概述国土资源专业档案整理归档方法

概述国土资源专业档案整理归档方法
摘要：随着社会经济的深入发展，国土资源管理工作也在不断完善和规范，无论是用地报批、土地供应、权属登记等行政业务，还是解决土地供需矛盾、调解权属纠纷等工作，对国土资源档案特别是专业档案的依赖程度都越来越高。

关键词：国土资源；专业档案；整理归档
一、立卷规则
国土资源专业档案一般以案卷级进行分类整理及归档。

立卷时，遵循以下原则：
1．遵循国土资源管理工作中文件材料的形成规律，保持其内在联系和完整性，便于档案的保管和利用。

2．案卷通过业务办理自然形成，整理归档时一般按项目、单位或宗地立卷。

农村个人建房用地以乡、镇、办事处或村小组为单位立卷；农村地籍档案按乡、镇、办事处以户为单位立卷。

3．同一项目、单位或宗地，若其分别办理不同业务，且办理过程中资料没有延续使用，则按业务类型分别立卷，无需合并。

著录时，保持项目、单位或宗地名称的统一，以便查询利用。

4．同一项目、单位或宗地案卷内的资料，不得按文件类型单独立卷。

如土地登记案卷，不得将审批表、出让合同、地籍调查表等资料分开后单独立卷。

二、工作流程
国土资源专业档案整理归档工作按顺序一般划分为档案接收、鉴定、整理、装盒、入库等五个步骤，其流程如图1所示：
三、移交和接收
专业档案的交接应在该项目或宗地业务办理结束后进行。

移交方所移交的档案应为办结案卷，并确保该案卷资料的完整和准确。

属于宗地分割等产生共用资料的案卷，需待相关宗地案卷办理完毕后一同移交，以保证归档案卷的完整。

移交人应根据所交资料提前编制移交目录。

移交目录中应包含所交资料的基本要素信息。

交接时，按不同业务类型分别进行，双方对照移交目录认真核对文件资料，发现登记错误或遗漏的文件资料，应重新编制移交目录，核对无误后，履行签字手续。

涉密文件材料应单独移交，并由持保密工作上岗证的人员接收。

四、鉴定
(一)归档鉴定即鉴定所接收的档案是否符合归档要求。

鉴定时，存在下列情形之一的，不予归档：
1．该案卷业务未办理完毕的。

这里的业务办理指独立审批、办理的单项业务，如规划预审、土地使用权初始登记等；
2．资料不齐全的。

即缺少该类案卷应包含的必要资料。

如土地登记案卷缺少登记审批表、规划预审案卷无预审意见书，并且无任何有效说明文件等情况。

3．无保存价值的文档资料；
4．重复的文档资料。

经鉴定属上述第1、2种情形的，清退回移交单位，待业务办理完毕或补齐资料后再行移交归档；属上述第3、4种情形的，由档案部门鉴定后销毁或作为一般资料留存。

(二)密级鉴定根据文件材料标注的密级，案卷项目或图件资料的内容、性质确定密级。

方法如下：
1．国家规定或保密局备案的涉密项目，其相关案卷按规定定为秘密、机密或绝密；
2．案卷直接标注有密级，且未到解密期限的，该案卷为涉密案卷，标注的密级即为案卷密级。

3．案卷中有涉密文件，且未到解密期限的，该案卷为涉密案卷，文件的密级即为案卷密级。

如案卷中有多份涉密文件，则案卷密级从其高者；
4．案卷中虽有涉密资料，但归档时已解密的，不作为涉密案卷；
5、经过统一脱密处理的图件鉴定时，不作为涉密文件；
(三)分类鉴定
分类鉴定是专业档案整理、归档最为关键和重要的环节。

关系到案卷保管期限鉴定、编页及档案著录信息填写等工作的正确与否。

档案分类鉴定时，应严格按照国土资源部及本单位《档案分类方案》进行划分，并遵循以下原则：
1．各分类中第一项综合类资料按文书档案处理。

2．确定分类时，应归到分类方案的最低一级类目内。

如以挂牌方式出让办理供地手续的案卷，其分类应鉴定为E63(挂牌出让)，而不是E6(土地使用权有偿使用审批)或E(建设用地类)。

3．多项业务合并组卷的案卷(即一卷通)确定分类时，以最终的业务类别确定分类。

如以挂牌方式出让的国有土地，在办理完供地手续后，其资料继续交由地籍部门办理土地登记手续，办结后整理归档时，其分
类应定为C42(国有土地使用权登记)，而不是E63(挂牌出让)。

(四)保管期限鉴定
具体的方法如下：
1.对于公开后将给国土资源档案管理工作带来负面影响，但是不属于国家机密的案卷，一般定为工作秘密级：经鉴定属涉密案卷的，交由持保密工作上岗证的人员进行整理和归档。

除保管外，其处理方法与非密文件相同。

2.如果案卷中有涉密的文件，但是没有到解密期限，该案卷为涉密案卷，文件的密级即为案卷密级。

如案卷中有多份涉密文件，则案卷密级从其高者；
3.经过统一脱密处理的图件鉴定时，不作为涉密文件；
4.案卷中虽有涉密资料，但归档时已解密的，不作为涉密案卷；
5.国家规定或保密局备案的涉密项目，其相关案卷按规定定为秘密、机密或绝密；
6.案卷直接标注有密级，且未到解密期限的，该案卷为涉密案卷，标注的密级即为案卷密级。

五、整理
(一)修整
首先要去除文件上易锈蚀的金属物，如订书针、别针、大头针等，对案卷资料进行逐一清理，并对字迹模糊或易褪变的文件进行修复或复制。

整理报纸时，保留所需内容当前版面的完整，其余版面可清除。

折叠时将所需内容至于正面，并保留当前版面上方的报纸名称和日期。

(二)排序
上面工作做完之后就要对案卷进行排序了。

排序时，按照本单位制定的卷内文件排序标准进行。

保持单份文本材料的独立性。

如《土地估价报告》，不得将报告内文件和图纸分开存放，应作为单份资料排列于合适位置。

有两份或多份完全相同的文件资料时，保留(原件)一份，其余销毁。

(三)编页
如何进行编页呢，应该按照整理好的顺序，以阿拉伯数字从“1”开始顺序编写页码。

页码编写于文件上方远离装订线的一侧。

页码可使用打码器打印或手工填写，手工填写时应使用碳素笔或碳素墨水。

编页时，以文件中有图文的页面为
一页，空白页不计。

卷内文件目录和卷内备考表不编写页码。

(四)编目
编目就是编制文件目录。

案卷内的目录放在案卷资料的最前面，现在普遍采用国际标准A4型(长×宽为297mm×210mm)幅面纸张单面打印或填写，格式需保持固定、统一。

其主要内容包括顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号等。

(五)编号
所谓的编号就是编制档案的号码。

具体来说，国土资源的档案号一般按照“全宗号．目录号．案卷号”的原则编制。

其中，连接全宗号、目录号、案卷号的是减号“．”(半角)。

全宗号即立档单位的全宗代码。

(六)装订
在进行装订时，一般以“卷”为单位来装订。

各类材料排列的前后顺序为：案卷封皮一卷内文件目录．文件资料．卷内备考表一案卷封底。

案卷封底使用与封皮相同材质的空白页。

一般情况下，使用“三孔一线”进行线装。

较薄的案卷可使用不锈钢钉装订，资料较厚、不利于装盒及阅读的，应分成几卷装订。

七、入库
装订完成以后，接着就是进行入库上架。

这一工作一般由库房管理员负责。

首次入库的档案进库前，必须由库房管理员进行入库登记，否则入库后即会造成档案遗失。

八、档案修改及补件
一般情况下，档案入库后就不允许再修改，但是如果因为工作需要确实需要修改或者补充内容，则按照如下执行：
1．首先提交修改档案资料的函(情况说明)及具体资料，这需要档案的形成单位进行提交。

在函(情况说明)中，应明确档案名称，说明修改或补充的原因及具体内容。

2．需要修改材料核实后，由档案工作人员负责修改，不得交由补件人员进行。

3．修改或补件时，将修改或补件的函(情况说明)及补件资料按照归档排序原则置于案卷资料最后一页(即卷内备考表前)，并按照要求整理及续编页码。

4．档案修改或补件时，不得对原始档案进行涂改，也无需对错误的资料进行替换和销毁，应保证原档案资料的完整。

5．修改或补件完成后，在卷内备考表内注明修改情况(如时间、内容等)，补录卷内文件目录
及其他信息，并重新装订。

九、结语
在社会经济发展的过程中，国土资源档案的管理越来越专业，国土资源档案是土地与矿产资源管理、利用的历史记录和重要依据。

所以我们应该高度重视国土资源专业档案管理，并且不断加以完善。

参考文献
[1]冯惠玲，张辑哲．档案学概论D4北京：中国人民大学出版社，2006．
[2]曲敏,高华.浅析基层国土资源档案管理[J].合作经济与科技,2011;16
[3]冼少群.关于加强国土资源档案工作的思考[J].广东档案,2010;02
[4]莫自超.新时期土地档案管理工作的理论与实践[J].科技创新导报,2010;31。