文档管理备案制度

文档管理备案制度

为适应学校规模化，正规化发展的需要，保证政令通畅，提高学校管理水平，确保我校档案的全面性，完整性，可追溯性及安全性，对学校的文书、档案管理特做如下规定：

1、归档单位：

学校设立档案室，管理、存放学校机要档案，归行政部领导，设专管人员负责。

2、归档范围：

1)上级主管部门下发的文件、学校的红头文件、通知、会议记录、协议、意见书、可行性报告、合作

合同、购销合同、合作合同、获奖证书、主要会议记录等经营性文件。

2)学校员工档案、教师档案、学员档案、业务关系档案。

3)学校教研成果、优秀教案、教材等经营过程中的各种总结性材料。

4)学校宣传的传单、报纸、杂志、广告、剪报等有关学校的报道（报纸、音像）

5)其他的有本校缮印的公文（含正件与附件、批复请示、转发文件、被转发的原件）一律由行政部统

一管理。

3、收、交档案、归档案：

1)学校全体员工应具有存档、归档意识，积极配合学校档案室做好机要档案管理工作。

2)学校经营性文件要及时归档，各分校、部门签收的外来文件要在两个工作日内送档案室归档。

3)各分校部门工作中形成的文书，包括文件、会议记录、决议、照片、图表、录音带、录像带等有保

存价值的资料，都必须由承办人收集齐全，分类整理，移交有关人员核对整理后，于年底交于行政部归档，各单位，经办人不得越期自行留存应该归档的文件。

4)学校员工、教师应在签定用工合同两个工作日内由人事部收齐人事资料、身份证、学历证复印件送

至专管员归档，如有续签及变更合同的，应由档案室提前两个月通知及时办理，旧合同继续保留，任何分校没有签发、存放权。

5)凡有外联业务的部门、个人，应每周二下班前将新增的详细信息及时送交档案室补充进业务档案。

6)全校所有部门、分校区的总结性材料完成后应由该部门或分校区负责人拷贝收集后每周一下班前及

时交档案室归档。

7)学校宣传中的传单、剪报及音像品由宣传部在汇总后于每周二下班前及时归档。

8)学校经营过程中的重大活动应由主办人在活动结束后五日内整理归档，应包括：预算、实际费用、

举办时间、场地、动用人员、有关报道录像录音等。

9)一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归档。会议文件由

会议主办部门收集归档。

10)档案管理部门接受后应签收，分类登记归档，对上级来文要附上“文件处理笺”。

11)学校工作人员外出学习，考察、调研、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向校方办理归档手续，经行政部签字认可后财务部才给予核报差旅费。

12)凡外出带回的文件，应交由档案室统一管理，个人不得存放。

13)本校召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归

档手续，经行政部签字认可后财务部门才给以报销会议费用。

4、传递、借用、保管：

1)凡外来文件、信函除注明亲启私信外，一律交由行政部拆封，登记接收时要检查信口。对开口文件，信件应查明原因，密件开口要拒绝签收。

2)凡外来文件，由行政部按来文性质及内容及时送有关领导批示，并交送有关承办部门处理。外来一般文件、通知无需批示，登记编号后直接转有关单位。

3)对于领导审阅批办后的文件，一律退回行政部分转有关部门，承办人应在“公文处理笺”注明办理情况，签字后退回档案室。

4)校内文件传递时要办理签收手续：填写《文件发放登记表》。

5)公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件一律不准抽存），工作结束后及时交档案室归档。

6)文件传递过程中，必须办理登记、签收、注销等手续并按照收文检查归档，以防遗漏。

5、立卷归档和保密：

1)凡在本规定范围内的文件均由档案室立卷保存。

2)立卷要分类编目、齐全，调阅借走档案时须持本部门主管签字，并由行政副校长签字后方可借阅，专管人员应认真做好登记，并注明归还日期，借阅人要注意保密，借阅人不得转借他人。

3)因工作需要复印的文件，须由校长签字后放方可复印，并认真登记。

4)档案保存要做到“七防”即：防火、防尘、防蛀、防潮，防霉、防光、防盗、严格管理定期清查。

5)没有存档价值和存查必要的公文以及其他需要销毁的档案，应严格登记造册，由行政副校长和校长审批签字后方可销毁，并由监毁人，销毁人在登记本上签字。

6)文件保密等级：绝密、机密、秘密三种，其他为一般文件。绝密、机密文件打印一定要用专用磁盘，并加密码。绝密文件只能印一份，由起草人送有阅文资格的人员传阅，机密文件按审阅人数打印，阅完后由起草人收回归档。秘密文件由阅文人妥善保管。

6、相关责任人及责任：

1)相关人员为：所有档案的成文、填报者、接收者、传送者、借阅者、销毁者、行政部副校长、校长。

2)所有相关人员要保证档案真实完整，保密安全并及时补充完善的责任。不得以任何理由拒交、谎交、

拖延、推委、失职，否则按学校员工奖惩条例进行处罚。

3)所有分校和部门的文件管理人员要了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集

管理本部门的文件材料。

4)认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归档，每年年底前应将归档的文件材料

归档完毕，并向校方做好交接签收手续。

5)案卷质量总的要求：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便

于保管和利用。

6)归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

7、归档程序：

各分校（部门）文件管理员

行政部人员档案收集档案整理鉴定

行政部档案管理人员登记档案目录档案装订盒保存

8、文件的借阅：

文件借阅是行政部门日常性工作之一，要按规定的借阅制度办理。文件借阅工作中，对业务性的文件，凡因工作需要的均可借阅。对机密性文件，不在阅读范围的人不能借阅。对机密文件借阅者要经校长签字。

1)借阅程序：

借阅人员写借阅审批表相关人员签字借阅

2)借阅时间：

原则上借阅文件只能在档案室阅看，如特殊需要借离档案室的需在48小时内归还，逾期不还者档案室有权通过其主管校长强行收回并给予每次50元的负激励。如需长时间借用，只能借用备份件，需经校长签字后方可借出，借出人对所借档案材料负有保管、保密责任。

9、部门保管：

对于各分校（部门）保管的档案仅限于学校所发行政制度、文件、当月学生档案及其它学校经营性材料。各分校（部门）主管要指定专人管理，并加强对相关人员的保密纪律教育，不得私自借阅，严禁乱丢乱放，严禁将秘密文件带往公共场所和家中，并保持分校（部门）档案管理人员的相对稳定，如有变动及时通知行政部，按本条款特别事项的程序办理。