生产部技术文件管理工作标准

生产部技术文件管理工作标准

1 目的和适应范围

为确保生产部所接收的技术文件的准确性、完整性和有效性，规范技术文件由技术部下发之后的管理流程和工作，特制定本标准。

本标准适用于生产部技术文件的管理工作。

2 规范性引用文件

下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

Q/XXX GG004 保密管理制度

Q/XXX GG007 标准化文件编制、发放、实施、修订标准

Q/XXX GG010 标准化稽核、考核办法

工作责任追究管理规定

3 术语及定义

下列术语和定义适用于本标准。

3.1 技术文件

技术文件是指公司技术部设计（编制）及经过权限人员会签，处于受控状态下的规范性资料文件，包括图样、更改单、产品说明书、产品作业指导书、报料单等。

4 权责

4.1 技术部文员负责技术文件的保管、签发、补发。

4.2 生产部统计员或生产部指定责任人负责下发到生产部技术文件的签收、保管、分发、部门内补发及向技术部文员申请部门间补发。

4.3 线长（组长）负责签收、保管、回收经由生产部统计员或生产部指定责任人下发到线（组）别的技术文件。

4.4 生产部经理（副经理）负责监督及保证本标准的切实落实及有效运行。

5 执行细则

5.1 生产部统计员或生产部指定责任人签收由技术部文员下发到生产部的各项技术文件，并妥善保管，签收时应正确、及时、完整的填写《文件审批、发放、回收记录》（见“Q/XXX GG007”中表单），并在生产部《技术文件收发登记表》（附录A）上及时登记收到的技术文件的“产品名称”、“版次”、“编号”、“是否受控”信息，以便后续查询。

5.2 生产部统计员或生产部指定责任人在生产线（组）需要时，应及时向线长（组长）分发所需技术文件，并在生产部《技术文件收发登记表》上及时登记分发的“分发日期”、“分发线别”。在生产线（组）使用完毕归还，在生产部《技术文件收发登记表》上及时登记“回收日期”、“是否完整”信息。

5.3 避免技术文件分发过于频繁，并确保每条生产线（组）均有所需技术文件，规定不常用的技术文件（每月使用次数3次以下）由生产部统计员或生产部指定责任人负责统一保管。

5.4 线长（组长）负责保管所需常用技术文件（每月使用次数含3次及以上），但应及时完整登记在生产部《技术文件收发登记表》中，以保证技术文件的可追溯性。

5.5 技术部文员需要回收失效的技术文件时，应提前3小时以企业QQ信息和《工作联系单》（一联式表单）方式告知生产部统计员或生产部指定责任人，详细说明所需回收的技术文件名称、版次等信息，以保证生产部技术文件的及时、有效回收。

5.6 生产部统计员或生产部指定责任人在收到技术部文员企业QQ信息和《工作联系单》通知后，应及时向线长（组长）回收失效技术文件，待技术部文员回收时能及时完整的上交。但存在下列情况时应特别注意：

a）失效技术文件有遗失或缺页遗失时，应及时反馈生产部经理（副经理）；

b）生产部统计员或生产部指定责任人在无法及时完整收回失效技术文件给技术部文员时，不可随意在《文件审批、发放、回收记录》上签字确认回收状态；

c）失效技术文件如有遗失或短缺时，应由生产部经理（副经理）签字并在备注栏注明遗失或缺页。

5.7 线长（组长）如发现技术文件遗失或缺页遗失时，应及时上报生产部经理（副经理）申请补发，并保证随之失效技术文件彻底作废，不能被再次使用。

5.8 任何线长（组长）或个人绝对禁止复制受控的技术文件及使用复制的受控技术文件，如有需要时，应经生产部经理（副经理）同意，由生产部统计员或生产部指定责任人向技术部文员申请补发。

5.9 生产部经理（副经理）每季首月应系统全面的检查各生产线（组）所保管的技术文件是否完整有效，是否与生产部《技术文件收发登记表》中登记的发放信息保持一致。

6 考核

6.1 本标准涉及所有条款的稽核、考核将依据《标准化稽核、考核办法》（Q/XXX GG010）规定执行。

6.2 下列考核项因其特殊性在本章单独说明：