无纸化办公会议系统方案

河南讯谷科技有限公司 目录

1、 项目背景

“无纸化会议”最早是由联合国非政府组织委员会于2003年提出，它用全电子模式运作非政府机构委员会，是努力提高委员会工作效率，改善工作方法的举措之一。同年5月5日，联合国总部的一号会议厅正式启动“无纸化委员会”，每次为委员会会议节省纸张4至8万份。2010年1月1日，联合国对会议文件的使用、管理全面推行“无纸化”。

无纸化智能会议系统解决方案

Solution for paperless intelligent conference system

contents

纵观国际国内较成熟的无纸化会议系统，从系统外观来看，好似小型一体化电脑，集视频显示、计算机技术、智能触控、通讯技术、软件技术、书写技术等多种功能于一身，能够完成从资料查阅、文件批注到讲稿导读、会议记录、会议室型号触控切换等系列工作，无需分发大量的纸质文件，使与会者真正告别了纸质材料。

我国国家领导人在多次会议上强调，要以高度负责态度应对气候变化，加快经济发展方式转变和经济结构调整，抓紧研发和推广低碳技术，深入开展节能减排全民行动，努力实现“十一五”节能减排目标，践行相关国家承诺。

在两会期间，全国政协办公厅新闻局负责人表示，本届全国政协会议将大幅减少会议简报、大会发言报告等纸质印刷品，主要通过委员办公系统平台及官方网站发布，仅此一项，可节省会议支出约200万元。

造纸用纸必要砍树，在现代科技高速发展的背景下更多实现“无纸化”会议系统，不光是在厉行节约、提高会议效率，更是“生态绿肺”的福音。

无纸化会议是一种全新的会议模式，它将多种信息化技术融入会议的各环节、贯穿会议全过程，为办会和参会人员提供极为实用的工作平台。

传统会议模式面临以下几个方面的挑战：

办会效率低：为举办一次会议，会务人员不得不进行大量前期准备和协调工作。如：协调会议室使用、制作参会人员桌牌、收集和准备会议资料、印刷会议资料、制作选票、统计选票、统计到会情况、收集过程文档、防止敏感会议资料丢失等。上述工作一个人难以完成，需要多人投入大量的精力，但可能由于疏忽，造成会议的组织不圆满。

参会人员累：由于采用纸质的会议资料，参会人员需要大量的精力才能定位到自己关心的章节或内容，有时还可能出现遗漏；由于缺乏丰富的多媒体和图文表现形式，会议过程枯燥，尤其对于较复杂的议题参会人员难以迅速理解和把握其核心思想；多人汇报时，为了使用投影仪，频繁换座位，导致会场局面混乱。

应变能力差：会议时参会人员发生变化，将无法提供相应的纸质桌牌；如果会议资料在会前几分钟或会议中才收集准备完毕，将不可能进行大量印刷，影响会议质量；

表现形式单一：会议内容以纸质资料为主，缺乏必要的多媒体或音视频表现形式，使得会议过程枯燥，影响会议的预期目标。宣传、教育或学习类型的会议，如能配合一定的纪录片、原理演示动画等，将起到事半功倍的效果。

设备操作复杂：某些会议室引入了一些硬件设备，以提升会议品质，如：投影仪、音响系统、影碟机。但由于各设备的接口和连线复杂，办会人员难以完全掌握，或者出现问题后难以解决。

资源浪费严重：传统会议需要大量的纸张开销，而绝大部分的纸质会议资料，会后就没有任何用

处，造成了巨大的资源浪费。目前，我国乃至全球，各种资源越来越匮乏，节约资源、保护环境，已经成为当前的迫切任务。

安全保密隐患：会议内容涉及到国家秘密或商业秘密时，对会议资料的控制非常重要。传统会议采用纸质会议资料，很容易发生丢失现象，难以保证会议资料的安全。

传统意义上的智能会议室，包括投影机、视频/电话会议终端、电子白板等众多设备，通过中控系统将各个相互独立的系统连接起来，但其操作性依然显得不够友好。在传统会议室里，人们群体沟通的需求没有被很好地满足。而且随着全球一体化进程的加剧，人们对于在会议室里的沟通、协作以及提升效率的要求变得非常迫切。国家政策大力推进无纸化会议进程，联合国实现无纸化会议，国家两会大力报道无纸化会议的实用性，高效、节能、环保的总体大环境要求，无纸化会议系统势在必行。

2、客户需求

此次改造主要为内部现场功能改造。具体功能模块需求如下：

桌面终端硬件要求：

1.配置要求：一体式设计。采用4核处理器。在图像处理方面则采用了最新研发的GPU，真正

实现1080P硬解码能力；系统内存：4GB DDR3存储容量：扩展内存支持64GB Flash 闪盘；

2.显示：内屏:多点电容触控屏，分辨率：1920×1080；含一体化升降器,可编程统一升降或是

单独升降,可调整显示角度,记忆显示角度，传动采用双电机软传动真正做到无噪声；

3.书写技术：采用国际先进的多点电容手写技术，实现批注、签名。

4.触控：双触控技术，同时支持多点电容触控，支持鼠标键盘操作。

5.网络：支持有线网络组网，

6.终端机支持USB接插，可直接查阅U盘内文件；

桌面终端功能要求

1、支持排位显示；能将几个小时的手工操作缩短为几秒钟，具备模拟排位、支持页面布局，包括缺席机制、新增机制、换位机制，能瞬间更新，名字自动移动并显示；

2、支持会议触控签到功能，能够实现参会人员电子签到、统计会议出席情况，签到同时自动下载会议文件（根据人员权限），并且签到数据可实时投影到大屏幕显示并支持后台统一控制；

3、支持会议文件查阅；对于各项议题文件实行严格权限管理，与会人员如果不涉及某个议题文件，会议终端自动屏蔽该议题文件在本终端上显示，会议结束后，所有资料自动删除；

4、支持批注功能；对可操作文件进行批注，修改，保存；

5、支持交互式电子白板功能，可多人同时电子白板上进行圈划、书写、交流、保存；

6、支持表决功能；对议题表决支持赞成、反对、弃权。表决结果实时投影到大屏幕，显示当前