合同管理专项审计作业底稿-主流程-编号-审计点

经审计抽样144份合同的范本使用情况，审计发现吕梁分公司网络 部2013年签订的“森林防火监控二次搬运及整治施工项目”合 同，供应商山西通信通达微波技术有限公司，合同实际业务内容 为搬运蓄电池、太阳能板等，合同签订使用代维合同范本，合同 内容与实际业务行为关联性小。
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通过审查合 合同对方 同对方当事 当事人的 人资质以验 合规性、 证是否合法 合理性 合规。
审计过程记录
审计中我们获取并审阅了集团公司和省 公司与合同范本相关的规章制度，访谈 了法律事务部、财务部及合同承办部门 相关人员（包含省公司、阳泉分公司、 吕梁分公司和忻州分公司），对照集团 公司与省公司下发的各类合同范本，对 审计抽样的139份合同范本使用情况进 行了查阅，并对合同使用范本比例进行 了统计，同时对使用范本存在偏差的合 同核实了原因。
审计点描述
审计 方法
访谈 审阅 检查 数据 分析
审计程序
1、访谈合同承办部门、法律部门、计划部门、财务部门、综合部门、纪检部 门等对合同履行管理的工作职责和工作流程。 2、审阅公司合同管理办法，查看是否建立了合同履行监控机制，明确各部门 合同管理职责，是否建立了合同履行、价款支付的分级审批制度及流程，对 合同履行情况进行全过程监控。评价省公司合同管理相关制度、流程、系统 控制是否合理、足够。 3、根据风险导向和全量数据分析结果，审查抽取的139份正常合同，从招投 标、示范文本使用、合同对方当事人选择、合同条款完整合理性、合同履行 情况、款项结算、违约责任、奖惩情况等方面验证合同的监控机制是否执行
审计过程记录
审计结论
审计发现编号 问题数量
问题涉及金额（万元）
审查、评价合同履 行管理机制的建立 和运行情况，分析 是否对合同履行进 行有效监督管控。
通过审查合 同内容以验 证合同执行 部门是否按 合同实际 照合同条款 履行情况 及相关管理 规定切实履 行了各项义 务、交付合 同标的物。
根据具体合同类 型，参考合同管理 示范基地成果，审 查对方当事人是否 按照合同条款切实 履行了各项义务、 交付合同标的物， 并且有效遵循总部 和省公司相关管理 规定。
合同管理扩展审计审计作业底稿
审计点 审计点目的
审计点描述
审计 方法
审计程序
1、访谈法律事务部及合同承办部门相关人员，了解合同范本使用情况，并重 点了解未使用范本合同的原因及比例。 2、获取省公司与合同相关的规章制度，审阅相关制度中是否对合同范本进行 了规范，是否必须运用范本格式等。 3、结合集团公司和省公司合同范本管理规范，对使用范本的情况进行审查， 核实不同类型合同范本是否固化至合同管理系统中，起草合同时是否可以直 接在合同管理系统中选择所需合同范本，固化模板是否只能修改相关字段， 审阅纸质合同是否与系统内容一致。 4、对合同管理系统中的各类合同与集团公司合同范本进行比较，审查不同类 型的合同范本是否与集团公司范本存在偏差。如存在偏差，记录偏差要素并 分析偏差对经济事项的影响。 5、根据风险导向和全量数据分析结果，抽样审查17类合同139份，验证是否 优先使用合同范本。
1、经审计抽样144份合同的供应商资质情况，审计发现有10份合 同相关单位与不具备广告经营资质的供应商开展业务合作，涉及 金额59.35万元，其中：① 忻州分公司与不具备广告发布资质的6 家供应商签订了9份广告发布合同 ，涉及金额46.35万元，主要涉 及供应商忻州市华云技术服务中心、忻州亿众商贸有限公司、忻 州市忻府区精彩广告制作中心、北京华网通和科技有限公司忻州 分公司、繁峙县鑫生出租汽车有限责任公司、静乐县泰升物业管 理服务有限公司；② 阳泉盂县分公司与不具备广告制作资质的供 应商签订了“秀水西街广告设计制作”合同，涉及金额13万元， 供应商为盂县秀水西街风雅工艺部。 2、抽样审计144份合同的法人授权情况，审计发现有4份合同对方 签订人无法人授权委托书，其中： ①吕梁分公司有3份合同对方 签订人无法人授权委托书，主要涉及综合部的物流配送合同，涉 及金额116.64万元；② 忻州分公司有1份“河曲县公司委托河曲 邮政局代收款”合同，合同签订人无负责人授权委托书。
经审计，抽样的144个合同中有14份合同存在文本严谨性不足的情 况，其中： 其中：①吕梁分公司6份合同条款不完整，其中：综合部2份合同 缺失验收的标准、合同变更及废止条款或合同上限额度，业支部2 份合同缺失合同变更及废止条款或履行期限，市场部2份合同缺失 发布媒体频道、规格型号或免费更换画面次数；②忻州分公司2份 合同条款不完整，其中：保德分公司1份合同缺失履行期限，五台 分公司1份合同缺失上限额度；③阳泉分公司6份合同条款不完 整，其中：网络部、工建部各1份合同缺失验收的标准，市场部4 份合同缺失履行期限、上限额度或播出频次。
审计中我们获取并审阅了集团公司和省 公司与合同条合理性和效益性管理相关 的规定和流程，访谈了法律事务部、财 务部及合同承办部门相关人员（包含省 公司、阳泉分公司、吕梁分公司和忻州 分公司），对审计抽样的139份合同的 标的物情况、审批流程及合同签订依据 、合同价款支付等内容逐一进行审查、 分析，以验证合同条款的合理效益性。
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合同主要 内容的合 理性及效 益性
通过审合 同主要内容 验证合理效 益性。
1、审查合同主要 内容是否符合公司 相关业务管理规 定； 2、审查合同主要 内容是否契合业务 发展策略； 3、审查合同的经 济性、技术性、服 务水平约定是否满 足项目运作需要， 是否最大程度保障 公司权益。
询问 审阅 检查 数据 分析
1、访谈法律事务部及合同承办部门相关人员，了解合同合理性和效益性管理 相关的规定和流程，审阅公司相关制度中是否对合同内容的合理性和效益性 作出明确。 2、根据风险导向和全量数据分析结果，审查纳入“关注对象”的合同，核查 合同主要内容的合理性及效益性。例如： （1）审查合同标的的数量、质量、规格、售后服务等内容，分析是否最大程 度保障公司权益； （2）审查合同合同立项申请、会议纪要等资料是否与合同内容相符； （3）审查合同签订的依据以及后评估材料，并结合审计过程中自行进行的效 益评估，分析合同带来的效益性，并确认是否符合集团公司业务总体发展战 略； （4）核实合同采购项目的经济性，是否存在价格明显高于市场价格的情况， 是否显失公平； （6）审查合同价款支付条款是否符合公司管理规定，是否最大限度保护公司 利益。
审计结论
审计发现编号 问题数量
问题涉及金额（万元）
统计、分析 省公司按照 总部要求使 合同范本 用合同范本 使用管理 的情况，有 助于完善合 同条款。
统计、分析省公司 按照总部要求使用 合同范本的情况， 重点关注未使用 （或未完全使用） 总部范本的省公司 合同。以及未使用 的原因
访谈 审阅 检查 数据 分析
审计中我们获取并审阅了集团公司和省 公司与合同条款合法合规性管理相关的 规定和流程，访谈了法律事务部、财务 部及合同承办部门相关人员（包含省公 司、阳泉分公司、吕梁分公司和忻州分 公司），对审计抽样的139份合同的标 的物、付款条款、验收条款、保密条款 、违约责任、知识产权条款、履行期限 等条款逐一进行审查、分析，以验证合 同条款的合法合规性。
审计中我们获取并审阅了集团公司和省 公司与供应商资质管理相关的规章制 度，访谈了法律事务部、财务部及合同 承办部门相关人员（包含省公司、阳泉 分公司、吕梁分公司和忻州分公司）， 对审计抽样的139份合同对方当事人的 基本经营文件和资质证书及履约能力进 行了审查，尤其关注需要特许经营资质 的供应商，如广告经营许可证、户外广 告设置证，以验证合同对方当事人是否 具有必备资质。
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通过审查合 合同条款 同条款验证 的合法合 合法合规性 规性 。
审查合同条款的合 法性以及是否显失 公平，审核合同条 款的完备、明确、 严谨性。
访谈 审阅 检查 数据 分析
1、访谈法律事务部及合同承办部门相关人员，了解合同条款合法合规性管理 相关的规定和流程。 2、根据风险导向和全量数据分析结果，审查纳入“关注对象”的合同，核查 合同条款的合法合规性。例如： （1）咨询或调查事项是否明确； （2）验收条款是否明确； （3）对方保密义务是否明确； （4）违约情形对应的责任约定是否明确； （5）知识产权归属需明确,不侵权保证条款是否明确； （6）增加信息披露限制条款； （7）是否对风险责任承担进行特别约定； （8）合同纸质和电子版是否一致； （9）审查合同的付款条款，确认是否存在：不应一次性付款的合同选择了一 次性付款；分期付款的合同，付款比例不恰当，首付款比例过高；付款条件 未与制约对方履行相应合同义务相结合等情况； （10）框架合同是否按规定设置合同总价上限； （11）是否约定期限、单价或结算方法等必备内容。
审查合同对方当事 人的主体资格、业 访谈 务经营资质、资信 审阅 情况及履约能力等 检查 是否合法合规。
1、访谈法律事务部及合同承办部门相关人员，了解如何对供应商资质进行审 查，是否对供应商实施入围、分级及绩效考核管理，对于考核得分较低的供 应商在资质审查时如何处理。 2、根据风险导向和全量数据分析结果，审查纳入“关注对象”的合同，核查 合同对方当事人是否具有必备资质。例如，应重点审查的经营文件和资质证 书如下： （1）基本经营文件：工商营业执照、 组织机构代码证、税务登记证、法定 代表人授权委托书、相关的代理合作授权证明、法人或代理人身份证明文 件，包括法定代表人证书、身份证等； （2）特许经营资质证书：(1)核对电视台、广播电台、报社等是否具有《广 告经营许可证》；(2)审查内设机构是否有签约权，要求其出示其所属单位 出具的授权委托书，或者关于其职责的文件，并作为合同附件。(3)发布户 外广告审核其是否申领了《户外广告设置证》，固定印刷品广告是否有《固 定形式印刷品广告登记证》等； 3、核实纳入“关注对象”的合同，对方当事人是否严格执行公司决策结果。
审阅 数据 分析 重复 性验 证
通过访谈省公司、吕梁分公司、阳泉分 公司、忻州分公司的合同承办部门、法 律事务中心等部门，并现场认真审阅总 部及省公司的合同管理办法，对照总部 经审计，抽取的省公司、吕梁分公司、阳泉分公司、忻州分公司 及省公司的合同范本的使用情况，针对 144份合同的合同监管机制均得到有效执行。 抽取的省公司及三个分公司的139份正 常合同，采购请示、审批和合同签订、 履行情况、合同条款等方面验证合同签 订履行过程中是否得到有效的监控。 1、 抽样审计144份合同的谈判、审批、签订情况，审计发现有2 个合同未履行采购谈判程序即签订合同，共涉及金额109万元，其 中：，①忻州分公司综合部2012年6月签订的“空调维修保养合同 ”，涉及金额9万元；②市场部2012年6月签订的“营业厅设备及 办公电脑软件代理维护合同”，涉及金额100万元。 2、抽样审计144份合同，共有8份合同存在补签的情况，涉及金额 1119.37万元，补签时间最短的为4个月，最长的达1年，其中： ①阳泉移动工建部“户线工程施工”竞争性谈判项目，金额43.5 万元，合同谈判及签署时间均为2012年6月，实际执行日为2011年 通过审阅总部及省公司的合同管理办 12月；②吕梁分公司网络部“数据网设备维修”合同，金额21.97 法，逐项审查抽取的139份正常合同的 万元，谈判及结果审批时间均为2013年9月，实际履行期限为2013 采购请示、审批流程、合同文本的签订 年1月-12月；“光缆标识牌、跨路警示牌采购”竞争性谈判项 根据风险导向和全量数据分析结果，审查抽取的139份正常合同，核查合同 、合同标的物验收资料等，通过分析、 目，金额18.25万元，工作结果审批时间2013年6月28日，2013年 对方当事人及山西移动公司是否严格按照合同约定履行，合同的标的物、交 计算等审计程序，核实合同承办部门对 1月28日、2月1日已收货；③吕梁分公司工建部“农村区域GSM网 付物是否真实、一致。 合同标的物的交付使用是否与合同文本 络能力提升项目防雷地网施工”竞争性谈判项目，金额30万元， 约定及采购审批结果中约定的一致，并 谈判和结果审批时间为2013年4月，签订日为2013年7月，工程竣 确保真实有效。 工验收时间为2013年1月；④忻州分公司网络部“基站设备带电清 洗”竞争性谈判项目，涉及金额6.16万元，谈判时间2013年12月5 日，签订时间2013年12月16日，该项目于2013年8月6日已完成验 收；⑤ 抽样省公司的40份合同，共有3份合同先执行后签订合 同，涉及金额999.49万元，其中：“经分分析系统数据仓库硬件 维保项目服务合同”508万元、“BOSS系统应用系统维保服务合同 ”248.49万元，实际履行时间均为2013年1月-2013年12月，合同 签订日分别为2013年9月10日、2013年12月16日；“2013年业务 支撑网络与信息安全维保项目”243万元，实际履行时间为2013年 1月-2014年3月，合同签订日为2013年9月18日。
经审计，抽样的144份合同中有1份合同存在主要内容不合理的情 况，审计发现： 省公司客服部“全球通VIP俱乐部服务支撑项目”合同价款中的扣 款依据为部门与对方签订的备忘录，但在合同审批过程中未见有 相关备忘录资料。
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合同管理扩展审计审计作业底稿
审计点 审计点目的
审查合同履 行管理机制 的建立、运 合同履行 行情况并分 管理机制 析相关部门 对合同履行 是否进行有 效监管。