优化事业单位档案管理的措施

优化事业单位档案管理的措施

作者：黄莹

来源：《办公室业务（下半月）》 2019年第3期

【摘要】本文分析了事业单位档案管理工作中存在的问题,并提出了优化措施,为推进和深化事业单位档案管理水平提升和深化改革提供了理论指导,帮助事业单位创造良好的发展环境。

【关键词】事业单位;档案管理;措施

档案管理是一项复杂的工作,它要求管理人员能够对时间相差很久的事件进行分类归档。做好档案管理工作,不仅有助于提高事业单位的管理水平,促进事业单位各项工作的发展,实现档案管理的制度化,而且档案管理的最根本目的是实现档案再利用,这是最能直接体现档案价值的手段。随着社会和科学技术的进步,事业单位对档案管理提出了更高的要求,于是便有很多问题产生和暴露了出来。

一、事业单位档案管理工作中存在的问题分析

(一)档案管理制度不够完善。目前,许多单位没有意识到规范化管理的重要性,导致内部档案管理制度混乱。从事业单位档案管理的总体情况来看,大多数单位建立了档案管理制度,但是真正能做到管理规范化的没几个。很多单位管理者认为档案管理浪费时间,这就反映出了管理者在思想上缺乏管理意识,管理行为也不规范,进而导致单位自上而下各部门之间沟通不畅,合作不佳,执行力也差,即使是后来建立了档案管理制度,那也无法很好地落实下去。由于档案管理工作的质量并不会直接影响事业单位的经济效益,因此目前一些事业单位的管理人员和工作人员对档案工作重视不够,认为只需要配备一个管理员,保证资料不丢失就好,无需增加投资去提高档案管理工作效率。

(二)缺乏专业的档案管理人员。事业单位的档案里有很多重要文件,而完善档案管理工作,必须依靠工作人员,所以档案管理工作对档案管理人员的专业素质要求非常高。但目前,一些事业单位管理者认为只要配备一个档案管理员,保证资料不丢失就行了,甚至安排的档案管理人员可能从未接受过专业的档案管理知识培训;在档案管理工作中还存在人员变动频繁的问题,优秀人才极为稀缺,还有许多档案管理员身兼多职,或者以监管的形式从事管理。

(三)现代化管理手段匮乏。在经济全球化、社会信息化的背景下,现代信息技术已经应用到了我们生活的各个方面。信息化建设在一定程度上可以简化档案管理工作中的繁琐程序。但是,很多事业单位仍然采用传统的档案管理方法来管理单位内部档案。即使有些单位运用了信息化平台,也存在信息化建设平台不能及时更新,使用信息化建设平台效率不高等问题。如果事业单位在档案工作开展的过程中能够提升信息化程度,不仅可以帮助档案管理人员提高工作效率,还可以帮助事业单位更加全面地应用档案中的各种信息,为事业单位更好地发展奠定基础。

二、优化事业单位档案管理措施

在实施档案管理的过程中,事业单位要立足于工作的实际,按照一定的操作流程,实现档案管理的规范化,具体可以从以下三个角度来提高档案管理水平:建立健全档案管理制度、提升档案管理人员水平、加强现代化信息化建设。

(一)建立或完善档案管理制度。管理制度是加强档案管理规范化、有序化的重要保障。优化档案管理体制,可以提高事业单位档案管理的科学性和有序性。各机构应建立完善的档案管理制度,并认真贯彻执行。要根据单位的实际情况明确工作人员的管理职责,使每个人都明白自己的责任。一方面,要制定严格的制度,确保档案管理制度能够与事业单位的实际情况保持必要的

联系。另一方面,要强化管理力度,保证档案管理制度的全面性,防止一些别有用心的人利用制度漏洞,破坏事业单位档案。事业单位的管理部门和其他部门还应当对档案管理部门的工作进行监督,从上到下认真对待档案管理工作,保证档案管理人员在制度规范下开展工作,同时提高档案管理工作的质量。

(二)提升档案管理人员的水平。人才是档案管理优化创新的重要保障。只有完善的管理制度,而没有专业的管理人员来支持管理工作,是不可行的,所以提高管理人员水平是提高档案管理水平的关键。一方面要积极引进复合型高素质人才,确保满足现代化建设的需求。另一方面要组织现有的档案管理人员参加培训,提高档案管理人员信息素养和服务意识。优秀的档案管理员不仅需要较强的语言表达能力,而且要会使用计算机,熟悉和掌握影印、印刷、缩印等现代技能,当然,其书写能力也很重要,所以事业单位还可以从招聘管理人员这一步就加强管理,做到把控。此外,事业单位还应定期对档案管理人员进行标准化、有计划的培训。可以邀请专家到单位指导档案管理工作,提高档案管理的科学性,确保档案管理人员能够对档案管理工作进行改革和创新,确保事业单位档案管理工作持续稳定发展。

(三)加强档案现代化信息建设。档案管理信息化建设有利于档案资料的永久保存,有利于事业单位对档案信息的科学管理。在事业单位档案管理工作中,如果遇到困难,可以通过信息化平

台交换意见,共同解决问题,使信息管理工作更加系统化、科学化、规范化。另外,在一定程度上可以简化传统档案管理中繁琐的程序。在搜索信息时,我们只需要输入一定的关键字便可以快速、准确地找到所需的信息,对其他档案没有任何影响。因此,事业单位应提高当前的信息化水平,将资金投入购买信息硬件、档案管理软件上,只有肯于投入才可能得到回报。要清楚地认识到网络中存在许多不安全因素,它们每分每秒都可能侵入档案管理系统,对档案文件构成威胁,这些重要文件一旦泄露,所带来的严重后果是不可预估的。因此,还要加强做好电子档案的保密工作。