为“秘密、机密、绝密”，之前认定为“普
- 11 -
通”密级的，密级置空不填。 - 12 -
（五）科技档案备考表 档号：
卷内备考表
互见号： 说 明：
1、本卷有 件，共有 页，其中文字材料 页，图纸 张。 2、其他。
立 卷 人： 立卷日期： 年 月 日 检 查 人： 检查日期： 年 月 日
- 13 -
（六）科技档案卷盒脊背
保管期限
30
档号
20
60
案卷题名
310
110
盒 号*
20
20
D
D=10mm、20mm、30mm、40mm、50mm、60mm（可根据需要设定） 注：“虚线框”含义同上；*表示是可选设置项。
- 14 -
5
25
行政管理
长期
13-15
001-198
30
31
(1 类)
短期
6-7
001-090
70
38
永久
7-9
001-150
8
25
经济管理
长期
16-20
001-280
40
31
(2 类)
短期
8-10
001-120
75
39
①一般地，索引表格距左侧纸边 30mm，距右侧纸边 25mm。以上字段从左至右依次保持宽度为 25、25、25、25、30、25（mm）， 整表宽度为 155mm。 ②一般地，索引表格至顶端纸边 40mm。表格首行字段部分高度为 20，其余表格部分采用 18（行）*10（mm）分布。 ③一般地，索引表标题部分小二号宋体加粗，字段部分全部小四号仿宋加粗，条目部分五号或小五号仿宋体（依字符数量 具体情况而定）。
盘号：02 档号：2008-1-01
序 责任者
号
文件题名
日期
备注
互见号：科档 0100-8035-017
①以上字段从左至右依次保持宽度为 10、30、80、20、30（mm），整表宽度为 170mm。 - 25 -
（四）光盘档案卷盒脊背（根据选用光盘册脊背大小而定）
全宗号 年度（项目代号）
类别 保管期限 光盘号
注：纵向目录表格格式均参照以上。
-1-
（二）全引目录式样
0--5 大类档案全引目录索引
一级类目 保管期限 起止盒号
起止件号
年度:2008 年
文件所在 页号
存放柜号
永久
1-2
001-050
1
25
党群工作
长期
1-12
001-150
18
30
（0 类）
短期
1-5
001-060
50
38
永久
3-6
001-100
- 22 -
（三）照片档案卷盒脊背（根据选用照片册脊背大小而定）
全宗号 年度（项目代号）
类别 保管期限 照片号
号 号 第 m/n 册
- 23 -
（四）单张照片说明
照片号 题名 拍摄 时间 拍摄者
文字说明：
档号
（如有互见信息，在说明之后另注明）
①“拍摄地点”不专门设置著录项，请在“文字说明”中地点环境做准确说明。 （注：“文字说明”应综合运用事由、时间、地点、人物、背景、拍摄者等要素，概括揭示照片影像所反映的全部信
（二）特殊的，工程档案照片目录（8、9 大类）
工程照片档案目录
项目代号：0100 册号：03
照片 号
档号
0100-8035021
01
022
照片题名
一次风机设备缺陷处理
拍摄日期
2008.03.10
责任者 /单位
刘海洋 /设备部
页 备注
号
互见号：科档
1 0100-8035-01
7
023
（此目录格式用作照片册内目录，连续打印则可作全引目录。） ①以上字段从左至右依次保持宽度为 15、25、60、20、25、10、20（mm），整表宽度为 170mm。
94 号柜 95 号柜 96 号柜 97 号柜
①以上字段从左至右依次保持宽度为 25、80、25、25（mm）；下半部标示存放位置的部分，单元格宽度从左至 右依次为 39、38、39、38（mm）。整表宽度为 155mm。 ②上半部表格首行字段部分高度为 20，其余表格部分采用 N（行）*10（mm）分布。
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（二）卷内目录
卷内目录
序 文件编号 责任者
号
保管期限： 文件题名
盒号： 日期
档号：
页数 （页
备注
号）
(“页数”：为每件文件的页数；“页号”：适用于整卷装订成册的，为其中每件文件的首页所在的页码) ①以上字段从左至右依次保持宽度为 10、20、20、70、20、10、20（mm），整表宽度为 170mm。
02
（“责任者”为刻盘移交单位，“备注”填写光盘归档份数等信息。） ① 以上字段从左至右依次保持宽度为 10、30、60、20、20、30（mm），整表宽度为 170mm。
（二）特殊的，工程光盘（磁带）目录（8、9 大类）
同“光盘档案目录”（仅“年度”改为“项目代号”）。
（三）光盘文件目录
光盘档案文件目录
息；或仅对题名未及内容作出补充。其他需要说明的事项亦可在此栏表述，例如照片归属权不属于本单位的，应 注明版权、来源等。）
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光盘、磁带（数据、照片、录音、录像）档案目录格式 （一）光盘（磁带）目录（1-7 大类）
光盘档案目录
年度：2008
盘 档号
号
题
名
保管 日期
期限
备注
01
第 1 册/25 柜