深圳市鹏星社会工作服务社部门职责使用说明

深圳市鹏星社会工作服务社部门职责说明书

副总干事

职责概要

负责拟定机构发展计划及各阶段发展目标；统筹、管理机构日常事务，协调各个部门的工作开展，确保机构的正常运作；跟进机构各项大型活动及项目的开展；强化机构与社会各界的联系；在得到授权的情况下，代总干事行使总干事职责。

工作内容

掌握机构发展动态，拟定机构发展目标以及发展计划。

组织各个部门制定部门管理制度以及部门年度发展目标及工作计划。

统筹机构日常事务，对存在的问题及时提出整改方案或转介给相关部门解决。

定期召开管理层会议，传达机构各项决策决定，了解各部门运作情况。

负责3到7天内的同工请假的批示。

积极了解同行机构发展动态，参与各项社会交流活动，为机构谋求更多的发展空间和资源。

构思各类主题活动的开展，同时跟进机构各项大型活动或项目的开展，确保活动或项目的顺利进行。

在得到授权情况下，代总干事行使总干事职责。

人力资源与行政部

职责概要

负责机构各项人力资源管理事宜，研讨组织方案增进各部门及各层级的权责划分；拟定、解释及推行机构人事政策、计划及人事管理制度；促进机构与员工间关系的和谐；定期进行机构人力分析与评估，举办员工培训及相关活动，以确保机构人力资源的有效运用。

工作内容

机构规章制度建设

根据机构服务开展的需要，制定人力资源战略规划，确定各部门的职责及权责划分，明确各个部门的岗位需求，同时制定岗位职责说明书。

依据机构实际情况，制定并逐步更正和完善机构人事管理制度，包括考勤制度、招聘与录用制度、晋升制度与薪酬福利制度等。

配合机构的运作模式以及其他部门的工作职权，制定本部门的工作制度。

招聘与录用工作

配合机构年度发展目标和用人需求，制定招聘计划。

根据机构招聘制度和招聘计划实施招聘活动，包括招聘广告稿的撰写与媒体发布、招聘资料的准备、应聘者的接待与筛选、应聘信件的处理、协助面试应聘者、组织应聘者的测试、发放录取通知等。

完成招聘工作后，向新员工解讲劳动合同，在双方达成一致意向情况下与新进员工签订劳动合同。

对新进员工试用期的工作给与指导并进行考核，及时做出适当的调配。

员工培训工作

结合机构的发展目标，对机构员工进行人力分析，掌握员工的需求、工作态度、性格特点以及与所在岗位的匹配性，以求量才使用。

根据人力分析的结果，制定并执行员工培训计划，提升员工的知识水平和专业技能，同时协助员工进行个人职业生涯发展规划。

有意识地培养机构的后备管理人才，给予员工更多参与机构事务的机会。

对培训活动的效果进行评估。

对培训的材料进行汇编。

绩效考核工作

监管和统计员工的考勤情况，编制员工出勤月报表。

按照员工考核制度，设计员工工作绩效考核表，并实行员工绩效考核工作。

建立员工考核档案。

定期公布员工考核成绩，并依据考核成绩进行奖惩。

薪酬福利管理

向全体员工说明、解释机构的薪酬制度。

依生活水平、同行业工资水平情况以及机构政策，制定合理的员工薪酬办法，依据各方面的变化及时提出调整员工薪酬的方案。

对员工薪酬发放中出现的异常情况进行处理。

积极落实各项员工福利，在节假日推出各项活动，维持员工与机构的和谐关系；运用有效的激励机制，提升员工的工作士气，提高工作效率。

根据员工考核、奖惩办法，结合员工的考核情况，在公平合理的原则下办理员工的奖惩以及职务升降事项。

劳资关系处理

负责对劳动法规进行宣传解释。

与员工签订或续订劳动合同。

处理一般劳动纠纷，并及时向上级汇报。

应对机构的劳动调节、仲裁及诉讼。

人力资源资料档案的管理

对机构员工的资料档案进行整理、分类和管理。

填写并保留相关的人事报表。

对机构有关人事决策决定的资料进行收集和归档。

公共事务部

职责概要

及时收集、汇总机构及行业内的最新资讯，建立、管理及完善机构信息发布系统；行使机构对外发言权，应对机构的公关危机；积极与社会各界建立良好的合作关系，争取及整合各类已有资源和潜在资源；筹划各类宣传推广活动，树立良好的机构形象，增强机构公信力。

工作内容

信息系统建设

建立机构的信息发布系统，包括网站、论坛、博客、邮箱、月刊（季刊）及其他信息发布渠道的建设。

及时收集机构以及行业内相关的的最新资讯，进行整理、汇总，并及时在信息系统中发布和更新。

采用各种方式调动机构员工对机构信息系统建设的积极性，使信息的收集更具完整性和创新性。

对机构以及行业内的重大新闻信息进行记录和整理，收集相关的报纸、杂志留底保存。

负责机构年度工作报告的汇编。

机构公关管理

代表机构对外发布并说明机构的重要决策或决定，对外界的评论做出相应的回应。

维护机构形象，对可能引发机构公关危机的相关因素进行分析，对已出现的公关危机及时向上级汇报，并做出恰当的处理。

积极建立与新闻媒体的良好关系，做好相关的管理工作。

对外交流与合作

维护并拓展机构与社会各界的交流合作关系，包括政府相关部门、企事业单位、高校社工系及相关研究机构、社会工作同行机构以及其他的非营利组织，并建立相关的联谊档案。

积极参与有利于机构发展和服务拓展的活动，提升机构对公共事务的参与度及影响力。

有计划地开展慈善筹款活动，同时掌握各慈善基金会的项目招标情况，为机构争取更多的人力、物力、财力资源，以便于机构服务的开展和服务范围的拓宽。

友好地接待到访机构的相关人员，热情解答到访人员的疑问。

策划并组织实施机构对外交流访问活动。

建立机构对外联系通讯录，定期邮寄机构的最近资料以及年度报告。