档案事业概论

档案事业概论

第一节档案

一、档案的起源与发展

（一）档案的萌芽与起源

档案的产生是以处理复杂事物为目的、以一定的物质基础为载体条件的。我国历史上主要有结绳和刻契等原始记事方法。结绳是我国最早的记事方法。刻契，即在木片、骨片或玉片上刻上符号以记事。原始人还善于用图画以记事。原始记事在一定范围内有历史记录、契约、凭证、备忘等作用，因此可以看做是档案的萌芽，即档案起源的初始形态。（二）档案的产生与发展

1.档案产生的条件

（1）记录符号的产生是档案产生的客观条件

档案起源于原始记事，但原始记事并非档案。

（2）国家的出现是档案产生的社会条件

在漫长的人类社会发展过程中，文字记录的产生，社会的发展，国家的逐渐形成，进入进入阶级社会以后特定的社会需要等诸因素影响下，档案逐渐产生与发展。

2.早期档案形态

我国古代社会有甲骨档案、金石档案、简牍档案、缣帛档案、纸质档案等。

二、档案的概念与性质

（一）档案的概念

档案概念有学术概念和法律概念。学术概念指：国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。法律概念：过去或现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家或社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

档案概念包含了一下四个方面的含义:

1.档案的形成主体是国家机关、社会组织和个人。

2.档案还有保存价值的文件

3.档案的实存形态是多种多样的

档案内容的记录方式有文字的、图像的、声音的、数码的等等。档案载体，古代主要有龟甲古兽、竹木、金石、贝叶、缣帛、纸张等；近代主要有纸张、胶片、磁带、磁盘及各种实物的等。

4.档案室直接形成的历史记录

档案信息是特定的行成者在当时当地直接、自然的形成的，而不是事后编写或随意收集的材料，更不是凭空杜撰的。档案具有原始记录性特点，档案的原始记录性也是档案的根本价值所在，保管保护好档案，最根本的就是要维护档案的原始性，保持档案的历史面貌。

（二）档案的性质

档案的性质即档案的属性，档案的属性包括本质属性和一般属性。

1.档案的本质属性是原始记录性

原始性和历史性的结合是档案的独有标志，原始记录性就是档案

的本质属性，这是档案区别于其他事物尤其是相邻事物独一无二的本质所在。

2.档案的一般属性是知识性和信息性

（1）档案具有知识性。档案是储存知识的一种重要手段。档案不仅有储存知识的功能，并且具有传播知识的功能。他的知识传播功能不仅有空间扩散性，而且有历史的延续性。

（2）档案具有信息性。档案信息又具有自身的某些特征，主要表现为原始性和回溯性。

（三）档案与相邻事物的联系与区别

1.档案与图书

相同点：二者都具有知识性、信息性，是储存知识、传播知识、传递信息的工具。区别：来源不同，价值作用不同，信息存在的方式不同。档案和图书的区别不是绝对的，在一定条件下可以相互转化。档案经过研究、编辑、出版，从而转化为图书；而图书随同原稿保存起来，就是档案。

2.档案与文物

一般有明确、清晰的历史记录的，就是档案；而没有文字的历史遗物属于文物。二者的区别：（1）文物与档案产生的主观意志不同；（2）信息内容的要求不同；（3）实存形态不同。

3.档案与资料

档案与资料是最接近、关系最密切的事物，二者的区别：（1）来源不同（2）价值不同（3）保管要求不同。档案与资料在一定条件下

是可以转化的

三、档案的类型

（一）按形成时间分

1.新中国成立前的历史档案（1）历史王朝时期的档案（2）民国档案（3）革命历史档案

2.新中国成立后的现行（当代）档案

（二）按形成领域分

1.文书档案

2.科学技术档案

3.专业档案

（三）按所有权性质分

1.公共档案

2.私人档案

（四）按载体形态分

1.纸质档案

2.非纸质档案

（五）按记录表述方式分

有文字、图表、声音、图像等类型的档案。

四、档案的价值与作用

（一）档案的价值与作用的概念

1.档案价值，是指档案对国家、社会组织或个人的有用性。

2.档案作用，是指档案对人们实践活动的影响。

（二）档案价值的形态

1.第一价值与第二价值。

第一价值，是指档案对于其形成者所具有的价值，其价值主体是档案形成者；第二价值，是指档案对社会利用者所具有的价值，其价值主体是非档案形成者。一般来说，第一价值的实现是在本单位档案室，第二价值的实现是在档案馆。

2.现实价值与长远价值

3.证据价值与请报价值

4.利用价值与保存价值

（三）档案作用的主要表现

1.工作考察的主要依据

2.文化传播的重要载体

3.经济建设的重要资源

4.科学研究的可靠依据

5.政治斗争的有利武器

6.宣传教育的生动素材

（四）档案发挥作用的规律

主要表现为：

1.档案作用范围的递增律。档案自形成之日起，即可发挥特定的作用，起作用范围逐渐扩大。时间愈长，范围愈广，时间与范围成正比，呈递增趋势。

2.档案机密程度的递减律。随着时间的推移，档案的机密程度将

愈来愈小，时间与机密程度成反比，呈递减趋势。

3.档案作用的转移律

4.档案发挥作用的条件律

档案作用的发挥受到一下三个条件的制约：

（1）受到社会发展水平的制约（2）受到人们对档案和档案工作认识水平的制约（3）受到档案管理水平的制约。

第二节档案工作

一、档案工作的内容及其相互关系

（一）档案工作的内容

档案工作的基本内容包括档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、编目与检索、提供利用、编研等八项工作，通常称为档案工作的八个业务环节。

（二）档案工作各业务环节的关系

档案工作各业务环节是彼此依存、相互制约的一个有机整体，不能把各个业务环节割裂开来。

二、档案工作的性质

（一）档案工作是一项服务性的工作

档案工作的服务性表现为它是其他各项工作基础和条件。

（二）档案工作是一项政治性机要性的工作

档案工作为改革开放和现代化建设服务，这是档案工作政治性的体现。档案工作具有一定的机要性，它涉及国家利益、组织利益、个人隐私。

（三）档案工作是一项科学管理性的工作

具体表现为：1.档案工作是负责管理档案的一项工作，属于一项专门业务。2.档案工作是各项管理工作的重要组成部分。3.档案工作是一项文化性工作。

三、档案工作的基本原则

（一）统一领导、分级管理

（二）维护档案完整与安全

（三）便于社会各方面的利用

四、档案工作标准化与现代化

（一）档案工作标准化

档案工作标准化，是指档案行政管理部门会同标准化主管机关或单独就档案工作的原则和方法、概念和设施等，制定科学的，统一的规则和技术规范，并予以实施的过程。

1.档案工作标准化的意义

（1）档案工作标准化是实现档案工作科学管理，提高工作质量与效率的重要手段。

（2）档案工作标准化是实现档案工作现代化的前提条件

（3）档案工作标准化是推动档案学理论发展的重要因素

2.档案工作标准化的内容

档案工作标准化是一个过程，包含制定、发布和实施档案工作标准三部分内容。

按照发生作用的范围和审批程序，档案工作标准可分为国家标准、行

业标准、地方标准和企业标准。

国家标准分为强制性标准（以“GB”表示）和推荐性标准(以GB/T 表示)。行业标准