房地产公司档案管理工作指引模版

档案管理工作指引

1、总则

1.1为了加强股份公司项目系统的档案管理，并有效保护和利用项目公司档案，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《xx商业地产档案管理制度》等法律法规，制定本办法。

1.2 本办法适用于项目公司的档案管理。

1.3现明确项目公司行政部负责档案管理工作，在档案管理事务方面受股份公司办公室及项目管理中心的监督和指导。各业务部门对本部门所产生的档案完整性负有直接责任。

1.4项目公司行政部应当根据实际档案管理工作的需要，组织建立档案管理机构（即档案室），配备必要的安全保护措施，确保档案的完成、准确、安全和有效利用。

1.5项目公司行政部应配备专职或兼职的档案专员，并要求档案专员忠于职守，遵纪守法，具有相应的档案专业知识和业务能力。

2.、项目系统各公司档案的收集和归档

2.1归档的范围是指公司在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形的具有保存价值的文件材料。根据股份公司要求，现明确各公司归档的文件清单（不限于）如下：

■项目公司行政类

■项目前期立项等文件

■工程类

■规划设计类

■成本及招投标类、

■监理类

■成果文件

■营销类

具体小类详见附表1：

各公司应按此清单收集整理档案，并依据此清单进行增删。

2.2 归档的时间：项目公司的业务部门应依据此归档时间对本部门档案进

行整理后移交公司档案室。

■管理性文件材料一般应放在办理完毕后的三个工作日内直接归档

■工程资料在其项目鉴定、竣工后或财务决算后一个月内归档完毕，周期长的可分阶段、单项归档；

■合同资料在合同签订完毕后的三个工作日内及时归档；

■变更洽商资料在结算完毕后及时归档。

■公司员工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档。

■财务、会计文件材料在会计年度终了后由财务部门整理归档

■电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。

■磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的材料应在工作结束后及时归档。

■下列文件材料应随时归档：

变更、修改、补充的文件材料；

公司内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料；

公司产权变动过程中形成的文件材料；

其他临时活动中形成的文件材料。

2.3 归档要求：

2.3.3 归档的文件资料，应当做到内容规范、图形清晰、数据准确、符合档案保护的要求。

2.3.4 公司档案室应当按照规定对归档的各种文件材料进行验收，不符合要求的，不予归档，符合归档要求的文件资料，由归档人员将所归档的文件材料核对，并填写档案交接表，双方确认登记。

3. 项目公司档案管理要求

3.1 档案管理要求：

3.1.1 项目公司档案室对归档的文件材料应当及时进行登记、整理、分类编目、划分密级、编制检索工具、

3.1.2 项目公司工程档案应以工程项目为单元建档。

3.1.3 项目公司工程档案的立卷和卷内文件排列，应当按照各地要求的《建筑工程资料管理规程》的规定来进行分类和编目，并根据文件类型建立电子文档目录。此条严格遵照股份公司档案管理制度。

3.1.4 档案室应当掌握档案变化情况，及时补充有关档案材料，保持档案与现状的一致。

3.1.5 档案专员应当严格执行档案管理的有关规定，不得擅自修改档案，确需变更和修改的，应当经公司领导和相关部门负责人批准，按照规定程序执行。

3.1.6 项目公司档案应当妥善保存，定期检查和鉴定。对破损或者变质的档案，应当及时修复；档案毁损或者丢失，应当采取补救措施。未经批准，任何人不得以任何借口擅自销毁档案。

3.1.7 档案专员或公司内部人员应调离职岗位发生变动，应当及时办理档案的交接手续。由调离职人员会同档案专员、所属部门主管领导共同对其经办的档案进行清理，并填写《项目公司员工调离职档案移交表》，并三方签字确认，档案移交确认后即可办理调离职手续。

4. 项目公司合同档案及重要档案管理细则

4.1 合同档案管理

4.1.1 合同档案台账建立要求：

■公司成本控制部负责建立工程类合同台账，跟踪监督工程类合同的执行情况，各业务经办部门应配合收集、整理和及时提交工程类合同执行的相关资料，工程类合同台账按招标采购分类，

■公司财务部负责建立非工程类合同台账，跟踪监督非工程类合同执行情况，各业务经办部门应配合收集、整理和及时提交非工程类合同执行的相关资料。

■工程类合同执行过程中以及完毕后，合同经办部门应依据相关规定进行合同评估。

4.1.2 合同档案归档要求：

■合同档案的完整性：包括招标文件、投标文件（中标单位）、中标通知书、合同审批记录、合同原件等，由经办部门负责收集、整理后移交至档案室，档案专员对其完整性给予检查和监督。

■合同签订后，经办部门、财务部、档案室必须各留存一份原件。

■当合同归档后出现补充或更改时，经补充或更改后的合同仍作为有效合同进行档案管理。

■用地合作或转让协议原件由项目公司档案管理部门保管，各执行部门留