谈判文件

第一章谈判邀请函
湖北保都招标代理有限公司受鄂东职业技术学院的委托，对其所需的网络设备和相关服务组织竞争性谈判采购，欢迎符合资格条件的供应商参加谈判。

一、采购项目名称：鄂东职业技术学院学生宿舍网络工程
二、采购项目编号：HGCG2011A12
三、采购方式：竞争性谈判
四、采购内容及数量：详见设备采购清单
五、供应商资格要求
1．具有独立承担民事责任的能力；
2．具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度；
3．具有履行合同所必需的设备和专业技术能力；
4．有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录；
5．参加政府采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录；
6．供应商应是合格的生产商或经生产商授权的代理销售商；
7．供应商的工商营业执照、税务登记证、组织机构代码证以及其他相关证件齐备、合格有效；必须具备系统集成三级以上（含三级）资质；
8. 注册资金在100万元以上（含100万）；
9．供应商必须有同类项目的经营业绩，有良好的信誉和优质的售后服务。

六、报名时间：2011年6月17日起至2011年6月21日止每天上午8：00时～11：30时，下午2：30时～5：30时，谈判文件每套售价200元（人民币），售后不退。

七、报名地点：湖北保都招标代理有限公司
八、谈判响应文件递交截止时间：2011年6月26日上午8：50时
九、谈判响应文件递交地点：湖北保都招标代理有限公司
十、谈判开始时间：2011年6月26日上午9：00时
十一、谈判地点：湖北保都招标代理有限公司
十二、采购单位联系人：许先生电话：
十三、政府采购代理机构：湖北保都招标代理有限公司
地址：黄冈市东坡大道58号
联系人：柳先生电话：传真：
网址：邮箱：
开户名称：湖北保都招标代理有限公司
开户行：黄冈市工行黄州分理处
行号：
帐号：
第二章供应商须知
一、总则
1. 适用范围
本文件仅适用于鄂东职业技术学院网络设备以及相关服务类采购项目。

2. 定义
“采购人”是指：鄂东职业技术学院。

“代理机构”是指：湖北保都招标代理有限公司。

“谈判供应商”是指响应本文件要求，参加谈判的法人或者其他组织。

如果该供应商在本次谈判中成交，即成为“成交供应商”。

“货物”是指供应商制造或组织符合谈判文件要求的网络设备（包括采购合同规定的品牌、产地、质量、价格和有效期等）。

“服务”是指供应商须承担的运输、安装、技术支持、培训以及其它类似附加服务的义务。

“竞争性谈判响应文件”是指：供应商根据本文件要求，编制包含报价、技术和服务等所有内容的文件。

3. 谈判供应商的资格要求
具有独立承担民事责任的能力；
具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度；
具有履行合同所必需的设备和专业技术能力；
有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录；
参加政府采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录；
供应商应是合格的生产商或经生产商授权的代理销售商；
供应商的工商营业执照、税务登记证、组织机构代码证以及其他相关证件齐
备、合格有效；必须具备系统集成三级以上（含三级）资质；
注册资金在100万元以上（含100万）；
供应商必须有同类项目的经营业绩，有良好的信誉和优质的售后服务。

4. 谈判费用
谈判供应商自行承担与竞争性谈判有关的所有费用，不论谈判结果如何，采购人和代理机构在任何情况下无义务和责任承担此类费用。

代理服务费
根据国家发展与改革委员会办公厅发改办价格[2003]857号文的规定，经协商由成交供应商按国家发展计划委员会计价格[2002]1980号文的标准向代理机构支付代理服务费（差额定率累进法计算）：成交额在一百万以下的部分，支付%的代理服务费；一百万以上、五百万以下的部分，支付%的代理服务费。

成交人在领取成交通知书时，向代理机构交纳服务费。

二、谈判文件
5. 谈判文件的构成
谈判文件由下列文件以及在谈判过程中发出的修正和补充文件组成：
谈判邀请函
供应商须知
谈判步骤及方法
采购项目技术规格、参数及要求
合同书格式
谈判响应文件格式
6.谈判文件的澄清
要求对谈判文件进行澄清的供应商，均应以书面形式在谈判响应文件递交截止时间五日以前通知代理机构或采购人。

代理机构将组织采购人对供应商所要求澄清的内容在谈判时予以答复。

供应商在规定的时间内未对谈判文件提出澄清要求的，代理机构将视其为同意。

三、竞争性谈判响应文件的编制
7. 竞争性谈判响应文件编制基本要求
谈判供应商对竞争性谈判响应文件的编制应按要求装订和封装。

谈判供应商提交的竞争性谈判响应文件以及谈判供应商与代理机构和采购人就有关谈判的所有来往函电均应使用中文。

（谈判供应商提交的支持文件和印刷的文献可以使用别的语言，但其相应内容必须附有中文翻译文本，在解释竞争性谈判响应文件时以翻译文本为主。

）
谈判供应商应认真阅读、并充分理解本文件的全部内容（包括所有的补充、修改内容），承诺并履行本文件中各项条款规定及要求。

竞争性谈判响应文件必须按本文件的全部内容，包括所有的补充通知及附件进行编制。

如因谈判供应商只填写和提供了本文件要求的部分内容和附件，而给评审造成困难，其可能导致的结果和责任由谈判供应商自行承担。

竞争性谈判响应文件的组成
竞争性谈判响应文件由下列内容组成：
7.6.1谈判书；（附件一）
7.6.2谈判报价表；（附件二）
7.6.3分项报价表；（附件三）
7.6.4供货清单；（附件四）
7.6.5技术响应、偏离情况说明表；（附件五）
7.6.6法定代表人身份证明复印件（加盖公章）和法定代表人授权委托书原件（如投标代表不是法定代表人时）；（附件六）
7.6.7营业执照、税务登记证、组织机构代码证、系统集成三级以上（含三级）资质证复印件（加盖公章）等其他证明文件；
7.6.8上年度财务报表复印件（加盖公章）；
7.6.9生产、销售许可证（如国家实行强制性要求的）；制造商或代理商的授权书原件（加盖公章）；
业绩证明资料（以经济合同和验收报告为准）；
货物制造、检验、验收执行的标准；
货物认证、检测报告、鉴定证书、产品获奖证书等；
货物技术文件（如名称、型号、规格、数量、性能、内部配置、使用原材料，引进新技术、新工艺、新材料等情况）；
质量保证措施；
提供的切实可行的售后服务和优惠承诺；
供应商基本情况表；（附件七）
谈判供应商认为需要提供的有关资料（产品宣传图册等）。

8. 计量单位
除技术要求中另有规定外，本文件所要求使用的计量单位均应采用国家法定计量单位。

四、谈判保证金
9.供应商应在递交谈判响应文件前，向代理机构递交伍仟（）元元的谈判保证金。

谈判保证金提交形式和时间：谈判保证金以转帐、电汇或现金的形式提交，如用转帐、电汇形式须提前办理，确保在竞争性谈判响应文件递交截止时间之前到帐。

开户名称：湖北保都招标代理有限公司
开户行：黄冈市工行黄州分理处
凡未按规定递交谈判保证金的，将被拒绝谈判。

未成交供应商的谈判保证金在成交公告公布七个工作日后，如无质疑或投诉，在5个工作日内不计利息原额退还；如有质疑或投诉，代理机构将在质疑和投诉处理完毕后5个工作日内不计利息原额退还。

成交供应商的谈判保证金，在成交供应商与采购人签订合同之日起转为合同履约保证金，合同履约保证金在合同履约完毕、货物验收合格后5个工作日内不计利息原额退还。

有下列情形之一的，谈判保证金将不予退还：
9.5.1成交后无正当理由不与采购人签订合同的；
9.5.2供应商有提供虚假资料行为的；
9.5.3将成交项目转包给他人的；
9.5.4在谈判有效期内撤回谈判响应文件的。

10．谈判有效期：
谈判有效期为从谈判之日起的60个日历日。

供应商自述的谈判有效期不符合谈判文件要求，将被拒绝谈判。

五、谈判报价要求
11.供应商所提供的货物和服务均以人民币报价。

对于本文件中未列明，而谈判供应商认为必需的费用也需列入总报价。

在合同实施时，采购人将不予支付成交供应商没有列入的项目费用，并认为此项目的费用已包括在总报价中。

总报价应包括货物款、运输费、安装调试费、检测验收费、保险费、税收、售后服务以及其他全部费用。

最低报价不是成交的唯一条件，谈判小组不认可低于综合成本的总报价。

在评审过程中，谈判小组发现供应商的谈判报价明显低于其他谈判报价或者在设有标底时明显低于标底，使得其谈判报价可能低于其个别成本的，应当要求该供应商作出说明并提供相关证明材料。

供应商不能合理说明或者不能提供相关证明材料的，谈判小组将认定该供应商以低于成本谈判竞标，其谈判将被拒绝。

六、竞争性谈判响应文件的份数、封装和递交
12. 谈判响应文件的份数和封装
谈判供应商应编制竞争性谈判响应文件一式叁份，分一份正本和两份副本。

每份文件要注明“正本”和“副本”字样，谈判响应文件的副本与正本不符，以正本为准。

谈判响应文件的正本和所有副本应单独密封，谈判报价一览表除保留在竞争性谈判响应文件中外，还应单独装在一小信封内，注明“谈判报价一览表”字样，将小信封装入响应文件正本的密封袋中。

竞争性谈判响应文件的密封袋上应写明：
12.2.1竞争性谈判项目名称；
12.2.2竞争性谈判项目编号；
12.2.3包号及谈判货物、服务名称；
12.2.4谈判供应商名称。

13. 竞争性谈判响应文件的递交
所有竞争性谈判竞争性响应文件应于“第一章谈判邀请函”中规定的时间前，由谈判代表递交到规定的地点。

谈判响应文件用纸外形尺寸应统一为A4纸规格。

14、迟交的竞争性谈判响应文件
按《中华人民共和国政府采购法》的规定，代理机构将拒绝或原封退回在其规定的递交竞争性谈判响应文件截止时间之后收到的任何竞争性谈判响应文件。

15、谈判响应文件的撤回
供应商在递交响应文件后，在响应文件递交截止时间之前，可以撤回其响应文件，但必须提前以书面形式告知代理机构。

从谈判响应文件递交截止时间起至谈判文件中确定的谈判有效期期满这段时间内，供应商不得撤回其响应文件，否则其谈判保证金将按照本须知条的规定不被退还。

供应商所提交的响应文件在谈判结束后，无论成交与否都不退还。

第三章谈判步骤及方法
七、谈判步骤及方法
16、谈判小组
谈判小组由代理机构依照有关法规组建。

谈判小组成员由三人以上单数组成，分别是采购人代表和随机抽取的政府采购专家库的技术、经济等方面的评审专家。

谈判小组按照谈判文件确定的谈判步骤及方法集体与单独的供应商就采购需求进行综合洽谈。

17、谈判
第一轮谈判
谈判小组按已确定的谈判顺序，与单一供应商分别就符合采购需求、质量和服务等进行谈判，并了解其报价组成情况。

谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他的信息。

代理机构对谈判过程和重要谈判内容进行记录。

谈判小组一致确定响应供应商符合谈判文件要求的，按谈判文件设定的方法和标准确定成交候选人。

第一轮谈判小组未能确定成交候选人的，对谈判文件修正后进行第二轮谈判。

谈判文件修正
17.2.1第一轮谈判结束后，谈判小组进行合议。

根据第一轮谈判掌握的情况，可以对谈判文件进行修改，确定采购内容的详细规格或具体要求，优化采购方案。

17.2.2谈判小组将谈判文件的修改结果以书面形式通知所有响应供应商，并向响应供应商提供较充分的修正时间。

17.2.3响应供应商根据第一轮谈判情况和谈判文件修改书面通知，对原响应文件进行修正，并将修正文件签字（盖章）后密封送交谈判小组。

逾时不交的，视同放弃谈判。

修正文件与响应文件同具法律效应。

第二轮谈判
谈判小组就修正后的响应文件与响应供应商分别进行谈判。

代理机构对谈判过程和重要谈判内容进行记录。

谈判小组按谈判文件设定的方法和标准确定成交候选人。

第二轮谈判后，谈判小组未能确定成交候选人，对谈判文件修正后进行第三轮谈判。

以此类推。

最后报价
符合条件的响应供应商作最后报价，密封递交谈判小组。

谈判小组按报价从低到高排序，形成谈判报告，向采购人推荐成交候选人。

响应供应商的最后报价均超过了采购预算，采购人不能支付的，谈判活动终止。

八、确定成交供应商办法
谈判小组只要求商务、技术和服务评审合格的谈判供应商在规定的时间内进行报价。

谈判小组审查谈判响应文件和供应商谈判过程中作出的书面承诺是否符合谈判文件中对质量、技术和服务的要求，在符合谈判文件要求的前提下，谈判小组可视其为质量、服务相等。

谈判小组将根据需要决定是否要求所有合格的谈判供应商在规定时间内进行第二次或最后报价，最后报价将作为谈判小组评比的最终依据。

谈判小组根据技术、质量和服务符合采购需求、报价最低成交的原则确定成交候选供应商名单。

采购人根据谈判小组推荐的成交候选供应商名单，根据相关法律法规的规定确定最终成交供应商。

如果排名第一的成交候选供应商的实际情况与其谈判资料不相符，将取消其成交资格，由排名第二的成交候选供应商递补，以此类推。

九、签订合同
19.成交供应商在收到成交通知书后，按规定与采购人签订供货服务合同。

十、付款方式
20.
十一、谈判失败条件
出现影响采购公正的违法、违规行为的；
因重大变故，采购任务取消的；
谈判响应文件截止时间后，实际参与的供应商不足法定家数的；
最终报价均超过采购预算的；
对谈判文件作出实质性响应的供应商不足法定家数的；
第四章采购项目技术规格、参数及要求
十三、鄂东职业技术学院设备采购清单
采购数量
设备技术参数、规格、性能要求一览表
本次学生宿舍网络建设工程项目所需设备及技术指标分为四个部分：服务器、交换设备、流控设备、综合布线。

对于具体配置细节，竞标人可以结合本项目的实际和自己对本项目的理解，对所提设备做适当的调整，但调整后的配置不能低于给定配置的性能指标。

1、服务器
2、交换设备
3、流控设备
4、综合布线
综合布线主要集中在采购单位学生宿舍，要求布线产品使用以下正宗材料，竞标集成商可到现场，计算需要的相关设备和材料，通过协商确定最佳数量。

十四、基本要求
1、供货期要求：成交人必须在2011年月日之前所有货物、设备安装完毕，可投入正常使用。

十五、服务要求
1、按照采购人要求将货物送到指定地点并安装。

2、成交人必须承诺为产品提供年免费质保期，质保期自安装完毕、验收合格、双方签字之日起计算。

3、成交人必须提供现场培训服务，保证采购人的工作人员能正常使用产品的各种功能。

4、现场服务响应时间：24小时内到达事故现场。

如因成交人售后服务不及时而造成损失，成交人必须承担由此产生的一切费用。

第五章合同书格式和基本条款
一、采购人与供应商成交后，应当按照下述格式和基本条款签订合同。

本格式和基本条款未计内容，采购人可与成交供应商协商后自行添加。

但不得改变谈判时达成的实质性内容和条款，不得与谈判文件、谈判响应文件、最终报价、成交供应商承诺书、成交通知书等谈判文书内容相抵触。

二、格式和基本条款：
合同编号：
供方：
需方：
为保护采购供货供需双方合法权益，明确供需双方的权利义务，根据《中华人民共和国合同法》及采购有关规定，供需双方签订本合同，并共同信守。

一、合同文件：
谈判文件、谈判响应文件、成交通知书、成交供应商承诺书是本合同不可分割的组成部分，对采购人和成交供应商均具有法律效力。

二、货物名称、型号、单价、数量、金额：
三、供货时间、地点、方式：
1、供货时间：
2、供货地点：
3、供货方式及费用负担：
四、质量要求、技术标准：
按国家标准、行业标准履行；没有国家标准、行业标准的，按照通常标准或者符合合同目的的特定标准履行。

同时供方保证按已方提出的协议供货质量保证
承诺条款履行合同。

五、包装标准：
六、验收方式、提出异议及责任承担：
1、验收时间：
2、验收方式：
3、验收标准：（1）装箱单；（2）供方保证合格率大于％。

验收合格后，由需方填写出具《采购验收合格结算书》。

4提出异议截止时间：
5、责任承担：由于验收不合格所造成的所有损失由供方承担。

七、备品、配件工具数量及供应办法：
八、售后服务、保修期：
按供方提出的供货售后服务承诺条款执行。

九、付款方式、期限：
十、违约责任：
1、除不可抗力事件外，如供方延期交货或需方延期付款，每逾期一日，违约方按合同金额 %向对方支付违约金，但该违约金累计不超过合同金额
的 %，逾期超过日，有权解除合同。

2、如任何一方无故解除合同或有其他违约行为，应向对方支付合同金额 %的违约金。

十一、解决合同纠纷方式：
1、由双方协商解决（）；
2、向政府采购办投诉（）；
3、向仲裁委员会申请仲裁（）；
4、提起诉讼（）。

十二、本合同一式四份，供方、需方各一份，采购代理机构二份（其中：采购办备案一份），由供需双方签字盖章后生效。

十三、其他约定事项：
需方（签章）：供方（签章）：
地址：地址：
联系人：联系人：
联系电话：联系电话：
开户银行：开户银行：
帐号：帐号：
日期：年月日日期：年月日
第六章谈判响应文件格式
封面:
竞争性谈判响应文件
采购项目名称：
采购项目编号：
谈判供应商名称：
年月日
附件一：
谈判书
(代理机构)：
依据贵方（项目名称/文件编号）项目采购的谈判邀请，我方（姓名和职务）经正式授权并代表谈判供应商（谈判供应商名称、地址）提交下述竞争性谈判响应文件价格文件正本一份，技术服务文件正本一份和副本份。

1、谈判报价表；
2、分项报价表；
3、供货清单；
4、技术响应、偏离情况说明表；
5、法定代表人身份证明复印件和法定代表人授权委托书原件；
6、营业执照、税务登记证、组织机构代码证、系统集成三级以上（含三级）资质证等其他证明文件；
7、上年度财务报表复印件；
8、生产、销售许可证；制造商或代理商的授权书原件；
9、业绩证明资料；
10、货物制造、检验、验收执行的标准；
11、货物认证、检测报告、鉴定证书、产品获奖证书等；
12、货物技术文件（如名称、型号、规格、数量、性能、内部配置、使用原材料，引进新技术、新工艺、新材料等情况）；
13、质量保证措施；
14、提供的切实可行的售后服务和优惠承诺；
15、供应商基本情况表；
16、谈判供应商认为需要提供的有关资料（产品宣传图册等）。

在此，授权代表宣布同意如下：
1. 我方将按竞争性谈判文件的约定履行合同责任和义务；
2. 我方已详细审查全部竞争性谈判文件，包括（补充文件）（如果有的话）；
我们完全理解并同意放弃对这方面有不明及误解的权力；
3. 我方同意提供按照贵方可能要求的与其谈判有关的一切数据或资料；
4. 与本谈判有关的一切正式往来信函请寄：
电话/传真：电子函件：
日期：年月日
谈判供应商或法定代表人授权代表签字：
谈判供应商名称（签章）：
开户银行：帐号/行号：
附件二：
报价表
采购项目编号:
注：1、所有价格均用人民币表示，单位为元，精确到个数位。

2、总报价应包括货物款、运输费、安装调试费、检测验收费、保险费、税收、售后服务以及其他全部费用。

授权代表（签字）:
谈判供应商名称（签章）：
报价时间：年月日
附件三：
分项报价表
采购项目编号:
说明：1、分项报价总计价格必须与报价表一致。

2、如果不提供详细的分项报价表将被视为没有实质性响应竞争性谈判文件。

3、必须按此表格式中的对应栏目内容填写，若需增加栏目，请在栏目“其它”中填写，并作详细说明。

授权代表签字：
日期：年月日
附件四：
供货清单
采购项目编号:
说明：1、提供所投产品详细的供货范围，包括主要配件及生产厂家、备品备件等。

2、各项货物详细技术性能应另页描述。

谈判供应商或法定代表人授权代表签字：
年月日
技术响应、偏离情况说明表
采购项目编号:
说明：应对照竞争性谈判文件“第四章谈判采购技术规格、参数及要求”，逐条说明所提供货物和服务已对竞争性谈判文件的技术规格做出了实质性的响应，并申明与技术规格条文的响应和偏离。

特别对有具体参数要求的指标，谈判供应商必须提供所供产品的具体参数值。

如果仅注明“符合”、“满足”或简单复制竞争性谈判文件要求，将导致谈判被拒绝。

谈判供应商或法定代表人授权代表签字:
年月日
法定代表人授权书
（代理机构）：
兹授权同志为我公司参加贵单位组织的（项目名称）谈判活动的代表人，全权代表我公司处理在该项目活动中的一切事宜。

代理期限从年月日起至年月日止。

授权单位（签章）：
法定代表人（签字或盖章）：
签发日期：年月日
附：代理人工作单位：
职务：性别：
附件: 七供应商基本情况表
1、名称及基本情况：
（1）供应商名称：
（2）地址：邮编：
电话：传真：
（3）成立或注册日期：
（4）公司性质：
（5）法定代表人或主要负责人：
（6）员工人数：
（7）注册资本：
（8）实收资本：
（9）上一年资产负债表：
1）固定资产
原值：净值：
2）流动资金：
3）长期负债：
4）短期负债：
2、与供应货物的生产、销售和服务有关的情况：
3、供应商认为需要声明的其它情况：
兹证明上述声明是真实的、正确的，并提供了全部能提供的资料和数据，我们同意遵照代理机构要求出示有关证明文件。

供应商名称：（签字）
授权人签字：
电话：
传真：
日期：年月日。