会议财务管理

第三节编制会计预算
• （一)编制会议预算的目 的 ：编制会议预算能够提 供出一个定量的会议财务 计划，即反映出的会议固 定支出和可变支出是多少； 也估算了会议收入是多少， 预算反映了最终会议的盈 亏。 • (二)会议预算的组成：主 要是由会议收入和支出两 部分组成
序号
项目
註冊費
预算金额
实际金额
1
2
二、会议财务活动的特点
• 会议财务活动的五个阶段：
筹集资金 启动资金消耗 会议的收入 资金的支出 剩余 资金 的分配
实际上也可以分为三个部分： 资金的流入--------资金的流出——资金分配
三、会议财务管理的内容
• （一）会议财务计划管理 • 根据我国对举办会议的财务政策法规制定，参照列届会议， 遵循资金运行规律，编制会议财务预算。 • 财务预算：财务预算是一系列专门反映企业未来一定期限 内预计财务状况和经营成果，以及现金收支等价值指标的 各种预算的总称。具体包括：反映资金数额、资金来源； 按预算进行的各项支出。 • （1）．财务预算使决策目标具体化、系统化和定量化 （2 ）．财务预算有助于财务目标的顺利实现 通过财务预算，可以建立评价企业财务状况的标准。将实 际数与预算数对比，可及时发现问题和调整偏差，使企业 的经济活动按预定的目标进行，从而实现企业的财务目标。
在实际工作中，我们应该注意客户信息资料的收集、整 理，并予以充分运用。客户信息资料收集的方法主要有： 一、询问法 询问法是调查人员事先拟定调查项目，确定调查的内容 或具体的问题，以某种方式向被调查对象提出，要求给 予回答，由此获得信息资料。此种方法是调查的主要方 法，适用于基本资料收集和意见征询及预测、分析。询 问法又分为几种形式：当面交谈法、电话询问法、邮寄 调查法、问卷调查法。 二、观察法 观察法是由调查人员直接或通过仪器在现场观察被调查 对象的行为并加以记录而获取信息的一种方法。它适用 于新产品的宣传和促销及跟踪调查，有利于掌握客户对 新品的第一感觉和评价，以便及时回馈相关信息。观察 法又可分为几种形式：直接观察法、亲身经历法、痕迹 观察法、行为记录法。
一、会议的财务目标
• 究竟是“总产值最大化”、“利润最大化”、 “股东财富最大化”、“企业价值最大化”、 “经济附加值（EVA）最大化”、“利益相关者 价值最大化”（其中之一），还是“利益相关者 的利益均衡”。 • 个人实现财务目标 • 会议财务管理目标： • 营利性 • 非营利性。我国会议的特点。经费来源（注册 费）。目标：收回启动资金+略有结余
•
• 财务预测一般按以下程序进行： 1.确定预测对象和目标。财务预测首先要明确 预测对象和目标，然后才能根据预测的目标、内 容和要求确定预测的范围和时间。 2.确定预测计划。预测计划包括预测工作的组 织领导、人事安排、工作进度、经费预算等。 3.集整理资料。资料收集是预测的基础。公司 应根据预测的对象和目的，明确收集资料的内容、 方式和途径，然后进行收集。对收集到的资料要 检查其可靠性、完整性和典型性，分析其可用程 度及偶然事件的影响，做到去伪存真、去粗取精， 并根据需要对资料进行归类和汇总。
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三、实验法 实验法是由调查人员将研究的对象置于特殊的环境中，进行有控制地 观察。在可控制的条件下，对一个或多个客户进行测验，以测定客户的思 想和认识。通过小规模的实验，记录事物的发展和结果，收集和分析第一 手信息资料。实验法源于自然科学中的实验求证，适用于新品的开发调研 和认定。 • 四、集体思考法 集体思考法是调查人员通过讨论的方式来取得完整的信息。社会上的 任何一个人总是免不了受自身环境、经历、知识、思维方式等方面限制， 即使学识水平较高的人也难免有实践或经验方面的缺陷。集体思考法适用 于企业的重大决策和对更大范围客户信息资料的掌握。是科学、民主决策 的保证。 五、德菲尔法 德菲尔法是一种专家调查法，与其他调查法的区别在于：它是用背对 背的判断来代替面对面的会议，采用函询的方式，依靠调查机构反复征求 各个专家的意见，经过客观分析和多次筛选，使各种不同意见逐步趋向一 致，得出客观实际的资料。它适用于企业的重大决策和重要客户信息资料 的调查。 总之，对客户信息资料收集的方法很多，在具体运用的时候，可根据 实际情况灵活采取，有时，也可以把不同的方法结合在一起综合使用，以 取得客户最实际、客观的信息和资料。
• 定量预测是通过分析事物各项因素、属性的数量关系 进行预测的方法。它的主要特点是根据历史数据找出 其内在规律、运用连贯性原则和类推性原则，通过数 学运算对事物未来状况进行数量预测。定量预测的方 法很多，应用比较广泛的有时间序列预测法（包括算 术平均法、加权平均法、移动平均法、指数平滑法、 最小二乘法等）、相关因素预测法（包括一元线性回 归法、多元线性回归法等）、要概率分析预测法（主 要指马尔柯夫预测法），等等。上述两类方法并不是 相互孤立的，在进行财务预测时，经常要综合运用。
預算金額
實際金額
2 3 4
價格手冊 計算會議支出 預算 總結 會議 組委會 批准
估計會議人數
估計會議收入
歷史數據
二、會議固定支出（Fc）
申办费
市场宣传
(我国使用行政事业费)
广告 、会议预备通知、 招贴画、 会议网页、征文 通知书费用
考察活动
特邀报告人
旅费、住宿费、就餐费、交通费
一般费用、报告费
会议机构活动
（一）财务预测的目的
• 知道公司的支出与收入到底是多少，了解 公司产品的成本到底是多少，了解公司的 固定资产到底有多少，了解公司的亏盈状 态。知道了这些就可以根据实际情况公司 高层才能做出各种决策和战略方向。
（二）财务预测的基本程序
• • 财务预测 财务预测的一般程序：明确预测目标； 搜集整理资料；建立预测模型；论证预 测结果。 财务预测的方法：定性预测法和定量预 测法。
遵循法规 组委会批准 内容： 资金管理 费用管理 会议余额处理
（三）会议财务分析
• 对财务状况的分析和研究 • 对流动资金的应用和费用开支的分析，检 查财务状况和存在的问题，提出切实可行 的改进意见。 • 分析的目的就是实现财务目标
四、会议财务管理人员
• （一）会议财务管理人员
大会主席 授 权 司库:管理， 分析财务和控制 授 权 秘书长：日常财务管理
（二）财务管理人员
我国的财务管理制度规定：专职的财务管理人员。我国采取委托 （外包）给某个公司的财务部门
五、会议的经费管理
遵循原则：
熟悉的财务预 算的秘书长： 负责全部支出签字
不能改变授权人 和其权限 范围，不能改变授 权人的财务决定
六、财务记账方式
• 财务制度规定：现金法记账，即当收入实际收到和费用实 际支付时才记录下收益和费用。 • 国内会议收费：银行和邮局汇款两种到款入帐。 • 国际会议收费：托收支票的方式——到银行办理——1到6 个月时间才能正式进入帐号。 • 现金记账的缺陷。（赞助款拖延） • 借贷记账弥补其缺陷，以利于财务分析。 • 借贷记账法：是以“借”、“贷”为记账符号，记录经济 业务的复式记账法。 借贷记账法是复式记账法的一种，通常又全称为借贷复式 记账法。它是以“资产=负债+所有者权益”为理论依据， 以“借”和“贷”为记账符号，以“有借必有贷，借贷必 相等”为记账规则的一种复式记账法。
算术平均法是求出一定观察期内预测目标 的时间数列的算术平均数作为下期预测值 的一种最简单的时序预测法. 加权平均法,亦称全月一次加权平均法,是指 以当月全部进货数量加上月初存货数量作 为权数,去除当月全部进货成本加上月初存 货成本,计算出存货的加权平均单位成本,以 此为基础计算当月发出存货的成本和期末 存货的成本的一种方法。 加权单价＝（月初结存货成本＋本月购入 存货成本）/（月初结存存货数量＋本月购 入存货数量）
•
5.行实际预测。运用所选择的科学预测方法 进行财务预算，并得出初步的预算结果。预测结 果可用文字、表格或图等形式表示。 • 6.评价与修正预测结果。预测毕竟是对未来 财务活动的设想和推断，难免会出现预测误差。 因而，对于预测结果，要经过经济分析评价之后， 才能予以采用。分析评价的重点是影响未来发展 的内外因素的新变化。若误差较大，就应进行修 正或重新预测，以确定最佳预测值。
3 4 5 6
合計
贊助
展覽 廣告 旅遊 住房佣金
支出项目包括： 2、固定支出：申办费用、市场宣传、考察 活动、特邀报告人、会议机构活动、会场 设备租金、基本办公费用、人工费用、工 作人员费用。 3、可变支出：餐饮费、印刷费、邮寄费、 征文通知、代表用品、服务费
4、預算總結
序號
1
減去
項目
收入合計 固定支出 可變支出 支出合計 剩餘收入
宴会、招待会、茶歇、会议午餐
论文集费用、会议内容摘要、会议资料汇编、 最终程序手册和会议指南、注册通知 论文录取通知书、注册通知书、签证邀请信
征文通知 可多可少
代表用品
名卡、请柬和各种票证费用、文具费用、资料包费用
教学提示： 重点：会议运营企业的预算编制； 难点：会议运营企业的成本控制。
• 会议财务管理： • 财务管理（Finance Management）定义 财务管 理是在一定的整体目标下，关于资产的购置、融 资和管理。 • 财务管理与经济价值或财富的保值增值有关，是 有关创造财富的决策。 • 财务管理是有关资金的获得和有效使用的管理工 作。 • 财务管理是对企业的资金进行规划和控制的一项 管理活动。 • 我们的问题；个人理财
• 会议财务管理概述
（一）会议财务管理的基本概念 会议财务管理的本质是对会议资金的管理。会议资金活动主要包括募集资金、 运用和分配资金。 （二）会议财务活动的特点 1、资金活动的第一个阶段发生在会议筹备初期，其表现形式就是筹措资金。资 金筹措的渠道各种各样，从事业单位拆借、专业会议组织垫付、企业赞助。 业界通常将这些筹措到的资金称为“会议启动资金”。 2、第二阶段的资金活动主要表现会议启动资金的消耗。筹备期间要购置少量的 固定资产、支付会议各种活动费用等。 3、第三阶段的资金活动是会议的收入。在临近会议举行的前几个月是会议收入 的高峰期，注册费和企业赞助费形成会议的主要资金收入。 4、第四阶段的资金活动是会议举行期间的资金支出，短短几天将会议收入支出 了70%-80%，从而保证了会议的顺利进行。 5、第五阶段的资金活动是会议结束后剩余资金的分配。
会场设备租金
各组委会和秘书处的定期会议费用
主会场、分会场、会议机构用房、设备、网吧
基本办公费用
人工费用 其他的费用
办公设备
办公费用
通讯费用
财务管理费
专职人员、兼职人员、会间劳务费、交通费、通讯 费、同声传译译员费用 PCO服务费、会议领导参会费（同于特邀报告人）
三、会议可变支出
餐饮费
印刷费 邮寄费
• 是根据财务活动的历史资料，考虑现实的要求和 条件，对企业未来的财务活动和财务成果作出科 学可预计和测算。它是财务管理的环节之一。其 主要任务在于：测算各项生产经营方案的经济效 益，为决策提供可靠的依据，预计财务收支的发 展变化情况，以确定经营目标，测定各项定额和 标准，为编制计划，分解计划指标服务。财务预 测环节主要包括明确预测目标，搜集相关资料， 建立预测模型，确定财务预测结果等步骤。
4.定预测方法。财务预测工作必须通过一定 的科学方法才能完成。公司应根据预测的 目的以及取得信息资料的特点，选择适当 的预测方法。使用定量方法时，应建立数 理统计模型；使用定性方法时，要按照一 定的逻辑思维，制定预算的提纲。 定性 预测是通过判断事物所具有的各种因素、 属性进行预测的方法，它是建立在经验判 断、逻辑思维和逻辑推理基础之上的，主 要特点是利用直观的材料，依靠个人的经 验的综合分析，对事物未来状况进行预测。 经常采用的定性预测方法有专家会议法、 访问、现场观察、座谈等方法。
• 会议财务预测的主要内容 ：会议规模的预 测 ；会议固定支出预测 ；会议保本人数的 预测 • 公式：保本人数=会议固定支出/（注册费— 每位代表的可变支出） • 会议收入的预测；经济环境的预测 • 测试题：某宾馆的茶位价格由8元上浮到15 元，举办一个5天会期的1000人会议，仅这 一项将增加（ ）支出。