常见会议形式介绍-(1)

常见会议形式介绍-(1)

常见会议形式介绍

一、办公会议

办公会议是行政机关、企事业单位为商讨问题、决策事项或布置任务而召开的会议。一般有两种形式：一种是参加人员职位较高，以讨论、决定重要工作为主，可进行常规性决策，具有一定权威性，如山西煤业股份公司安全生产办公会议、青奥会知识产权保护办公会议等等。另一种是部门召开的讨论日常工作的会议，以执行为主，常常定期召开，又称为“业务会”或“例会”。

办公会议的时间、地点、人物相对稳定，文秘人员可从容地、有计划地安排，但需注意以下事项：

1．会议安排需报主管领导审批。

2．会场布置以简洁为主，注意整洁、安静，用品齐全，无须过多点缀。

3．扩充与会人员时，应事先拟出名单，报主管领导同意后及早通知，以便做好准备。

4．办公会议的议题宜集中、具体，每次会议的议题不应不多，但力求解决。

5．对会议讨论和决议事项要及时以会议纪要的形式印发，加强督促检查，及时向领导反馈信息，保证会议精神落到实处。

二、代表会议

代表会议是指由各级各类组织的广大成员推选产生出的代表所召开的会议。代表会是国家机关、企事业单位、社会团体实行民主管理的基本形式，它有权做出重大决策，通过或批准法规、章程等。代表大会的正式代表必须在会前依法选举产生，根据会议需要，经主席团提议，常务代表通过；列席代表只有发言权，没有选举权和表决权；应邀出席的来宾和记者只有旁听的资格。

召开代表会议需注意以下事项：

1．代表会议依法定期召开，与会代表必须达到法定人数方为有效。文秘人员应准确核对人数，保证大会决议的合法性。

2．代表会议的议题往往来自有关部门的议案和代表的提案，文秘人员要认真做好收集、登记、分类、整理和送审、立案的工作。会议结束后，应根据会议领导者的批示或意见，做好交办、转办、承办、催办和答复的工作。

3．会场布置必须庄严、隆重，有些会议还应采取严格的保卫措施。

4．做好选举、表决工作的准备，如选票、票箱的制作，工作人员的选派，划定投票区域、路线等。

5．跨地区的代表大会，应安排好代表的接送、食宿、交通、保健等事宜。

三、联席会议

联席会议是指没有隶属关系但有工作联系的单位或部门，为了解决某一问题，由一方或多方牵头，定期或不定期召开的会议。它是在充分发扬民主的基础上，由会议各方达成共识，形成具有约束力的会议意见，用以解决矛盾，或是协调关系、沟通信息。

召开联席会议需注意以下事项：

1．联席会议至少由一方主动牵头召开，牵头方往往为工作主要方，因而要承担更多的组织、协调、会务、经费等义务，但不能因此而享受更多的权利。

2．联席会议的时间、地点、议题、与会人员等，应由牵头方和与会各方在平等、协作和互相尊重的基础上协商确定，任何一方都不能把自己的意愿强加于其他各方。会议召开时，应由各方轮流或联合主持。

3．参加会议的各方代表，应由有决定权的、能充分表达组织意见和态度的负责人或由负责人授权的代表出席，以免会议议而不决、决而不行。

4．联席会的最低效果是各抒己见、互通信息、相互了解；最高效果是达成共识。如果能达成共识，可以“意向书”、“协议书”、“会议纪要”或“会议公报”等书面形式确定并巩固。

四、座谈会

座谈会是政府机关、企事业单位和社会团体为收集信息、征求意见、调查研究而邀请有关人员进行的访谈。它侧重于与会者之间的交流讨论，气氛较为轻松、亲切。座谈会的成功与否，很大程度上取决于主持人的水平、引导和组织艺术。

召开座谈会需注意以下事项：

1．座谈会以小型为主，人数以七八人至二三十人为宜。人数过少，缺乏代表性，影响讨论；人数过多，影响发言面和发言质量。

2．要根据座谈会的主题，有针对性地、有目的地邀请有关人士参加座谈。被邀请参加座谈的人要有代表性，能独立思考、敢于发表意见。

3．座谈会的时间不必严格规定，话多则可适当延长，话少或无话可说即可结束。

4．会场可准备一些茶点、饮料，可边吃边谈，使气氛轻松活跃，以达到与会者畅所欲言。

五、新闻发布会

新闻发布会又称记者招待会，它是政府、企业、社会团体或个人把各新闻机构的记者召集在一起，宣布某一消息，并就这一消息让记者提问，由专人回答问题的一种活动。新闻发布会是组织与公众沟通的例行方式，也是一种传播信息，以求新闻界客观报道的行之有效的手段。其主要特点，一是互动性强，即会议主持人与记者相互问答，沟通活跃；二是信息传播迅速，扩散面广，社会影响大。

（一）新闻发布会的类型

根据新闻发布会发布的内容大致可以分为发布消息，说明活动（如企业推出新产品、企业经营方针的改变），解释事件（如企业产品质量出现了问题，企业出现了重大事故等）三种类型。

（二）新闻发布会的程序

1．签到。在接待处签到，接待处最好有组织的某位主要人物出面迎宾，以显示出组织对活动的重视，给来宾及记者们留下好印象。

2．分发会议资料。应发给每位来宾一个事先准备好的资料袋，其中有：新闻发布稿、技术性说明资料（必要时发放）、发言稿以及会上要展示的产品或模型的照片。

3．宣布会议开始。会议开始时，主持人应先简要说明召集会议的目的，所要发布信息或事件发生的背景和经过等。

4．发言人讲话。发言人要就某些内容做重点、详细的讲述。

5．回答记者提问。

6．宣布会议结束。

（三）举行新闻发布会需注意如下事项：

1．确定被邀请记者的范围

该邀请哪些记者得根据公布事件发生的范围、影响来决定。如事件涉及全国，则要邀请全国性新闻单位的记者出席；如事件的影响只限于本地，则邀请当地新闻单位的记者；如事件涉及专门业务，就需邀请专业新闻单位的记者。一般说来，邀请记者的覆盖面要广，各方新闻机构都应照顾到，不仅要有报纸、杂志记者，还要有电台、电视台及网站的记者；不仅要有文字记者，还应有摄影记者。

2．选定适宜的时机

适宜举办新闻发布会的时机包括：

（1）公司及产品（服务）已成为公众关注问题的一部分。

（2）公司或其成员已成为众矢之的。

（3）新产品上市。

（4）开始聘用某大腕明星做自己产品或形象的广告模特或代言人。

（5）公司人员重大调整。

（6）公司扩大生产规模。

（7）公司取得最新记录的销售业绩，等等。

3．确定时间和场所

确定记者招待会的日期，一是要及时，当新产品、新政策出台前夕及时举行，或组织单位受到指责、误解时及时举行，以便澄清真相，挽回影响；二是日期应当避开重大会议、社会活动，以免影响记者们的出席率。会议具体时间最好安排在上午9:00—10:00，总时间60分钟左右为佳。因为这个时间对记者最方便。

会场的选择即要考虑交通方便、设施完善，又要能引起社会各界注意，扩大影响。最好利用大型会务中心、专业新闻中心或大饭店、大宾馆会议室。

4．确定主持人和发言人

出于记者的职业要求和习惯，他们往往会提出一些尖锐深刻甚至让人下不了台的问题，这对主持人和发言人都提出了很高的要求。记者招待会一般由公关部门负责人或办公室主任、秘书长等主持。主持人负责介绍主题及基本情况，其措辞讲究典雅有力，风趣而不失庄重。发言人由单位决策层人物担任，要求熟悉全面情况、头脑机敏、有较高文化修养和风度、语言表达能力较强者担任。

5．准备发言材料和布置会场

为了使参加会议的记者们对举办单位所传递的信息或所解决的问题能够理解深刻，并给予充分的肯定，负责招待会的文秘人员一定要准备好必要的资料。资料应包括：

（1）发言人的发言稿。发言稿既要紧扣主题又要全面、准确、真实、生动。

（2）回答提纲。为使发言人在现场回答问题时表现自如，可事先预测一下记者将要问到的问题，并准备好答案。

（3）报道提纲。可事先将报道重点、有关的数据、资料编印出来，作为记者采访报道的参考资料。

（4）其他辅助材料。如图片、实物、模型、录像、光碟等，目的是增强发言人的讲话效果，加深与会者对会议主题的认识和理解。